Пока бухгалтер распечатывает счета, чтобы их подписать и отсканировать, HR вручную сортирует сотни резюме, а менеджер по продажам отправляет письма всем, кто оставил заявку на сайте, компания неизбежно теряет деньги, таланты и клиентов. Это можно предотвратить, если делегировать всю рутину цифровым помощникам — системам автоматизации.
Разбираемся, какие бизнес‑процессы можно оцифровать, для чего это делать и как выбрать подходящие инструменты.
Зачем компании автоматизировать бизнес‑процессы
Со словом «автоматизация» обычно ассоциируется ускорение процессов. Но скорость скорее приятный бонус, нежели основное преимущество. Автоматизация позволяет кардинально изменить способ выполнения работы. То есть вы не просто «вставляете мощный двигатель в старый автомобиль», а полностью его пересобираете, чтобы обеспечить максимальную производительность, эффективность и надёжность.
По данным исследования hh.ru, 83% компаний в России уже используют инструменты для цифровизации процессов. Что это даёт бизнесу:
1. Снижение расходов. Ручной труд обходится дорого — и не только с точки зрения заработной платы. Скрытые издержки, связанные с неэффективностью, переделками и человеческим фактором, могут быть колоссальными.
2. Повышение точности. В таких строго регулируемых отраслях, как финансы или здравоохранение, важно предельно точно соблюдать все предписания. Один забытый шаг или потерянный файл могут привести к огромным штрафам и нанести ущерб репутации компании. Автоматизация же обеспечивает строгое выполнение каждого этапа. Никто не сможет пропустить необходимое согласование или отклониться от протокола.
3. Улучшение клиентского опыта. Клиенты получают ответы на запросы не через три дня, а в течение короткого времени. Система не забывает отправить уведомление, не теряет документы, не путает заказы. Это повышает доверие и лояльность клиентов.
4. Повышение операционной эффективности. Программное обеспечение устраняет «узкие» места, оптимизирует процессы и обеспечивает их бесперебойную работу 24/7.
5. Расширение возможностей сотрудников. Автоматизация освобождает членов команды от монотонной работы, позволяя сосредоточиться на творческом решении задач и стратегических инициативах.
Какие бизнес‑процессы можно автоматизировать
Продажи
Автоматизация охватывает весь цикл продаж: от первого касания с потенциальным клиентом до заключения договора. CRM‑система (Customer Relationship Management) распределяет новые лиды между менеджерами, отправляет напоминания о звонках и встречах, отслеживает стадии выполнения каждой сделки. После подписания контракта платформа может создать заказ в системе управления проектами. Менеджер видит историю всех взаимодействий с клиентом в одном месте.
Примеры ПО: amoCRM, «Битрикс24», «Мегаплан»
Маркетинг
Программы сами отправляют email‑рассылки, push‑уведомления и SMS по заданным сценариям — например, приветственное письмо новым подписчикам или напоминание о незавершённом заказе. Программы сегментируют базу контактов по поведению, интересам и другим параметрам, персонализируют сообщения для каждой группы.
Платформы также планируют публикации в социальных сетях, анализируют эффективность рекламных кампаний, отслеживают путь клиента от первого касания до покупки. Маркетологи получают отчёты о конверсии, вовлечённости аудитории и ROI каждого канала продвижения.
Задачи в маркетинге, с которыми справится ПО
Примеры ПО: SendPulse, UniSender, Sendsay
Документооборот
Для автоматизации документооборота используются ECM‑системы (Enterprise Content Management). К документам относятся не только договоры и счета, но также сообщения из корпоративных чатов и почты, база данных, документы из отделов HR и бухгалтерии, фото‑ и видеоматериалы и т. д. То есть EMC‑система создаёт единое пространство для управления всей корпоративной информацией.
Платформа хранит данные в цифровом формате, контролирует постановку и выполнение задач, обеспечивает безопасность информации, следит за изменениями общедоступных документов.
Примеры ПО: Directum RX, «СБИС», «1С:Документооборот»
Управление персоналом
По данным Deloitte, 57% рабочего времени HR уходит на административные задачи, а запрос российских компаний на специалистов со знанием инструментов автоматизации в HR вырос на 97% (исследование Talantix).
Автоматизация позволяет оптимизировать следующие процессы в HR:
● Подбор кандидатов. Системы размещают вакансию на нескольких платформах поиска работы, собирают и фильтруют резюме по заданным критериям, отправляют ответы кандидатам и приглашения на собеседование.
● Адаптация сотрудников. Новые сотрудники автоматически получают необходимые документы, доступ к системе, обучающие материалы и назначение вводных курсов. Программы контролируют прохождение этапов адаптации, а также отправляют опросы для оценки удовлетворённости процессом онбординга.
● Обучение персонала. На LMS‑платформах (Learning Management System) можно создавать и хранить обучающие материалы, проводить лекции, тренинги и вебинары, оценивать знания учащихся. Система сама отправляет напоминания студентам, даёт подсказки, формирует аналитические отчёты.
Организовать эффективное обучение сотрудников также помогут EdTech‑платформы, например Яндекс Практикум. В Яндекс Практикуме собраны более 150 курсов по 6 направлениям: Анализ данных, Дизайн, Менеджмент, Программирование, Маркетинг, Английский. HR может создавать группы по подразделениям и направлениям обучения, отслеживать прогресс сотрудников в личном кабинете, открывать доступы руководителям, выгружать отчёты и выпускные документы в один клик.
● Аналитика и отчётность. Система собирает данные о текучести кадров, эффективности сотрудников, темпах их профессионального развития и результатах обучения. На основе этих данных формируются отчёты, которые помогают выявить проблемы в коллективе, оптимизировать процессы адаптации и планировать карьерные пути.
Программное обеспечение упрощает ключевые HR‑процессы
Примеры ПО: «Контур.КЭДО», Яндекс Практикум, «Хантфлоу»
Бухгалтерия и финансы
Автоматизация упрощает управление денежными потоками и обеспечивает полный контроль над бюджетом компании. Система создаёт счета‑фактуры, ведёт кассовую книгу, рассчитывает налоги, проводит платежи и формирует финансовые отчёты. Компания легче проходит аудиты и налоговые проверки благодаря полной документации и прозрачности всех операций.
Примеры ПО: «1С: Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «Моё дело»
Управление предприятием
Автоматизация управления предприятием интегрирует все бизнес‑процессы в единую систему, обеспечивая синхронизацию между отделами. ERP‑система (Enterprise Resource Planning) объединяет данные о продажах, закупках, производстве, финансах и HR. Это ускоряет обмен данными между подразделениями, улучшает координацию работы и позволяет оптимизировать использование ресурсов компании.
Примеры ПО: «1С:ERP Управление предприятием», «Галактика ERP»
Управление складом
Если у компании есть склад, большой ассортимент товаров и важно обеспечить непрерывность поставок, рекомендуется использовать систему WMS (Warehouse Management System). Она позволяет:
● отслеживать остатки товара на складе;
● автоматически формировать заказ поставщику;
● оптимизировать схемы размещения товаров на складе;
● формировать QR‑коды и накладные;
● ставить задачи на отгрузку;
● направлять трек‑номер клиенту;
● и многое другое.
Бизнес‑процессы, которые контролирует WMS‑система
За счёт минимизации ошибок и себестоимости операций расходы на эксплуатацию склада сокращаются на 20‑40%.
Примеры ПО: 1С:WMS, Solvo.WMS
Как перейти к автоматизации: пошаговая инструкция
При выборе подходящего ПО необходимо выполнить несколько шагов.
1. Составьте карту процессов вашей компании
Нужно чётко понимать, что именно вы хотите автоматизировать. Начните с определения 1−2 проблематичных рутинных операций. Опишите, что это за задачи (например, обработка заявок клиентов, еженедельные отчёты и т. д.), сколько времени они занимают, кто ответственный, на каком этапе возникают сложности. Создайте простую схему этих процессов, зафиксируйте каждый этап. Затем переходите к более масштабным, трудоёмким и повторяющимся задачам.
2. Оцените технические навыки команды
Когда вы поймёте, что нужно автоматизировать, подумайте, кто будет создавать и поддерживать новые рабочие процессы. Технические знания вашей команды — важный фактор при выборе платформы. В зависимости от навыков вы можете выбрать:
● No‑code платформу — для неё не нужно писать код, потому что интерфейс интуитивно понятен, а создавать мощные системы автоматизации не составляет особого труда.
● Low‑code платформу — это золотая середина. Она представляет собой графический конструктор для простых задач, но также позволяет добавлять пользовательский код для более сложной логики или уникальных интеграций.
● Инструменты для разработчиков — это полноценные среды программирования. Они предоставляют практически безграничные возможности и гибкость, но для их использования необходимы навыки разработки.
3. Сравните инструменты автоматизации бизнес‑процессов
Термин «автоматизация» подразумевает множество различных технологий, каждая из которых предназначена для выполнения определённой задачи. Понимание этих категорий поможет сузить круг поиска и выбрать подходящий инструмент.
| Тип инструмента | Основная функция | Для чего используется |
|---|---|---|
| RPA‑системы (Robotic Process Automation) | Выполнение рутинных, повторяющихся задач, имитация действий человека в цифровых системах с помощью «программных роботов» |
— обработка и преобразование файлов и папок — занесение информации в отчёты и формы по нужным ячейкам — запуск и остановка приложений — распознавание текстов — сбор, импорт и экспорт данных — работа с электронной почтой (чтение, фильтрация, пересылка, выгрузка вложений) |
| iPaaS (Integration Platform as a Service, интеграционная платформа как услуга) | Бесшовное подключение различных облачных приложений и синхронизация данных между ними |
— синхронизация данных кандидатов — уведомление клиентов после оформления заказа — автоматический отчёт для руководителя |
| ПО для управления рабочими процессами | Автоматизация порядка выполнения работ, управление сложными, длительными процессами, такими как адаптация сотрудников или утверждение проекта |
— распределение задач между сотрудниками — установка сроков и напоминаний о необходимых действиях — отслеживание прогресса — автоматические уведомления участникам процесса — анализ скорости и качества выполнения работ |
4. Проанализируйте стоимость продукта
При выборе платформы учитывайте, что её реальная стоимость гораздо выше ежемесячной платы за подписку. Поэтому заранее оцените совокупную стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO). В неё входят все сопутствующие расходы, как первоначальные, так и долгосрочные: за внедрение, обучение и вводный инструктаж, обслуживание и поддержку, интеграцию, использование. Уточните у провайдера, какие услуги входят в пакет и будет ли меняться стоимость продукта в зависимости, например, от количества автоматизированных процессов.
Резюме
Автоматизация бизнес‑процессов помогает компаниям повысить эффективность и улучшить качество обслуживания сотрудников и клиентов. Главное — точно определить, какие процессы нуждаются в автоматизации, и подобрать решение, которое соответствует техническим возможностям команды. Начинать стоит с небольших пилотных проектов, которые помогут команде привыкнуть к новым инструментам, а также сформируют основу для масштабирования решения на другие отделы и задачи.
Habr