ERP-системы: как они спасают компании от бюрократии

ERP-системы (Enterprise Resource Planning) — это автоматизированные системы управления предприятием, которые помогают контролировать весь цикл производства. Задача ERP-систем — выстраивать процессы и вести централизованный учёт ресурсов, которые компания вкладывает в создание и сбыт продукта. Как правило, к таким ресурсам относятся время сотрудников, сырьё, финансы.

С помощью ERP автоматизируют процессы в закупках, логистике, найме, маркетинге и продажах. Следить за всем этим важно, потому что от затрат зависит себестоимость продукта и рентабельность компании. К тому же ERP-системы обеспечивают бесперебойность производства — они показывают, какие материалы нужно докупить и на какие задачи уходит много времени и денег.

Слева в интерфейсе ERP от «1С» можно увидеть направления работы предприятия, которыми можно управлять с помощью системы

Представим, что предприятие производит оловянных солдатиков. Чтобы конвейер не вставал, нужно постоянно закупать олово, краски, коробки, формы. В цехах должны работать мастера по выплавке солдатиков, художники и упаковщики. Отдел продаж должен сбывать наборы в магазины игрушек, а отдел маркетинга — исследовать рынок и предлагать новые коллекции.

Все процессы на этом производстве взаимосвязаны. Если какого-то материала не хватает, конвейер встаёт, а предприятие терпит убытки. Если не хватает художников, процесс замедляется. Это тоже убытки. А ERP-система оцифровывает производство: показывает, сколько сырья потратили, сколько осталось на складе, сколько коробок отгрузили в магазины. Тут же можно посчитать, сколько олова и краски ушло на одну фигурку и через сколько рук она прошла. Так финансисты предприятия смогут посчитать себестоимость одного солдатика и определить его цену, чтобы не работать в минус. В ERP-системе можно фиксировать продажи и заявки, обновлять статус по задачам разного типа, вести бухгалтерский учет, формировать отчётность.

По структуре ERP-системы делят на модульные и монолитные. Принцип их работы похож, отличаются только форма внедрения и цена:

● Модульные системы состоят из блоков, каждый из которых можно подключить отдельно. Это подходит тем, кому не нужна полная функциональность. Например, предприятие может внедрить только модуль управления персоналом или модуль производства. Некоторые компании внедряют все модули, но делают это постепенно — начиная с наиболее важных.

● Монолитные системы внедряют целиком. Хороший пример — «1С:ERP Управление предприятием». Модули те же, но подключить их по одному нельзя. Зачастую подобные системы дешевле и ориентированы на меньшие предприятия. Иными словами, их структура обусловлена бизнес-задачами производителя. В остальном принципы работы ERP-систем схожи.

Функции ERP-систем напрямую связаны с теми модулями, которые в них заложены. У разных производителей они могут отличаться, но они отражают направления работы большинства предприятий:

1. Складской учет.
2. Производственный учет.
3. Расчёт себестоимости продукции, когда это необходимо.
4. Кадровый учёт.
5. Бухгалтерский учёт.
6. Формирование управленческой отчетности.
7. Организация и контроль процесса продаж.
8. Логистика.
9. Управление контрагентами.
10. Бизнес-аналитика.

Разобраться в ERP-системах помогут наставники курса «Менеджер проектов». Они расскажут об особенностях их внедрения на больших предприятиях, научат интегрировать ERP в уже существующие процессы. А ещё объяснят, какие подходы к управлению разработкой вообще существуют.

Существует несколько классификаций ERP-систем.

Использование ERP-систем решает базовые бизнес-задачи предприятия: помогает считать себестоимость продукта, контролировать продажи, вести складской учет и на основании всего этого формировать отчётность. Благодаря ERP можно автоматизировать производство, улучшить процессы, управлять персоналом и бухгалтерией. Основное назначение ERP-системы — собирать всю информацию о производстве на всех уровнях и во всех отделах.

До автоматизации этого процесса каждый руководитель был вынужден собирать отчёты в папках или громоздких Excel-таблицах вручную. Затем нужно было изучать данные и сводить их воедино. Это сопровождалось ошибками и пересчётами. Поэтому на больших производствах за это отвечали целые подразделения. Теперь же всё это собирают информационные системы ERP, а люди только анализируют данные.

Так выглядит заказ на производство в ERP-системе Microsoft Dynamics 365

При этом в каждой конкретной отрасли ERP-системы решают свои специфические задачи. Например, системы-аналоги ERP для банковского сектора — автоматизированные банковские системы (АБС). В них собирается информация о средствах на счетах клиентов и транзакциях. В ERP логистических компаний хранятся данные о машинах, водителях, грузах и складах. В каждой отрасли — свои процессы.

CRM (Customer Relationship Management) — это системы управления отношениями между компанией и её клиентами. Задача таких программ — делать прозрачным каждый шаг в работе с клиентом, повышать уровень его удовлетворённости от взаимодействия с компанией. Чаще всего CRM используют в продажах и маркетинге, реже — в найме.

CRM-системы нужны везде, где есть воронка с несколькими этапами. В интерфейсе программы можно увидеть, на каком этапе клиент. Менеджер может добавить туда контакты, дату последнего созвона, его результаты. К контакту можно прикрепить договор и другие документы. CRM позволяет проследить путь клиента от первого соприкосновения с компанией до реализации услуг или товара.

ERP-системы предполагают похожую функциональность. Поэтому некоторые специалисты называют CRM-системы одним из подвидов ERP. По сути, CRM-системы выполняют какую-то часть задач ERP-системы и представляют собой один из её модулей. Но CRM чаще внедряют в небольших компаниях, которым не нужен производственный учет.

Например, фирма производит и продаёт пластиковые окна. В ней работает 30 человек. Им точно не нужна сложная система управления ERP — для них это дорого, а пользы минимум. Зато CRM-система облегчит их жизнь. Они будут вести каждого клиента по одной воронке: получили новую заявку, созвонились с клиентом, выставили счёт, поставили задачу рабочим, произвели и установили окна.

В CRM будет собрана вся информация о работе с клиентом — сколько раз он обращался, какие задачи решал, сколько денег заплатил. Это поможет продажам и маркетингу. При этом на заводе с тысячей сотрудников и более масштабным производством такой системы будет мало — там больше процессов, которые не пересекаются между собой.

Основные ERP-системы имеют схожую функциональность. Многие из них по-прежнему работают на российских предприятиях и хорошо известны на рынке. Среди них:

- SAP S/4HANA Cloud — ERP-система, созданная немецкими разработчиками;
- «1С:ERP Управление предприятием» — российская ERP-система, популярная в СНГ;
- «Галактика ERP» — ещё один российский продукт;
- Microsoft Dynamics 365 — ERP-система, которую разработала корпорация Microsoft;
- Oracle Fusion Cloud ERP — система американского производства;
- Odoo — open-source-решение, редко встречается на рынке СНГ.