Дебиторская задолженность: какая она бывает и как ей управляют

Дебиторская задолженность показывает, сколько и кто должен компании. Рассказываем, как с помощью дебиторской задолженности можно узнать о проблемах в бизнесе и как их избежать.

Дебиторская задолженность (дебиторка) — это сумма, которую клиенты должны бизнесу за товары или услуги, уже предоставленные, но ещё не оплаченные.

Простыми словами: компания произвела товар и передала его клиенту, но оплату ещё не получила — это и есть дебиторская задолженность. К ней могут относиться деньги, товары, услуги, объекты недвижимости и другие активы. Бизнес, который предоставил товар или услугу и ожидает оплату, называют кредитором. Должника, который получил услугу или товар, но не оплатил их, называют дебитором.

Обычно дебиторской задолженностью в компаниях занимается финансовый менеджер: он анализирует платёжеспособность кредиторов и следит, чтобы долги возвращались вовремя. В малом бизнесе этой задачей занимается бухгалтер или предприниматель.

Дебиторка отражается в бухгалтерском балансе в строке 1230. В отчёте ПАО «Газпром» дебиторская задолженность за 2020 год составила более 2 174 060 202 рублей. Источник

Управлять дебиторской задолженностью учат на курсе «Финансовый менеджмент». Студенты за 3 месяца учатся анализировать финансовую отчётность, прогнозировать и контролировать источники бюджета и движение денежных средств, моделировать инвестиционные проекты и риски. После обучения студенты получат два документа о прохождении курса: от Практикума и от НИУ ВШЭ.

Дебиторская задолженность — это размер долгов и обязательств перед бизнесом. А кредиторская задолженность (кредиторка) — это размер долгов и обязательств, которые бизнес имеет перед своими поставщиками, кредиторами или другими контрагентами.

Простыми словами, дебиторка — когда должны вам, кредиторка — когда должны вы. У них есть ещё два основных отличия:

1. Влияние на финансовый отчёт. Дебиторская задолженность влияет на баланс как актив. Её увеличение может указывать на рост продаж или сигнализировать о проблемах с взысканием долгов.

Кредиторская задолженность влияет на баланс как обязательство. Её увеличение может указывать на финансовые трудности или затраты на финансирование проектов бизнеса. Например, компания может занять деньги на строительство объектов или покупку нового оборудования.

2. Стратегия управления. Управление дебиторской задолженностью — это контроль за сроками платежей, анализ платёжеспособности клиентов и минимизация рисков невыплат.

Управление кредиторской задолженностью — это контроль за сроками оплаты поставщикам, оптимизация условий закупок и управление денежными потоками для своевременной оплаты.

Кредиторская задолженность отражается в бухгалтерском балансе в строке 1520. В отчёте ПАО «Газпром» кредиторка за 2020 год составила более 852 767 523 рублей. Источник

Различают три вида дебиторской задолженности.

1. По срокам погашения:

• Краткосрочная дебиторская задолженность — до года. Например, завод произвёл и продал товары в рассрочку на сумму 100 тыс. рублей с условием оплаты через 30 дней.
• Долгосрочная дебиторская задолженность — больше одного года. Например, бизнес выдал кредит на 3 года на сумму 200 тыс. рублей.

2. По типу контрагента:

• Задолженность клиентов — долг, который возник в результате продажи товаров или услуг. Например, юридическая компания оказала услуги на сумму 100 тыс. рублей с отсрочкой платежа на 60 дней.
• Задолженность сотрудников — долг, который возник в результате порчи имущества компании, выдачи аванса или займа. Например, из-за действий сотрудника была испорчена техника компании.

3. По степени надёжности:

• Сомнительная дебиторская задолженность — долг, по которому есть просрочка и нет залога. Этот долг ничем не обеспечен, поэтому возвращать деньги придётся через суд.
• Безнадёжная дебиторская задолженность — долг, которому больше трёх лет. В России срок исковой давности составляет 3 года — после этого срока взыскать задолженность уже не получится.

Управление дебиторской задолженностью предполагает четыре этапа:

1. Оценка дебитора и кредитного лимита — компания устанавливает характеристики клиента, на основе которых рассчитывается кредитный лимит. К характеристикам могут относиться наличие судебных дел, рекомендаций и возраст компании.

Например, если компания работает с юрлицами, можно определять кредитный лимит по возрасту бизнеса клиента. Чем меньше возраст, тем выше риск управленческих ошибок, которые приведут к просрочкам по долгам, поэтому кредитный лимит будет небольшим. Соответственно, чем выше возраст компании клиента, тем опытнее руководство и ниже риск управленческих ошибок.

2. Заключение договора — сделка происходит только после подписания документов:

• договор купли-продажи или оказания услуг;
• акт приёма-передачи;
• товарная накладная;
• товарно-транспортная накладная;
• доверенность.

3. Ведение платёжного календаря — таблицы с данными об отгрузке товаров и оказанных услугах, датах сделок, условиях оплаты и ответственном сотруднике.

Платёжный календарь помогает отслеживать поступление оплаты, предотвращать просрочки и прогнозировать дебиторскую задолженность. Источник

4. Работа с просрочками — компания устанавливает регламент работы с должниками в зависимости от стадии просрочки. Вот пример, как может выглядеть регламент по работе с просрочками:

Снизить дебиторскую задолженность можно тремя способами:

1. Цессия — это договор, по которому компания передаёт право требовать долг с дебитора другой компании. Цессия выгоднее и быстрее, чем взыскание долгов через суд. Но есть минус: нужно согласие должника на передачу прав требования.

2. Факторинг — компания продаёт свои дебиторские задолженности другой компании до того, как образовалась задолженность. Факторинг освобождает бизнес от управления дебиторской задолженностью.

Работает это так. Допустим завод по изготовлению мебели передал пять диванов в офис клиента в рассрочку. В это же время завод передаёт факторинговой компании права требования на взыскание этой рассрочки. Факторинговая компания сразу передаёт деньги за диваны заводу и самостоятельно занимается взысканием денег по дебиторской задолженности с клиента завода.

3. Вексель — это письменное обязательство должника уплатить дебиторскую задолженность в обозначенный срок. Вексель считается одним из самых надёжных инструментов долговых расчётов. К тому же вексель учитывается на балансе компании как актив — это может помочь бизнесу получить банковский кредит на выгодных условиях.