Что такое адженда встречи и как ее составить

• Что такое адженда встречи
• Основные элементы адженды
• Примеры оформления адженды
• Ошибки при составлении адженды
• Советы по подготовке деловых встреч

Адженда (от англ. agenda — «повестка дня») — это детальный план предстоящей онлайн- или офлайн-встречи, совещания или другого мероприятия с участием нескольких сотрудников. Он включает список обсуждаемых вопросов, спикеров или ответственных и примерный тайминг.

По данным совместного исследования hh.ru и платформы корпоративных коммуникаций DION, 16% сотрудников тратят на видеоконференции больше 15 часов в неделю. К сожалению, не все онлайн-встречи проходят гладко и достигают результата. Среди главных проблем респонденты отмечают затянутость созвонов, отсутствие чётких выводов и повестки, а также повторяющиеся мысли.

Адженда помогает избежать большинства проблем и достичь чёткого результата встречи. Благодаря заранее известному плану участники смогут подготовиться, а в процессе — придерживаться подготовленных вопросов и тайминга. Адженда — это рабочий инструмент, который предотвращает хаос и превращает созвон в управляемый процесс с ясно обозначенной целью, логикой и зафиксированным результатом.

Стать специалистом, который сможет эффективно вести встречу и управлять вниманием коллег и заказчиков, поможет курс «Менеджер проектов». Уже через 4 месяца после старта обучения студенты могут выполнять базовые менеджерские задачи, а после выпуска — найти полностью удалённую работу.

Чтобы адженда выполнила свою задачу, она должна включать несколько обязательных элементов. Посмотрим на примерах.

Заголовок

Чёткая и понятная с первого взгляда тема встречи — не нужно загадывать сотрудникам ребусы.

❌ Романов, Иванов, Петров и «Накормим страну»

✅ Установочная встреча по запуску проекта ООО «Накормим страну»

Временной и пространственный ориентир

Дата, время и место встречи — адрес офиса или ссылка для подключения, если планируется созвон. Если команда удалённая, уточните часовой пояс встречи.

❌ Встречаемся в «Телемосте» в пятницу

✅ Встречаемся 19.06 с 11:00 до 12:00, GMT + 5, ссылка на подключение в «Телемосте»: https: …

Цель встречи

Формулируем через действие — зачем конкретно собираемся.

❌ Лендинг для «Ленты»

✅ Утвердить концепцию лендинга по проекту «Ленты»

Список вопросов

Что нужно решить: определиться со сроками и исполнителями, согласовать бюджет. Список поможет избежать хаоса.

❌ Выступления спикеров

✅ Планирование бюджета проекта на II квартал

Спикеры и ответственные

Указываем, кто конкретно выступает по каждому вопросу. Это поможет участникам встречи заранее подготовиться и сориентироваться в повестке.

❌ Представитель команды разработки

✅ Анна С., тимлид команды разработки

Ожидаемый результат

Блок, который буквально сообщает сотрудникам: мы не просто так тратим время, у нас есть чёткая цель и запланированный результат встречи.

❌ Обсудить варианты дизайна по проекту «Строим для людей»

✅ Выбрать итоговый вариант дизайна по проекту «Строим для людей»

Дополнительные материалы

Всё, что участникам нужно изучить до встречи, прикрепляем в адженде. Например, бриф от клиента в виде ссылки на гугл-док или отчёт в виде PDF-файла.

Для оформления адженды можно использовать гугл-документы, планировщики задач, мессенджеры, сервисы онлайн-конференций, «Битрикс 24» и даже «Календарь».

• Отсутствие конкретики. Слишком размытые формулировки цели и вопросов, не назначены ответственные по вопросам.
• Попытка обсудить массу вопросов. Не стоит перегружать адженду, лучше выделите две-три ключевые темы, а для обсуждения остальных создайте отдельные встречи.
• Добавление в план сотрудников, чьё присутствие не требуется. Штатному дизайнеру не обязательно присутствовать на встрече, посвящённой утверждению бюджета проекта с новым заказчиком. Уважайте время своих сотрудников.
• Создание и рассылка адженды в последний момент. Рассылайте адженду заранее — как минимум за сутки до встречи, чтобы участники успели подготовиться. Присылать адженду за 20 минут до начала встречи с точки зрения полезного действия бессмысленно.

• Не каждая встреча требует подготовки адженды: например, дейлики команды успешно проходят без неё. Не создавайте адженду только ради галочки.
• Если составляете адженду по шаблону, каждый раз тщательно проверяйте список присутствующих и исключайте лишних сотрудников.
• На встрече следите за таймингом и возвращайте обсуждение в конструктивное русло.
• Обязательно после встречи фиксируйте результат и рассылайте фоллоу-ап всем участникам.