Как автоматизировать отдел продаж и какие сервисы в этом помогут

С помощью автоматизации можно сократить время на обработку заявок и сэкономить на заработной плате. Рассказали, чем бизнесу поможет автоматизация и как её можно внедрить.

Автоматизировать можно практически любую рутинную работу: например, сбор информации о клиентах, связь с покупателями и обучение. Расскажем об этом подробнее.

● Сбор и анализ базы покупателей. Обычно этим занимаются маркетологи, но есть компании, в которых информацией о клиентах и аналитикой занимается отдел продаж: собирает информацию про пол, возраст, геолокацию покупателей и т. д. Для этого применяют специальные сервисы парсинга, аналитики и скрининга — например, аналитику в Яндекс Метрике, Google Analytics, встроенные системы аналитики в CRM и др. Сервисы и инструменты будут зависеть от видов продаж. В онлайн-магазинах будут работать системы анализа сайтов или входящих звонков. В офлайн-продажах — CRM с аналитикой портретов клиентов.

● Связь с клиентами. Когда речь идёт о средних и крупных компаниях, делать рассылки и быстро отвечать на сообщения сложно. Поэтому компании используют сервисы и чат-боты для общения с клиентами. С помощью сервисов можно делать массовые рассылки или обзвоны. С помощью чат-ботов — настроить автоматические ответы на вопросы клиентов. Особенно это актуально, когда компания работает с регионами с разными часовыми поясами, а отдел продаж находится, например, в Москве.

● Контроль качества. Есть AI-инструменты, которые помогают не только собирать информацию в CRM от клиентов, но и прослушивать звонки, анализировать диалоги, делать на их основе отчёты.

● Онбординг и обучение. Процесс ввода человека на любую позицию сложный для любой компании. Помимо найма, сотрудника нужно обучить. Чтобы сократить время, издержки и влияние человеческого фактора, можно сделать базу знаний. В ней человек увидит все этапы адаптации, инструкции по работе с сервисами и программами, информацию по продуктам. Автоматизировать можно вебинары — например, с помощью записи видео по работе с сервисами, по линейке продуктов и т. д. Это экономит время компании. Такой вебинар сотрудники могут посмотреть в любое время, и на его проведение не нужно выделять человека.

Автоматизировать продажи учат на курсе «Руководитель отдела продаж». За 3 месяца студенты научатся управлять командой, работать с аналитикой, обучать сотрудников и применять в работе искусственный интеллект.

Большинство рутинной работы требует много времени. Для таких задач нужны сотрудники, и им нужно платить зарплаты. Если доверить эту работу сервисам, компании экономят время и деньги.

Также автоматизация мелких задач может решить проблему человеческого фактора. Например, если сотрудник будет вести учёт клиентов в Excel, он может пропустить что-то важное: забудет перезвонить, потеряет часть данных и т. д. В этом случае специальные сервисы будут выгоднее и эффективнее: они отправят напоминание о созвоне, выдадут ошибку, если какие-то поля о клиенте не заполнены, и сделают резервное копирование всех данных, которые можно восстановить в случае утраты.

Внедрение автоматизации может занять несколько недель или месяцев. Всего оно состоит из четырёх этапов. Расскажем о них подробнее.

1. Аудит. Сначала нужно понять, какие слабые места компании можно устранить с помощью автоматизации. В малом бизнесе проблемы знает собственник, в среднем и крупном — руководители отделов, продакт-менеджеры, проект-менеджеры или люди, которые отвечают за какую-то работу.

2. Выбор и внедрение инструментов. Нужно решить, какие инструменты помогут решить задачи бизнеса: например, выбор CRM-систем и их функционала, подбор дополнительных функций — телефонии, чат-бота и т. д.

3. Обучение. Процесс адаптации к изменениям будет сложным для любого коллектива. Например, раньше менеджер записывал всё в таблицу, а теперь нужно менять порядок действий и привыкать вносить информацию в CRM, переносить всё из таблицы. На обучение и формирование привычки вносить информацию в программу может уйти несколько недель или месяцев.

4. Сопровождение. После внедрения систем автоматизации несколько месяцев уйдёт на наблюдение за их работой. Например, если внедрили телефонию, нужно смотреть, как идут дозвоны, как собирается обратная связь, и т. д.

Важно сотрудникам показать выгоду от автоматизации. В самом начале сотрудники, как правило, выгоды могут не увидеть. Они привыкли к старым процессам и не хотят что-то менять, а кто-то может испугаться, что его хотят заменить роботами. Поэтому важно объяснять коллективу, зачем происходит автоматизация и какие выгоды они от этого получат.

Сервисов для автоматизации продаж много. Мы поговорим про использование ИИ и нейросетей в продажах.

ИИ для автоматизации продаж