Разбираемся, кому и для каких задач полезен этот инструмент, с чего начать работу с ним и как внедрить диаграмму Ганта в рабочие процессы.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это график работ по проекту, который строится в виде таблицы с этапами и ответственными за их выполнение. Диаграмма состоит из двух осей: вертикальной со списком задач и горизонтальной со сроками. Диаграмму Ганта можно построить в Excel или Google Spreadsheets либо в специальных программах, например MS Project, GanttPRO или Wrike.
В GanttPRO всё приспособлено только для построения диаграммы Ганта. Зато много полезных фич, которые постоянно обновляются — например, можно фильтровать задачи по датам. Источник: blog.ganttpro.com
В Google Spreadsheets дизайн проще и нет дополнительных фишек, зато можно пользоваться бесплатно.
Источник: blog.ganttpro.com
Источник: blog.ganttpro.com
Где используется диаграмма Ганта в управлении проектами
1. Модели Waterfall
Её называют каскадной, или водопадной. При линейном планировании проект — как поток воды, который несётся вниз, и его нельзя вернуть на предыдущий этап. Главное правило каскадной модели — следующий этап работы не может начаться, пока не завершится предыдущий. Этот график работ по проекту визуализируют с помощью диаграммы Ганта.
Модель Waterfall применяется в компаниях, где есть производственный процесс или разработка продуктов и команды должны жёстко придерживаться последовательности этапов.
Диаграмма Ганта с этапами написания статьи. Это модель Waterfall, потому что нельзя писать текст раньше, чем появится ТЗ и понимание задачи
2. В модели Agile
Это гибкая модель управления проектами, в которой нет линейного планирования и команды решают задачи за несколько итераций. Этапы работы продвигаются параллельно. Требования к проекту могут меняться на любом этапе, а сроки — сдвигаться. В Agile с помощью диаграммы Ганта удобно планировать спринты — короткие отрезки времени для выполнения части задач по проекту.
Модель Agile используется в Digital, страховых, банковских и телеком-сервисах, потому что им всегда нужно подстраиваться под требования клиентов.
По графику работ по проекту видно, что несколько задач решаются параллельно. Сразу понятно, что это модель Agile
3. В гибридной модели
Эта модель хороша тем, что сочетает принципы Waterfall и Agile. Диаграмма Ганта здесь нужна, чтобы обозначить верхние точки и запланировать стримы — части работ в проекте, связанные исполнителем, промежуточным результатом или контрольным событием.
Гибридной моделью пользуются в компаниях, которые создают большие объёмы контента, например постоянно производят много шоу, как Netflix. Или в студиях дизайна, где делают визуальные эффекты и компьютерную графику для киностудий уровня Marvel.
Как понять, что перед вами гибкая модель управления проектами? Диаграмма Ганта будет сочетать в себе строгую последовательность Waterfall и гибкость Agile
Материал по теме:
Вылет по расписанию: что такое календарный план проекта и как его составить
Для решения каких задач и кому нужна диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта полезна всем, кто занимается управлением проектами, инициирует и контролирует их. В зависимости от отрасли и компании это могут быть менеджеры проектов и продуктов, руководители и настройщики бизнес-процессов и организационных изменений.
Для каких задач подходит
— Управление сроками проекта на уровне видения.
— Синхронизация действий всей команды.
— Контроль за соблюдением сроков.
— Планирование бюджетов.
— Синхронизация действий всей команды.
— Контроль за соблюдением сроков.
— Планирование бюджетов.
Планирование проекта с помощью диаграммы Ганта не подойдёт
Когда команда занимается поиском проблем, генерацией решений, составляет понимание задачи, анализирует ситуации, собирает вводные.
Как построить диаграмму Ганта
Первый шаг — это выбор программы, которая подходит для построения графиков, решения задач и состава команды.
Для небольших команд и проектов
Диаграмма Ганта в Google Spreadsheets (Таблицах Google)
● Бесплатно.
● VPN не нужен.
● Есть шаблон диаграммы Ганта.
● В одном файле могут работать несколько команд.
● Хорошо отслеживается история изменений.
График работ по проекту в Miro
● Бесплатно.
● VPN не нужен.
● Есть готовый шаблон диаграммы Ганта.
● Можно добавлять сколько угодно членов команды.
● Позволяет быстро начать работу с диаграммой Ганта.
Для больших команд и проектов
Платные сервисы специально для построения графиков и диаграммы Ганта с дополнительными фичами, которые регулярно обновляются:
● GanttPRO
● Wrike
● Asana
Главное преимущество построения диаграммы Ганта с помощью этих сервисов в том, что она автоматически перенастраивается, если вносить изменения в сроки или задачи. Например, отображается в виде карточек по спринтам. Чтобы отразить изменения в диаграмме Ганта в Excel или Google Spreadsheets, придётся перестраивать всё вручную.
Как построить диаграмму Ганта в Google Spreadsheets
1. Скачать шаблон
Можно скачать шаблон диаграммы Ганта для Excel, но тогда вы не сможете делиться им с командой. Если открыть шаблон сразу в Google Spreadsheets, можно дать всем доступ для совместной работы и сэкономить время на построении диаграммы Ганта с нуля и без автоматизации.
2. Написать список задач по проекту
С этого всегда начинается построение диаграммы Ганта. Задачи должны быть в первом столбце слева. Если проект длительный и сложный, придётся разбить на подзадачи.
3. Указать даты начала и окончания работ
Добавить все сроки для каждой задачи.
4. Добавить исполнителей и статусы задач
И не забывать их обновлять по мере того, как продвигается проект.
Так будет выглядеть заполненная диаграмма Ганта в таблицах Google Spreadsheets по готовому шаблону
Как построить диаграмму Ганта в Excel
1. Повторить шаги 1–3 как для Google Spreadsheets
2. Добавить столбец «Длительность»
Сразу после дат завершения задач. Внести туда данные, сколько дней или часов заложено на выполнение каждой задачи.
3. Построить график работ по проекту
Выделить все столбцы, названия не трогать. Во вкладке «Вставка» выбрать линейчатую диаграмму с накоплением.
4. Внести данные о длительности задач
● Нажать на диаграмму, открыть новое окно и в нём нажать «Выбрать данные».
● В окне «Выбор источника данных» нажать «Добавить».
● В окне «Изменение ряда» в поле «Имя ряда» ввести слово «Длительность».
● В поле «Значения» добавить длительности задач, выделить область от первой ячейки. Дважды нажать «ОК».
5. Преобразовать линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта
● Нажать на любую тёмную полосу на графике, затем выделить их все. Нажать на них и в контекстном меню выбрать «Формат ряда данных».
● В новом окне в разделе «Заливка и границы» выбрать «Нет заливки» и «Нет линий».
● На графике слева выделить задачи, нажать на них, выбрать «Формат оси».
● В новом окне отметить галочкой пункт «Обратный порядок категорий» во вкладке «Параметры оси».
Как построить диаграмму Ганта в GanttPRO
1. Создать проект
Создание проекта начинается с выбора подходящего шаблона. Удобно, что списки задач в шаблонах уже частично заполнены. Если ни один не подошёл, в качестве шаблона можно сохранить свой проект.
2. Выставить предварительные настройки проекта
Заполнить даты начала и окончания, выбрать единицы планирования и продолжительность рабочего дня.
3. Заполнить список задач
Или создать новый. Для задач расставить приоритеты и добавить в описания ссылки и полезные материалы для исполнителей.
4. Добавить исполнителей и роли
5. Настроить уведомления
Они автоматически приходят на почту ответственному сразу же, когда задача началась, но это можно отключить в настройках профиля.
Как внедрить диаграмму Ганта в своей команде
Насадить сверху такое решение не получится, поэтому первый шаг — это донести до коллег и клиентов, как изменится к лучшему их работа благодаря этому инструменту и почему им важно пользоваться графиком работ по проекту.
1. Отталкиваться от проблем, которые есть сейчас
И предлагать диаграмму Ганта в качестве решения. Например, проект затягивается, тратится бюджет, долго нет результата — тогда диаграмма Ганта поможет всё упорядочить и не проваливать сроки.
2. Подготовиться к отработке возражений
Заранее собрать контраргументы. Например, предложить прописывать в диаграмме Ганта не все задачи вплоть до недельных спринтов, а только контрольные точки. Или показывать диаграмму Ганта руководителям, чтобы управлять их ожиданиями.
3. Строить разговор с точки зрения удобства команды
Использование диаграммы Ганта помогает быстрее прийти к общей цели, снизить напряжение и повысить прозрачность работы над проектами. Это инструмент помощи, а не контроля или бюрократии.
Запомнить
● Суть диаграммы Ганта — визуализировать управление задачами. Вместо того чтобы полагаться на списки дел, можно отслеживать всю работу по проекту с помощью диаграммы Ганта.
● Построить диаграмму Ганта можно в Excel и Google Spreadsheets либо в специальных платных сервисах GanttPRO, Wrike, MS Project.
● Диаграмма Ганта интуитивно понятная, потому что позволяет видеть всё чётко изложенным в одном месте и работает единым источником правды для всей команды.
● Благодаря интуитивности диаграмма Ганта помогает сэкономить время. Сократить количество часов, которые тратятся на поиск информации или на преследование коллег, чтобы узнать о статусе задачи и о том, нужно ли им что-нибудь для продолжения работы.
● При правильном использовании диаграмма Ганта может упростить сложный проект, чтобы его было легко понять с первого взгляда.
● Диаграмма Ганта позволяет сократить потери и улучшить взаимодействия между командами. Когда все находятся на одной странице, можно тратить меньше времени на догадки и больше времени на выполнение работы.
Дайджест блога: ежемесячная подборка лучших статей от редакции
