Как повысить продуктивность: 10 главных способов

Разберёмся, от чего зависит продуктивность профессиональной деятельности сотрудника. 

• Навыки. Продуктивность человека на работе напрямую зависит от его знаний и умений. При этом наличие навыков не гарантирует эффективность. Например, если опытному сотруднику давать слишком простые задачи, ему может стать скучно и продуктивность снизится. Иными словами, работа должна соответствовать знаниям сотрудника, в этом случае он сделает её максимально хорошо.
• Мотивация. Важный фактор, влияющий на продуктивность. Когда человек понимает, что и зачем он делает, и сам заинтересован в результате, его вовлечённость в процесс растёт, а значит и продуктивность будет высокой.
• Инструменты. Сотрудники, которые могут применять в профессиональной деятельности автоматизированные технологии, как правило, отличаются большей эффективностью, чем те, кто вынужден делать многие вещи вручную.
• Процессы. То, как выстроена работа в команде, во многом влияет на улучшение результатов. Например, в программировании повысить продуктивность помогает методология Agile, потому что она более гибкая и позволяет быстрее оценить прогресс, чем, например, Waterfall.
• Рабочая среда. Одни люди показывают повышенные результаты работы, когда находятся в офисе, другие, напротив, эффективнее дома, поэтому для некоторых компаний продуктивным форматом может стать гибридный. Он позволяет подобрать для каждого сотрудника оптимальную рабочую среду. 

Если руководитель отмечает снижение продуктивности сотрудника или человек сам заметил, что его эффективность упала, не стоит опускать руки. Вот десять способов повысить свою продуктивность на работе: 

1. Постановка цели. Процесс стоит начать с ответа на вопрос: «Зачем мне становиться продуктивнее?» Цель может измеряться как количественно (например, выполнение определённого числа задач), так и качественно (допустим, повышение эффективности переговоров с клиентами). Определение цели в дальнейшем поможет в оценке продуктивности.
2. Приоритизация задач. Этот способ позволяет сфокусироваться на основных делах. К примеру, в течение дня сотрудник может распределить задачи так, чтобы сначала сделать наиболее трудоёмкие, а затем — более мелкие.
3. Устранение отвлекающих факторов. Сюда могут относиться плохо отлаженные процессы, негативно влияющие на продуктивность. Например, можно сократить длительность совещаний или назначать их на более удобное время, что особенно важно для распределённых команд, члены которых живут в разных часовых поясах.
4. Автоматизация работы. Нужна как для решения задач сотрудниками, так и для оценки их продуктивности. Допустим, полезно использовать в команде сервисы для управления проектами, которые позволяют как сотрудникам, так и руководителю отследить и повысить эффективность профессиональной деятельности.
5. Тайм-менеджмент. При планировании рабочего дня полезно учитывать не только время, которое нужно на выполнение задачи или совещание с коллегами, но и время на подготовку и подведение итогов. Это позволит более продуктивно выполнять и закрывать задачи.
6. Грамотное прогнозирование. Часто люди сами ставят себе в работе завышенные цели и ожидают от себя больше, чем могут сделать на самом деле, тем самым вгоняя себя в состояние стресса. Избежать этого поможет реалистичная оценка собственных возможностей.
7. Адекватная оценка. При анализе собственной продуктивности важно сравнивать себя не с коллегами, а с самим собой. Например, сотрудник может переживать, что делает свою работу не так быстро, как другие специалисты. Но это сравнение не релевантно, потому что у других людей может быть больше опыта, знаний или инструментов. Лучше сравнивать качество своей работы с собственными результатами прошлого месяца или прошлого года: так легче оценить прогресс и повысить продуктивность.
8. Физическая активность. Нужно устраивать небольшие перерывы в течение рабочего дня, это особенно важно для людей, работающих за компьютером. Небольшая прогулка за кофе или короткая разминка дома позволят переключить внимание, дадут мозгу и глазам передышку.
9. Баланс работы и отдыха. Многие, особенно молодые сотрудники, часто сфокусированы на карьере и жертвуют ради неё личной жизнью, что в итоге может привести к снижению продуктивности профессиональной деятельности и выгоранию. Избежать этого поможет упражнение, когда при планировании недели человек сначала включает в расписание личные дела, например встречи с друзьями, походы в спортзал или на концерты, и только потом — рабочие задачи и совещания.
10. Профилактика стресса. Когда сотрудник стремится быть продуктивным на 100%, это нереально и может привести к выгоранию. Лучше не дожидаться появления хронической усталости и стресса, а регулярно заниматься их профилактикой: изучить техники релаксации, медитации или заниматься йогой.

Отдельно стоит поговорить о способах повышения продуктивности сотрудников с точки зрения руководителей. Есть несколько моментов, на которые начальнику полезно обратить внимание. 

• Синхронизация оценки. Важно сопоставлять ожидаемый уровень продуктивности сотрудников с их возможностями. Иначе есть риск, что руководство будет требовать от команды больше, чем она может, а люди уже выгорели и не могут работать в полную силу. При этом необходимо чётко обозначить подчинённым, какого результата от них ожидают и как будет оцениваться их профессиональная деятельность.
• Индивидуальный подход. Чтобы продуктивность персонала была высокой, руководителю важно проводить беседы один на один с каждым сотрудником. Это позволит быть в курсе эмоционального состояния команды и вовремя реагировать на снижение продуктивности.
• Регулярная оценка. Стоит периодически проводить анализ продуктивности и психологического здоровья коллектива. Например, некоторые используют ретроспективные методики, позволяющие отследить динамику состояния сотрудников. Также полезно получать обратную связь от подчинённых по итогам выполнения задач, чтобы понять, сколько, по их мнению, они вложили в текущий спринт и насколько удовлетворены результатом.
• Автоматизация процессов. Мы уже упоминали этот способ выше, но использование инструментов, которые помогают упростить работу сотрудников, во многом зависит от руководителя. Его задача — увидеть этапы процессов, которые можно автоматизировать, например снизить объём бумажной работы за счёт внедрения электронного документооборота.
• Повышение мотивации. Часто к концу года или при завершении крупного проекта продуктивность персонала снижается, и начальству важно вовремя это заметить. Повысить мотивацию поможет грамотное планирование и напоминание о том, что получит команда в итоге, например повышенные премии или интересный проект в портфолио, который позволит развить навыки.
• Анализ внешней ситуации. Стоит обратить внимание на внешние факторы, влияющие на снижение продуктивности, которые зависят не от команды, а, например, от ситуации на рынке или другого отдела, который вовремя не предоставил данные. Руководителю важно коммуницировать с сотрудниками, чтобы своевременно отслеживать и решать подобные проблемы.