Какими бывают HR-процессы и как их автоматизировать

Жизненный цикл сотрудника компании сопровождается шестью основными процессами:

1. Подбор и найм персонала.
2. Оценка и развитие персонала.
3. Управление продуктивностью.
4. Вознаграждения и бенефиты.
5. Удержание.
6. Оффбординг.

Все HR-процессы, включая рекрутинг, учёт рабочего времени, оценку работы и расчёт зарплат, нужно автоматизировать. Это позволит упростить процедуры и масштабировать компанию. Далее рассмотрим каждый процесс отдельно.

Часть HR-процессов, например оценка, развитие и управление продуктивностью, актуальны на протяжении всего срока работы сотрудника в компании

Любому HR-процессу также необходима аналитика, чтобы понять, насколько хорошо процесс работает и как можно его улучшить. На курсе «HR-менеджер» есть модуль «Диагностика HR-процессов в компании», на котором студенты учатся оценивать процессы в компании и составлять план по работе с персоналом.

Процесс, который напрямую влияет на HR-бренд компании. От качества общения менеджеров с соискателями зависит, как рынок труда воспримет организацию.

Основные направления работы HR-менеджера:

● Сорсинг — «холодный» поиск подходящих кандидатов. Например, нужно найти менеджера по продажам. Человека с минимальным опытом найти довольно просто — соискатели сами откликнутся на вакансию. Но если нужен специалист, который обладает определённым набором навыков, вакансию может быть сложно закрыть.

● Скрининг — короткое взаимодействие с кандидатом, которое необходимо для знакомства и первого впечатления.

● Рекрутинг — оценка знаний и навыков соискателя с привлечением команды, в которой он будет работать.

● Пребординг — подготовка кандидата к выходу на работу. В это время HR-менеджер поддерживает с ним контакт, присылает дополнительную информацию о компании или помогает составить самопрезентацию для знакомства с командой. Параллельно запускают внутренние процессы: подготовка рабочего места, обеспечение доступа к нужным системам и сервисам, подбор наставника, план развития сотрудника на испытательный срок.

● Онбординг — адаптация и инструктаж сотрудника. Онбординг может занять некоторое время, чтобы новый специалист привык к коллегам, задачам, правилам и сервисам компании. Чем лучше пройдёт этап адаптации, тем больше вероятности, что сотрудник приживётся в команде и будет эффективно работать.

● Выход на роль — сотрудник проходит испытательный срок, становится полноценным членом команды и работает в полную силу. На этом этапе HR-менеджеру нужно пересмотреть план развития сотрудника и сформировать постоянные метрики оценки эффективности его работы.

🖥️ Как автоматизировать: в HR-процесс сорсинга полезно добавить цифровизацию с использованием системы отслеживания кандидатов, например «Поток Рекрутмент», Talantix или Huntflow. Они упрощают подбор персонала и хранят дополнительные данные о кандидате: матрицы оценки, результаты тестовых заданий. Кроме того, некоторые системы позволяют массово публиковать вакансии на разных сайтах по поиску работы.

Процесс оценки и развития начинается ещё на этапе подбора и адаптации персонала, когда HR-отдел проводит аналитику кандидатов.

При оценке специалистов, которые уже работают в компании, важно, чтобы система была для них прозрачной. После выхода на роль для каждого специалиста обозначаются конкретные KPI — метрики оценки работы, и составляется PDP — персональный план развития.

Например, в команду взяли специалиста, у которого недостаточно развит какой-то навык. В плане развития необходимо предусмотреть обучение и тренинги, которые помогут сотруднику овладеть этим навыком, чтобы стать эффективнее. Планы развития сотрудников можно разделить на несколько категорий:

● новичкам — внутренняя программа наставничества,
● специалистам — внешние курсы,
● сотрудникам с критическим положением — отдельные шаги по изменению поведения.

Формы обучения могут быть разными: онлайн- и офлайн-курсы, марафоны, геймификация.

Корпоративные навыки важны для работы в конкретной компании. Для одной организации это может быть лидерское поведение, для другой — партнёрское общение

Этот HR-процесс также длится на протяжении работы специалиста в компании и включает в себя подпроцессы: например, аналитику качества выполнения задач с помощью метрик или получение обратной связи от сотрудников. Оценка и коммуникация HR-отдела с сотрудниками позволят понять, какие проблемы мешают им хорошо выполнять работу и что можно улучшить.

🖥️ Как автоматизировать: получать обратную связь от персонала можно с помощью опросников и партнёрских компаний, которые помогут провести оценку и сформулировать выводы. В задачи HR-менеджера в этом случае входит:

● формулирование цели исследования,
● подбор опросника или контрагента, который его проведёт,
● сопровождение сотрудников при прохождении опроса,
● интерпретация результатов исследования,
● разработка плана мероприятий по решению проблем, которые выяснились в ходе опросов,
● поддержание положительного результата.

Автоматизировать отслеживание достижения метрик и целей сотрудника или подразделения также можно с помощью программ: таск-трекеров, информационных систем управления и личных кабинетов сотрудников.

Сюда входят материальные и нематериальные бонусы, а также пересмотр зарплаты, который обоснован инфляцией и законодательством. Премиальные или бонусные выплаты рассчитываются на основе выполнения KPI: важно, чтобы схема расчёта была понятна сотруднику. В крупных компаниях этими направлениями могут заниматься разные HR-менеджеры. Цель этого процесса — создать условия, при которых каждый сотрудник будет работать в компании долго и эффективно.

Бенефиты, которые персонал может получать от компании: ДМС, оплата питания, компенсация спортзала и т. д. К нематериальным бонусам можно отнести программы признания, корпоративные традиции, возможности развития дополнительных навыков и талантов.

🖥️ Как автоматизировать: этот HR-процесс автоматизируется с помощью ERP-систем — программ для планирования ресурсов компании, например 1С или SAP.

На удержание сотрудников работают все HR-процессы: адаптация, развитие или нематериальная мотивация. В рамках этого процесса есть четыре основных направления:

1. Выстроенные процессы и стандарты. Главный демотиватор сотрудников — хаос в системе подчинений, обязанностях, распределении ответственности и т. д. Задача HR — помочь компании и руководителям донести до сотрудника, что именно от него ждут и что ему предстоит делать на работе.

2. Внутренний HR-бренд. Это условия работы, которые сотрудники считают ценными: удобные программы, комфортные рабочие места, отлаженные процессы, ресурсы для выполнения задач, стиль руководства и т. д.

3. Коммуникации. На удержание персонала работает то, как руководители и коллеги общаются между собой и передают информацию. Также важны ясная стратегия и цели компании, понимание своей роли и вклада.

4. Программы развития. Новые знания и навыки, которые приобретают сотрудники, повышают эффективность работы и увеличивают мотивацию. Специалист понимает, что он важен для компании и руководство готово вкладываться в его профессиональный рост. Сюда входят также понятные карьерные треки, возможности продвигать свои проекты и идеи, использование новейших технологий и систем.

🖥️ Как автоматизировать: подобрать информационную систему управления персоналом (HRIS, от англ. Human Resource Information Systems) — это упростит работу по удержанию сотрудников. Также полезно исследовать климат в компании и стиль руководства — например, с помощью мониторинга эмоционального состояния сотрудников.

Увольнение — довольно неприятный этап и для уходящего сотрудника, и для руководителя, и для его команды. Задача HR — сделать его максимально простым, понятным и комфортным для всех участников. То, как сотрудник покидает компанию, оказывает прямое влияние на HR-бренд.

Важно определить, как:

● принимают решение об увольнении,
● готовят сотрудника к увольнению,
● передают дела и прекращают доступы к внутренним сервисам,
● увольняют сотрудника в случае форс-мажорных обстоятельств: например, если он не выходит на связь.

Процедуру увольнения должны знать не только HR-менеджеры, но и руководители отделов. Речь не только про требования Трудового кодекса, но и про коммуникацию HR-менеджера и руководителя со специалистом, который уходит из компании.

У каждого шага должно быть описание задействованных ролей. В процессе оффбординга задействованы многие сотрудники: например, бухгалтер должен выплатить зарплату, а системный администратор — отключить доступ к серверам компании. Завершающим этапом процедуры может быть exit-интервью, в котором у сотрудника есть возможность высказаться и получить финальную оценку его работы.

🖥️ Как автоматизировать: можно ввести цифровизацию exit-интервью, используя готовые опросники и партнёрские сервисы по сбору обратной связи персонала. Важно предоставить сотруднику выбор: некоторые предпочитают личное общение или наоборот.