Как правильно оценить сроки проекта
Как правильно оценить сроки проекта
Разбираемся, какие есть методы оценки сроков и какие факторы влияют на планирование проекта. Рассказываем о типичных ошибках при оценке и способах повысить точность прогноза.
Разберёмся, как оценить сроки реализации проекта, на примере трех основных способов оценки.
1. Экспертный метод. Это самый распространённый способ. Если у менеджера проектов есть опыт или он уже сталкивался с похожими задачами, он может экспертно оценить длительность работ — как самостоятельно, так и вместе с командой. Метод особенно актуален в ситуациях, когда проект нестандартный и нет точных аналогов. Тогда приходится полагаться на собственный опыт и профессиональное чутьё, иногда восполняя пробелы с помощью косвенных расчётов.
2. Аналоговый (сравнительный) метод. Этот метод основан на анализе уже реализованных похожих проектов. Например, если проджект знает, сколько времени у команды обычно занимает разработка одностраничного лендинга, он может ориентироваться на эти данные при оценке сроков нового похожего проекта. В отличие от экспертного подхода, здесь основой служит не общее представление, а конкретные исторические данные и примеры.
3. Метод декомпозиции. Чаще применяется для больших и сложных проектов. Суть его в том, чтобы разбить крупную задачу на более мелкие, оценить продолжительность каждой из них, а затем просуммировать результат. Такой подход помогает лучше контролировать процесс и более точно оценивать сроки. Особенно актуален при разработке крупных продуктов — например, интернет-магазина или масштабного сервиса.
Научиться правильно оценивать сроки работы и контролировать их выполнение поможет курс «Менеджер проектов». Занятия позволят научиться руководить проектами по созданию мобильных и веб-приложений, взаимодействовать с разными специалистами и выпускать продукт в срок.
Чтобы правильно оценить сроки выполнения проекта, важно учитывать не только метод оценки, но и ряд факторов, которые могут существенно повлиять на результат. Вот основные из них:
● Опыт и состав команды. Чем опытнее команда, тем точнее она может спрогнозировать сроки реализации. Специалисты, уже делавшие похожие проекты, лучше представляют, сколько времени займёт та или иная задача. Новички, наоборот, могут сильно недооценить объём работ, особенно если сталкиваются с подобным впервые.
● Уровень детализации требований. Чем чётче и конкретнее сформулировано техническое задание, тем проще и точнее его оценить. Неясные формулировки, такие как «сделать сайт» или «написать текст про покупки», могут скрывать совершенно разные задачи — от простого шаблона до сложного исследования. Недостаточная проработка требований часто приводит к пересмотру сроков и дополнительным правкам в процессе.
● Внешние обстоятельства. Некоторые задержки невозможно спрогнозировать заранее. Это могут быть сбои поставок, погодные условия, которые имеют значение, например, при строительстве, или другие форс-мажоры, замедляющие выполнение задач. Например, в IT можно столкнуться с техническими сбоями или отсутствием доступа к нужным сервисам.
● Особенности технологий. Выбор инструментов и технологий также влияет на сроки. Например, если команда впервые применяет новую технологию, могут возникнуть сложности в работе или понадобится дополнительное время на обучение. Иногда выбранное решение требует специалистов узкого профиля, которых может не оказаться в наличии.
● Объём изменений в процессе. Практически в каждом проекте происходят корректировки — это нормально. Однако если изначально требования были недостаточно проработаны, объём доработок может быть критическим. Каждое изменение влечёт за собой новые оценки сроков, правки и тестирование, что увеличивает общую продолжительность реализации проекта.
● Ограниченность ресурсов. Если проект зависит от узких специалистов, например одного backend-разработчика, и нет возможности заменить их в случае болезни или отпуска, работа может остановиться. Чем меньше гибкость команды и запас ресурсов, тем выше риск затягивания сроков.
Когда речь идёт об оценке сроков реализации проекта, инструменты можно условно разделить по типу применяемой методологии: водопадной (Waterfall) или гибкой.
Если проект развивается линейно и последовательно, то подойдут любые инструменты, которые позволяют построить диаграмму Ганта или просто отразить этапы, бюджет и сроки. Когда проект реализуется по Agile, Scrum или Kanban, развивается итеративно и предполагает постоянные корректировки, для оценки сроков лучше подойдут инструменты с визуальными досками и возможностью управления задачами в реальном времени.
Даже опытные команды могут ошибаться в прогнозах, особенно если оценка выполняется на скорую руку или без учёта важных деталей. Вот пять распространённых ловушек, в которые легко попасть при планировании сроков реализации проекта.
1. Недооценка объёма работ. Самая частая ошибка — это слишком общее задание без достаточной детализации на старте. Например, задача «сделать дизайн мобильного приложения» может включать в себя десятки экранов и микросценариев, которые изначально не были учтены, отсюда — заниженная оценка бюджета и трудозатрат.
2. Игнорирование внешних факторов. Новички часто оценивают сроки реализации проекта в идеальных условиях: никто не болеет, не уходит в отпуск, не выгорает, курс валюты стабильный, логистика работает без сбоев. На практике же есть масса внешних обстоятельств — от закупок и таможни до внутренних регламентов компаний, особенно в госсекторе или крупных корпорациях, где нельзя просто так выбрать подрядчика или что-то закупить.
3. Отсутствие буфера. Ещё одна ошибка — планирование «впритык», без запаса времени на непредвиденные обстоятельства. Опытные менеджеры проекта при оценке всегда закладывают буфер, особенно при работе с подрядчиками или фрилансерами, понимая, что реальные сроки могут сдвинуться.
4. Нереалистичные ожидания по производительности. Команды работают неравномерно — у кого-то производительность рывками, у кого-то она зависит от контекста. Предположение, что все участники проекта будут эффективно работать над проектом 8 часов в день каждый день, — слишком оптимистично.
5. Отсутствие гибкости в пересмотре сроков. При использовании гибких методологий важно регулярно пересматривать оценку сроков, особенно при появлении новых вводных. Статичное планирование в таких условиях быстро теряет актуальность.
Чтобы избежать типичных ошибок в оценке сроков реализации проекта и повысить реалистичность планирования, важно внедрить в процесс несколько простых, но эффективных практик. Вот ключевые принципы, которые помогают менеджерам проекта давать более точные и обоснованные оценки сроков:
● Детальная декомпозиция задач. Чем мельче и конкретнее задачи, тем проще понять, что именно нужно сделать и сколько это займёт времени. Абстрактные формулировки сложно оценивать — детализация помогает всем участникам оценить конечный результат.
● Привлечение команды к оценке. Исполнители лучше всех понимают, как для них должна быть сформулирована задача и сколько она займёт времени. Коллективное планирование сроков проекта снижает риск субъективного оптимизма и помогает избежать недооценок.
● Использование ретроспектив. Ретроспектива — один из главных источников данных для улучшения будущих оценок. Анализ прошлых проектов и этапов помогает учесть реальные сроки, узкие места и повторяющиеся ошибки.
● Закладывание буфера. Не стоит ставить внутренние дедлайны точно в срок, особенно при командной работе. Наличие запаса времени — обязательное условие для учёта рисков и непредвиденных обстоятельств.
Совет эксперта
Читать также: