Раскладываем бизнес по полочкам: как найти решение с помощью анализа

Часто анализ бизнеса проводят, чтобы добиться конкретной цели:

● Снизить расходы компании.
● Найти решение проблемы.
● Вовремя закончить проект — посмотреть, какие для этого нужно выделить ресурсы и что надо сделать.
● Повысить эффективность работы конкретного отдела.
● Найти новые возможности для роста и развития компании.
● Разобраться, как именно разрабатывать новый продукт, в каком направлении двигаться, как сделать его удобным для клиентов.

Разберём цели и задачи подробнее:

1. Снизить расходы.
Если периодически не пересматривать расходы бизнеса, какие-то статьи могут оказаться слишком большими. Например, из-за того, что отдельные процессы не отлажены либо заключённый когда-то договор с подрядчиками или поставщиками стал невыгоден. Это бывает сложно заметить из-за того, что они уже стали привычными.

Анализ бизнес-процессов покажет, в какой категории расходы выше, чем средние по рынку, или вообще превышают прибыль, которую компания получает конкретно от этой деятельности.

2. Найти решение проблемы.
Бывает, что проблема очевидна. Допустим, отдел разработки постоянно не успевает сделать задачу в срок, но непонятно, почему именно так происходит, на первый взгляд все процессы отлажены и работают нормально.

В такой ситуации чёткий бизнес-анализ поможет найти то самое проблемное место. Например, определить, что в штате отдела просто не хватает сотрудника. Или что финансирование недостаточно для быстрого решения конкретных проблем.

3. Вовремя закончить проект.
Если задача новая, определить срок её выполнения непросто. Бизнес-анализ поможет понять, какие ресурсы выделить, а какие подключить со стороны, какие процессы отладить. После этого результаты можно будет зафиксировать и использовать для подобных задач в будущем.

4. Повысить эффективность работы конкретного отдела.
Иногда отделы работают неравномерно — одни эффективны, а другие не справляются с задачами. Либо бывает, что вроде бы всё идёт ровно и хорошо, но хочется расширять отделы, а для этого нужно повысить их эффективность. Бизнес-анализ поможет оптимизировать работу отдела, соотнести реальные процессы с запланированными и подготовить почву для изменений.

5. Принять решение.
Например, когда у стейкхолдеров компании полярные точки зрения или сложно принять решение из-за отсутствия информации. Именно с помощью бизнес-анализа можно грамотно опросить всех участников процесса, создать единое мнение или собрать данные, нужные для принятия решения.

Метод BPM (от англ. Business Process Management) используют, чтобы наглядно изобразить текущие процессы или тот, который планируется добавить. В результате получается схема, на которой наглядно видны все необходимые шаги и потенциальные проблемы.

Чтобы начать пользоваться BPM, нужно:

1. Тщательно изучить процесс.
2. Выявить его составные части.
3. Найти разветвления — места, где процесс может пойти альтернативным путём из-за особых условий или проблем.
4. Чётко обрисовать процесс в виде схемы, отметить проблемные места.

Для того чтобы изобразить процесс, используют BPMN (от англ. Business Process Model and Notation) — нотацию BPM, или стандарт составления схем. В ней прописаны все основные элементы и связи между ними, что позволяет строить схемы, понятные всем, кто знаком с нотацией.

Бизнес-аналитик использует большой набор инструментов. Trello и Figma новичок может освоить самостоятельно, но разбираться с системами моделирования бизнес-процессов лучше с помощью наставника на курсе «Бизнес-аналитик».

Эту методологию бизнес-анализа применяют, когда хотят внедрить что-то новое. CATWOE позволяет определить цели и ожидаемые результаты проекта, поставить задачи и описать требования к проектируемой системе.

Расшифровка аббревиатуры состоит из терминов и вопросов:

● Customers. Кому выгоден процесс трансформации? Кто в нём нуждается?

● Actors. Кто будет осуществлять эту трансформацию? Сотрудники, привлечённые специалисты, другие компании? Кто активно участвует в процессе?

● Transformation. Какой конкретно продукт или решение планируется внедрить? Как именно нововведение изменит существующие процессы?

● WorldView. Какие преимущества у нововведения? Какие недостатки, к которым стоит подготовиться? Как оно повлияет на бизнес?

● Owner. Кто владелец системы, которую планируется изменять? Кто больше всех заинтересован в решении проблемы и обладает для этого всеми ресурсами?

● Environment. Каковы внешние ограничения? Как они влияют на внедрение проекта?

Ответы на все эти вопросы позволяют понять:

● К кому конкретно обращаться за действиями и решениями, связанными с проектом.
● Как составить документацию проекта.
● Как грамотно поставить цель проекта с учётом всех требований и ограничений.
● Как избежать проблем, связанных с недостатками решения и внешними факторами.

С помощью этого метода аналитик выделяет ключевых участников внедрения, чётко описывает «расстановку сил» и помогает компании сфокусироваться на главном.

Это метод анализа бизнес-процессов через приоритизацию. Его применяют, когда в компании вал проектов и задач, с которыми нужно разобраться.

Для применения метода MoSCoW все задачи и проекты нужно поделить на четыре категории:

1. Must. То, что нужно сделать обязательно, — иначе бизнес перестанет существовать.

2. Should. Важные вещи, которые ставят бизнес под угрозу, но могут немного подождать.

3. Could. Желательные вещи, которые принесут бизнесу пользу, но не являются критически важными.

4. Would. То, что было бы здорово сделать, но без этого легко можно обойтись.

Часто этот метод внедряют не для аналитики, а в качестве опорного при добавлении новых задач. Его можно использовать для вывода компании из кризиса. Для этого кризис-менеджер сначала составляет список дел, аналитик делит их по категориям, и затем на основе этого формируют план действий.

Состояние бизнеса зависит не только от внутренних процессов и ресурсов. На него всегда влияют внешние факторы, и в анализе бизнес-процессов очень важно их учитывать. Для этого существует модель PESTLE, которая оценивает шесть категорий внешних факторов, влияющих на бизнес:

1. Политические (political).
Возможные субсидии, помощь от государства, общая ситуация в стране.

2. Экономические (economical).
Банковские ставки, инфляция, минимальная оплата труда, стоимость аренды и энергетических ресурсов.

3. Социологические (social-culture).
Уровень жизни населения, культура, образование.

4. Технологические (technological).
Тренды в информационных технологиях.

5. Юридические (legal).
Законы, связанные с бизнесом.

6. Экологические (environmental).
Погода, климат, состояние окружающей среды.

Выявление ключевых моментов по этим пунктам помогает компании подготовиться к любым трудностям и правильно использовать преимущества, которые дают внешние факторы. Часто такой анализ бизнес-процессов проводят перед запуском нового проекта или открытием бизнеса, чтобы понять, в какой среде он будет развиваться.

Этот метод позволяет посмотреть на бизнес, отдел, продукт или проект в целом: выявить сильные и слабые стороны изнутри, возможности и угрозы снаружи. Он состоит из четырёх элементов:

● Strengths. Сильные стороны, которые обеспечивают конкурентное преимущество.
● Weaknesses. Слабые стороны, где бизнес уступает конкурентам. Либо то, что как-то ухудшает положение на рынке.
● Opportunities. Возможности, которые могут принести пользу или стать точкой роста.
● Threats. Угрозы, которые способны навредить бизнесу или проекту.

Обычно SWOT-анализ используют как бизнес-исследование при запуске нового проекта или для того, чтобы оценить состояние бизнеса и перспективы развития в конкретный период или во время кризиса.

Этот метод аналитики чаще всего применяют при возникновении проблем. Его суть в выстраивании цепочки из вопросов, которые помогают найти решение. Рассмотрим на примере:

1. Пользователи не скачивают приложение. Почему?
2. У приложения непривлекательная обложка в PlayMarket. Почему?
3. Обложку нарисовали наспех, за пару дней. Почему?
4. В компании не уделяют достаточно внимания дизайну маркетинговых материалов. Почему?
5. Непонятно, кто именно в маркетинге отвечает за дизайн, нет компетенций и понимания его важности. Почему?

Таким образом, пять вопросов позволили добраться до глубокой проблемы, которая наверняка влияет на бизнес в целом.

Этот метод чаще всего применяют при разработке продукта или IT-решения. У них есть чёткие функциональные требования — выполнять задачу, для которой они были созданы. Бывают ещё и нефункциональные требования, которые при разработке часто не учитывают:

● производительность;
● безопасность;
● надёжность;
● внешняя привлекательность.

Продукт может выполнять всё что нужно, но делать это очень медленно и неудобно для пользователя. Из-за этого скачивать приложение или покупать гаджет никто не станет — и это будет стоить компании потраченных ресурсов и упущенной прибыли. Анализ нефункциональных требований позволяет обратить внимание на такие проблемы и учесть при разработке и обновлении.

Бизнес-анализ может показать:

● Финансовое состояние отдельных отделов компании или бизнеса в целом.
● Точные показатели эффективности, например производительность или реальные KPIs.
● Текущие издержки и затраты.
● Существующие активы и пассивы, в каком состоянии они находятся.
● Каких процессов не хватает, какие стоит лучше задокументировать.
● Почему возникла проблема, какие пути решения.

Всё это может быть показано в виде:

● Конкретных цифр, например, время на разработку ПО или количества часов для решения задачи.
● Тезисов, например, описания процессов, которые нужно внедрить.

Анализ бизнес-показателей — сложный и многоплановый процесс, поэтому в нём часто возникают ошибки. Разберём те, которые аналитики допускают чаще всего:

❌ Недооценили качество управления
Часто в анализе бизнес-проектов делают акцент на цифровых показателях или эффективности сотрудников. Однако то, как ведут себя директора, руководители и менеджеры, тоже сильно влияет на состояние бизнеса. Оценка управления должна быть одним из ключевых моментов бизнес-анализа. Даже если заказ на аналитику исходит от руководителя отдела, важно оценить его работу и проверить, достаточно ли грамотно выстроены рабочие процессы.

❌ Сотрудники не понимают, почему нужен анализ
Часто бизнес-анализ опирается на опросы и данные от сотрудников. Если они не будут понимать, зачем это нужно, то будут предоставлять информацию неохотно. Важно, чтобы ценность бизнес-анализа была донесена до всех, и каждый член команды понимал, какую пользу это принесёт ему.

❌ Не сформулировали цели
Если проводить бизнес-анализ просто так, интерпретировать его результаты не получится. Ещё до начала нужно задать чёткие цели — что именно оценивать, по каким критериям, какой результат работы ожидается. Только так бизнес-анализ принесёт пользу.

❌ Скрыли информацию
Часто результаты бизнес-анализа остаются только где-то наверху. Из-за этого их не получается использовать — никто просто не знает актуальных данных и цифр, хотя они могли бы помочь в принятии решений не только начальству, но и исполнителям. Поэтому гораздо полезнее делать результаты бизнес-анализа открытыми.

❌ Не проверили информацию
Например, аналитик получил данные из непроверенного источника и построил на них свой анализ. Данные могут быть ошибочными и неполными, из-за этого не получится понять проблематику, а выводы и вовсе могут быть бесполезны. Чтобы этого избежать, нужно подтверждать все полученные сведения минимум двумя способами.

❌ Перфекционизм
Невозможно проанализировать весь бизнес в полном объёме, учитывая даже мельчайшие детали. Попытки это сделать растянут сроки бизнес-анализа, помешают сфокусироваться на полной картине и том, что действительно важно. Поэтому нужно не только грамотно сформулировать цель, но и уметь вовремя остановиться, когда она достигнута.

Стартап разрабатывает приложение — личный планировщик дел. В какой-то момент оказалось, что после обновления пользователи стали массово покидать приложение после нескольких дней использования. Аналитикам поставили задачу — выяснить, что произошло.

Поскольку обновление не внесло значительных изменений в функциональность программы, аналитики решили прибегнуть к анализу нефункциональных требований. Вместе с разработчиками они провели тесты и устроили опросы. Оказалось, что:

● Обновление снизило производительность приложения. Это казалось некритичным, однако у людей с большими списками дел приложение стало ощутимо тормозить и даже вылетать, не сохраняя при этом последние изменения.

● Проблемы с производительностью привели к проблемам с безопасностью. Приложение стало слишком долго загружаться, и люди решили его не закрывать. Однако незакрытое приложение при выходе из спящего режима не требовало пароль, поэтому данные о личных делах могли стать доступны посторонним.

Эти результаты аналитики донесли до тех, кто руководит разработкой. На основе их выводов разработали план: временно добавить авторизацию при выходе из спящего режима и параллельно работать над производительностью.

Фитнес-центр продаёт абонементы. Раньше делали всё через сайт, но теперь завели страничку ВКонтакте и решили вести продажи ещё и там. Однако почему-то число продаваемых абонементов практически не выросло.

Чтобы разобраться в ситуации, в компании запустили процесс бизнес-анализа. Для этого решили на старте использовать метод «5 почему». Получился такой результат:

1. Почему из соцсетей нет продаж? Потому что там практически нет заявок.
2. Почему там практически нет заявок? Потому что люди не пишут в ЛС группы и комментарии с вопросами о покупке.
3. Почему люди не пишут? Потому что в постах нет прямых призывов к покупке — практически все они информационные, в общем о здоровом образе жизни.
4. Почему в постах нет прямых призывов к покупке? Потому что для SMM-менеджера не разработали чёткую структуру поста.
5. Почему не разработали чёткую структуру поста? Потому что отдел маркетинга не совсем понял, как работать с соцсетями, и запустил их просто «чтобы были».

В итоге это позволило понять, с чем именно нужно работать, и составить долгосрочный план по обучению отдела маркетинга и найму новых сотрудников.