Менеджмент • 19 июля 2024 • 5 мин чтения

Рассказываем простыми словами, что такое онбординг, кто и как должен его проводить и какие инструменты в этом помогут. Разбираем этапы онбординга новых сотрудников.

Онбординг (от англ. onboarding — «введение в должность») — это HR-процесс, направленный на адаптацию персонала в компании. Он заключается в постепенном погружении нового сотрудника в его должность и функции, а также в культуру организации.

Грамотно выстроенная система онбординга позволяет быстрее повысить эффективность новичков, встроить их в команду, а также снижает текучесть персонала в первые месяцы работы. Кроме того, она помогает избежать историй, когда человек не знает, чем заняться на новой работе, и исключить стрессовые ситуации, когда сотрудник получает сразу много задач и не знает, как их выполнить.

Во время онбординга, по сути, продолжается процесс принятия решения о сотрудничестве. Новичок оценивает, подходят ли ему компания, её корпоративная культура и команда, интересны ли обязанности и продукт, с которым нужно работать. В свою очередь, руководитель смотрит, насколько данные резюме и информация, озвученная на собеседовании, соответствуют действительности, может ли новый сотрудник применять навыки на реальных задачах, какие у него есть сильные стороны и зоны роста.

Есть пять причин, по которым в компании стоит внедрить систему онбординга персонала:

1. Снижение текучести кадров. Хорошо организованный процесс адаптации помогает новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив и почувствовать себя частью команды. Это снижает риск их ухода из компании.
2. Повышение эффективности работы. Новички, прошедшие онбординг, быстро разбираются в своих обязанностях и начинают работать более продуктивно.
3. Выявление проблем. Если руководитель и HR-менеджер собирают обратную связь от новых сотрудников, они смогут заметить какие-то проблемные моменты в компании, которые привычны для текущего персонала, например в части процессов.
4. Укрепление бренда работодателя. Компания, которая уделяет внимание адаптации новых сотрудников, создаёт себе репутацию привлекательного работодателя.
5. Развитие лояльности персонала. Когда организация заботится о своих сотрудниках и поддерживает их с первого дня работы, они становятся более преданными ей.

Узнать, как правильно проводить онбординг, можно на курсе «HR-менеджер». Во время обучения студенты учатся подбирать, адаптировать, развивать и удерживать сотрудников и разбираться в трудовом законодательстве. В ходе курса они выполняют девять практических кейсов, а по итогам обучения получают помощь с поиском работы.

В идеале в процессе онбординга новичка должны сопровождать три человека: HR-менеджер, наставник и непосредственный руководитель.

● HR-менеджер. В его задачи входит знакомство человека с корпоративной культурой и правилами компании. Например, он может провести экскурсию по офису, рассказать, как нужно общаться с коллегами и руководством или заказывать канцелярские товары.
● Наставник. Обычно с начала онбординга за новым сотрудником закрепляется опытный коллега. Он помогает разобраться в задачах и программах, которые использует команда. В некоторых компаниях наставников может быть несколько, каждый из них делится с новичком своей экспертизой в какой-либо области.
● Руководитель. В системе онбординга он занимается постановкой задач новичку и принимает их. Но его основная задача — управлять командой, поэтому большую часть процесса адаптации он может передать наставнику. Не каждый управленец является специалистом высокого уровня. Например, руководитель отдела разработки не обязательно должен досконально разбираться во всех языках программирования, для этого у него есть сотрудники.

В небольших командах руководитель может брать на себя функции наставника в процессе онбординга

Для адаптации новых сотрудников в компании можно использовать несколько инструментов.

● Welcome-тренинг. Помогает новичкам узнать как компанию, так и коллег. В ходе него представители руководства организации могут рассказать о её ценностях, миссии и целях. В идеале такой тренинг должен проходить в первые дни работы. В крупных компаниях с постоянным большим потоком новых сотрудников можно ежемесячно проводить welcome-дни, когда работники могут познакомиться с такими же новичками.

● Welcome-бокс. Набор подарков с фирменной символикой, которые позволят новым работникам почувствовать себя частью компании. Это могут быть, допустим, блокноты, термокружки, рюкзаки или футболки.

● Книга новичка. Электронный или печатный сборник полезной информации, который также может быть представлен в виде корпоративного портала. Например, там могут быть структура компании, список контактов разных отделов и схема офиса. Также в таких сборниках описывают рабочие процессы, например правила бронирования переговорок или действия в случае потери пропуска.

● Чат-боты. Удобны для онбординга тем, что упрощают поиск ответов на часто задаваемые вопросы и снимают часть нагрузки с HR-менеджеров. Допустим, можно настроить бота, чтобы он присылал контакты нужного коллеги или адреса хороших кафе рядом с офисом.

● Аудио- и видеозаписи. Инструменты записи экрана и звука пригодятся наставникам, которые показывают новичкам, как работать в какой-то программе. В процессе онбординга сотрудник сможет в любой момент вернуться к материалам и освежить их в памяти, не отвлекая коллег.

● Индивидуальные встречи. Речь идёт о встречах один на один как с руководителем или наставником, так и с HR-менеджером. Этот инструмент помогает ответить на вопросы новичков, но при этом меньше отвлекать других сотрудников от их основной работы. Например, в первую неделю руководитель может проводить короткие встречи с новым членом команды ежедневно в начале и в конце рабочего дня и дальше сократить их количество до 2–3 в неделю. А с HR-менеджером в первый месяц это может быть раз в неделю, чтобы новичок мог рассказать, как проходит онбординг.

● Обратная связь. Каждый участник системы онбординга должен давать новому сотруднику корректную обратную связь, опираясь на конкретные ситуации. Например, HR-менеджер может проводить такие беседы, если заметит, что стиль его общения не вписывается в корпоративную культуру, а руководитель — оценить, как работник справляется с выполнением задач. На первых этапах онбординга важно не только говорить об ошибках, но и давать поддерживающую обратную связь, говоря простыми словами — замечать, что он делает хорошо.

Для этого можно использовать, например, технику SBI:

● S (situation) — ситуация;
● B (behavior) — поведение;
● I (impact) — влияние.

Техника SBI позволяет в процессе онбординга давать новым сотрудникам конструктивную обратную связь, основанную на конкретных примерах

Как правило, онбординг персонала занимает три месяца — столько же, сколько длится испытательный срок. Но в зависимости от правил компании этот срок может сократиться, допустим, до месяца.

Процесс онбординга делится на несколько этапов.

● Подготовка. Она начинается ещё до прихода сотрудника в компанию. HR-менеджер должен собрать всё, что понадобится новичку в первые дни: информацию о компании и её продуктах, правила поведения в офисе, график работы и установленные перерывы. Эту информацию передают сотруднику до выхода на работу или в первый рабочий день.

● Организация работы. На этом этапе онбординга нужно подготовить для человека рабочее место, необходимые доступы к системам компании и пропуск. В зависимости от процессов организации этим занимается HR-менеджер или руководитель.

● Составление плана адаптации. HR-менеджеру вместе с руководителем нужно составить план онбординга. Там нужно прописать конкретные измеримые задачи, которые должен выполнить новый сотрудник, или навыки, которые ему необходимо получить. Например, можно использовать технику обратного планирования, когда сначала ставятся долгосрочные цели, потом промежуточные, а следом — краткосрочные.

Таким, например, может быть трёхмесячный план онбординга нового сотрудника отдела продаж

● Первый день. HR-менеджер должен встретить нового сотрудника, провести ему экскурсию по офису, оформить все необходимые документы, показать рабочее место и познакомить с командой. Это важно заранее спланировать, чтобы избежать ситуаций, когда новичок сидит на рабочем месте и не знает, что делать.

● Погружение в культуру. HR-менеджеру необходимо рассказать новому сотруднику о правилах коммуникации в компании — например, как принято обращаться к коллегам: на «вы» или на «ты». Важно проговорить все нюансы, вплоть до того, что в офисе, допустим, принято здороваться даже с незнакомыми сотрудниками. Так новичок будет чувствовать себя комфортнее и быстрее вольётся в коллектив.

● Погружение в работу. Это уже задача руководителя. Он должен рассказать новому сотруднику, чем ему предстоит заниматься, познакомить с планом онбординга и наставником. Важно сразу обговорить KPI на период адаптации, чтобы человек понимал, какие у него цели.

● Коучинг. Примерно в середины процесса онбординга, когда новый сотрудник уже разбирается в задачах, руководитель может начать мотивировать его думать самостоятельно. Например, когда новичок приходит с вопросом, вместо ответа ему можно задать встречный, допустим: «Как думаешь, что в этом случае делать или где можно уточнить эту информацию?» Такой подход позволит быстрее подготовить нового человека к самостоятельной работе.