Во время работы над проектом команда следует стратегии и плану. Если задач много, легко упустить из виду важные детали. Увидеть проект как на ладони поможет дорожная карта.
Что такое дорожная карта проекта
Когда команда начинает работу над проектом, важно, чтобы все участники понимали, какие цели и задачи перед ними стоят, в какой срок их нужно решить, что для этого потребуется и кто будет отвечать за реализацию каждого этапа. Чтобы визуализировать эти данные, разрабатывают дорожную карту проекта.
В этом примере дорожной карты по реализации проекта указано, какие задачи и когда нужно решить отделу маркетинга
Дорожная карта (от англ. roadmap) — это документ, в котором наглядно отображается стратегический план проекта: его главные цели и задачи, сроки исполнения, ответственные, основные этапы. Дорожная карта помогает всем участникам понять, зачем нужен проект и что должно получиться в результате.
Дмитрий Коротеньких
Дорожная карта — отправная точка любого проекта. Чтобы проект попал куда нужно, надо прицелиться, и в этом помогает дорожная карта. Она должна отвечать на три главных вопроса: «кто? что? и когда?».
Материал по теме:
Вылет по расписанию: что такое календарный план проекта и как его составить
Отличие дорожной карты от плана проекта
Дмитрий Коротеньких
Часто считают, что дорожная карта развития проекта и план — одно и то же. Между этими инструментами есть разница. Дорожная карта — это стратегия, а план — тактика действий по проекту. В дорожной карте отвечают на вопросы «кто? что? и когда делает?», а в плане добавляют ответ на ещё один — «как?».
Как правило, менеджер проекта разрабатывает план на основе дорожной карты: включает в него задачи и действия, прописывает дедлайны, назначает конкретных ответственных участников.
Например, в компании запускают проект по разработке мобильного приложения и создают его дорожную карту. В ней прописывают, что за этап продвижения отвечает департамент маркетинга. В плане задачи по продвижению разбивают на более мелкие и за каждой закрепляют ответственного сотрудника. Например, за тексты на лендинг приложения отвечает копирайтер, а за публикации в СМИ — PR-специалист. «Мельчить» задачи нужно до тех пор, пока за одну не будет отвечать только один человек. Если ответственных больше, нужно декомпозировать дальше.
Зачем нужна roadmap проекта
Дорожная карта похожа на краткое изложение большого романа, которое можно прочитать за 15 минут и составить общее представление о сюжете и героях. Roadmap помогает всем участникам проекта «читать» его и понимать, на каком этапе он находится. Вот как дорожные карты помогают командам двигаться к цели:
● Следить, чтобы проект развивался по намеченному плану.
Например, в новогоднем спецпроекте разработчики начали внедрять форму для заполнения данных, чтобы собирать email-адреса участников акции и потом сделать рассылку. Но позже выяснилось, что приоритетом акции был охват новой аудитории и рассылки не должно было быть. А разработчики уже настроили хостинг. Чтобы не тратить ресурсы команды зря, нужно периодически сверяться с roadmap проекта.
● Контролировать сроки.
Важно, чтобы доступ к дорожной карте был у всех участников. Тогда каждый может сверяться по ней с этапом или сроками. Например, если команда дизайнеров понимает, что надо сдвинуть день показа первой версии прототипа, то вносит изменения в дорожную карту. Разработчики видят изменения и переносят вёрстку на другой день.
Дорожная карта даёт глобальное понимание того, на какой стадии находится проект, поэтому её удобно показывать руководителю, заказчику или инвестору. Как правило, им важно понимать, что происходит, но при этом необязательно вникать в детали.
● Разрабатывать план проекта.
Дорожная карта — стартовая точка проекта. Если декомпозировать её на более мелкие цели, задачи и этапы, получится полноценный план, который можно использовать в работе над проектом.
Разновидности дорожных карт
Дорожная карта — универсальный инструмент, который применяют в разных сферах, от управления отраслью до управления семейным отпуском. В управлении проектами можно выделить такие разновидности дорожных карт:
● Маркетинговая
Помогает решать маркетинговые задачи проекта, например, определить, что будет входить в продвижение продукта, какой цели нужно достичь, какие инструменты для этого понадобятся.
● Для отдела продаж
В такой дорожной карте прописывают, какие цели ставит перед собой отдел продаж продукта, как планирует их добиваться. Например, цель отдела продаж онлайн-школы — выручка в 500 тысяч рублей за квартал. Чтобы добиться этой цели, нужно привлечь ещё двух сотрудников, проверить базу контактов, провести обучение по продажам в мессенджерах.
● Продуктовая
Отображает стратегию создания нового или развития уже имеющегося продукта. Например, компания планирует выпустить мобильное приложение для премиум-клиентов. В дорожной карте этого продукта нужно указать отделы, которые будут участвовать в процессе, и основные этапы работы: анализ конкурентов и целевой аудитории, создание первого прототипа, тестирование.
В зависимости от сферы бизнеса дорожных карт может быть больше. Например, HR-отдел может создать свою roadmap, чтобы продемонстрировать потребность компании в кадрах и этапы решения этой задачи.
Дмитрий Коротеньких
Все roadmap проектов, которые есть в компании, должны синхронизироваться и опираться на единую, корпоративную дорожную карту. Иначе может получиться как в басне «Лебедь, рак и щука» ― каждая команда тянет проект в свою сторону.
Как разработать roadmap
При создании дорожной карты проекта менеджеру в первую очередь нужно ответить на три вопроса: «что сделать, кто это будет делать и когда должен быть результат?». После этого прописать стратегическую цель с метриками: чего именно предстоит достигнуть. Например, компания «Поедем-полетим» продаёт железнодорожные и авиабилеты и хочет запустить бренд-медиа. Цель издания — привлечь внимание к бренду и сделать его узнаваемым через 12 месяцев после запуска. Когда цель прописана, можно переходить к следующим этапам разработки дорожной карты проекта:
1. Разбить проект на крупные задачи.
Например, команде, которая работает над запуском блога, нужно:
● разработать техническую часть: сайт, дизайн, SEO-составляющую;
● подготовить контент;
● протестировать технические моменты и пользовательское взаимодействие;
● доработать продукт, если необходимо;
● запустить проект.
2. Прописать сроки реализации каждого этапа.
Если этого не сделать, есть риск, что работы по проекту будут идти вечно, а результат так и не появится. Дедлайны в дорожной карте зависят от того, какой подход управления проектами использует команда.
При каскадной модели Waterfall этапы строго следуют один за другим: сначала разработка сайта, потом создание макета и дизайна, затем написание текстов и запуск
При гибком Agile-подходе некоторые работы можно вести параллельно, например, разработчики и дизайнеры создают сайт, а контент-менеджер в это время пишет для него тексты.
Параллельная работа над этапами ускоряет процесс создания продукта
3. Назначить ответственных.
В дорожной карте необязательно записывать фамилии участников: можно ограничиться департаментами или отделами. Это удобно, если команда работает с внешним заказчиком.
У команды, которая создаёт блог, есть собственные задачи — создать сайт и подготовить контент — и задачи, за которые отвечает заказчик, например, разместить ссылки на блог в других ресурсах компании. Все этапы нужно прописать в дорожной карте, чтобы заказчик понимал, на какой стадии находится проект в целом и когда ему нужно подключиться, например, чтобы предоставить доступ администратора к другим ресурсам.
Когда дорожная карта работ по проекту будет готова, нужно проверить, чтобы она соответствовала трём критериям:
● Прозрачность
Любой участник проекта может читать карту и понимать цели проекта, его метрики, конечный экономический эффект. Если это условие соблюдено ― дорожная карта создана правильно.
● Гибкость
Дорожная карта может меняться. На старте проекта нужно объяснить всем участникам, что roadmap — гибкий инструмент, который можно корректировать. За тем, чтобы изменения не выходили за рамки, следит «хранитель» дорожной карты, обычно это менеджер проекта. Он контролирует все этапы и сроки, проверяет, соответствуют ли они цели проекта.
● Риски
Заранее озвучивать риски, которые могут возникнуть на проекте, — это нормально. Если участник видит, что на каком-то этапе могут быть сложности, нужно зафиксировать и обсудить этот момент. Риски учитывают при планировании следующего этапа и стараются их минимизировать. Например, редактор понимает, что авторы-фрилансеры могут «пропадать», поэтому планирует нанять не пять, а семь авторов. Так он сможет подстраховаться и выпустить очередной текст вовремя.
Сервисы по созданию дорожных карт
Самую простую дорожную карту можно нарисовать от руки на бумаге. Но такой формат не подходит для больших и удалённых команд. Чтобы дорожная карта помогала в работе над проектом, лучше использовать специальные сервисы.
Дмитрий Коротеньких
Любой сервис — это просто инструмент, поэтому он должен быть удобным и нравиться в первую очередь специалисту. Если это суперпопулярный сервис, но в нём некомфортно работать, лучше выбрать другой. На рынке много аналогов и всегда можно найти «тот самый».
При создании дорожных карт нет жёстких требований к инструментам, можно собирать в любом из нижеперечисленных:
● Гугл-таблицы
Доступный, быстрый, но не самый удобный инструмент. В таблицах можно делать дорожные карты для небольших или коротких проектов или чтобы понять, нужен ли вообще команде такой инструмент.
В гугл-таблицах есть готовые шаблоны и образцы дорожных карт, например диаграмма Ганта и отслеживание проектов
● Miro
Виртуальная маркерная доска. В сервисе можно писать, рисовать, планировать работу команды. Количество участников, которые используют одну доску, не ограничено, но редактировать может только один.
В Miro есть бесплатные шаблоны дорожных карт, но одновременно можно вести только три доски с одного аккаунта
● Roadmunk
Сервис предназначен специально для создания дорожных карт. В нём 38 готовых шаблонов для разных сфер, например IT, маркетинга или продаж, и интеграция с сервисом для управления проектами и задачами Jira. Бесплатный период — 14 дней.
В этом примере дорожной карты можно отслеживать не только ответственных за конкретный этап работы, но и прогресс по каждой задаче
● ProductPlan
В сервисе 29 шаблонов, с помощью которых можно сделать дорожную карту проекта для разных сфер, например для UX/UI-проекта, HR-отдела или сразу нескольких продуктов. Есть 14-дневный пробный период и интеграция с Jira, Trello, Slack.
В сервисе ProductPlan можно выбрать шаблон дорожной карты в зависимости от сферы проекта
● Jira Software
Подходит для команд, которые уже используют сервис Jira. С расширением Software можно создавать дорожные карты для нескольких команд и проектов, сравнивать их и моделировать различные сценарии запуска.
Пример Дорожных карт от Jira Software - они выглядят как классические канбан-доски. Источник: atlassian.com
Совет эксперта
Дмитрий Коротеньких
Первую дорожную карту можно сделать не для рабочего, а для бытового проекта, например, составить roadmap ближайшего отпуска с семьёй. Пройдите все этапы: выберите инструмент, опишите основные задачи и ответьте на вопросы «кто? что? и когда будет делать?». Затем покажите дорожную карту семье, чтобы получить обратную связь. А ещё представьте, что в пути сломалась машина и вы не успеваете приехать на экскурсию вовремя. Если получится сделать дорожную карту отпуска, переложить такой опыт на рабочую задачу будет легче.
Дайджест блога: ежемесячная подборка лучших статей от редакции
Читать также:
