Менеджмент • 16 февраля 2023 • 5 мин чтения
Если сотрудники срывают сроки, ресурсов не хватает, а таск-трекеры переполнены — дело в неправильной постановке задач. Делимся советами экспертов, как этого избежать.
Что такое постановка задач
Чтобы компания достигла целей, путь к ним делят на небольшие этапы — задачи, которые нужно выполнить. Затем эти задачи руководитель ставит сотрудникам: говорит или пишет, что нужно сделать и какой должен получиться результат.
Задачу можно дать напрямую или передать через несколько звеньев. В маленьких компаниях тот, кто несёт ответственность за задачу, и исполнитель — один и тот же человек. В компаниях побольше ответственный делит задачу на части и поручает своим подчинённым.
Если задачи поставлены правильно, у руководителя появляется время на развитие бизнеса, команда работает с удовольствием и соблюдает сроки, а компания получает больше прибыли.
На курсе «Инструменты начинающего руководителя» можно отработать навыки постановки задач, освоить эффективные фреймворки управления командой и получить индивидуальные рекомендации по их использованию.
Основные виды задач
Ресурсы команды ограниченны. Чтобы определить, какие задачи ставить в первую очередь и сколько на них понадобится времени, используют несколько классификаций.
По степени важности и срочности для бизнеса все задачи делят на четыре вида:
● A — важные и срочные;
● B — важные, но несрочные;
● C — срочные, но неважные;
● D — несрочные и неважные.
Чтобы наглядно представить приоритизацию задач по этим параметрам, часто используют матрицу Эйзенхауэра. Это таблица из четырёх квадратов, в которую вносят задачи.
Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно на листе бумаги, в Word или Google Docs
Если поработать с матрицей Эйзенхауэра пару недель, станет заметно, что срочные и важные задачи можно предвидеть и ставить заранее. Это поможет выполнять их более качественно.
По количеству времени, которое уйдёт на постановку, задачи делят на два вида:
1. Простые. Постановщик не рассказывает, как выполнить задачу, а только говорит исполнителю, какой результат от него ждут. Обычно этот вариант используют для повседневных дел, которые сотрудник уже выполнял неоднократно. Например, если нужно отправить письмо поставщикам или распечатать отчёт.
2. Инструктированные. Задачу делят на этапы и описывают, как выполнить каждый из них. Подходит для случаев, когда сотрудник не сталкивался с подобным поручением или нужно учесть все детали. Например, выполнение задачи «Подготовить макет для печати» может состоять из таких шагов:
1) взять страницы из проектировщика и составить из них макет;
2) оформить заявку на печать, для этого взять образец у координатора;
3) отправить заявку по почте;
4) получить ответ от верстальщиков;
5) передвинуть карточку в колонку «Выполнено».
Трекинг задач
Чтобы не держать всё в голове, для постановки и отслеживания задач используют специальные программы. Их выбор зависит от размера команды:
● для небольших компаний: Todoist, Notion, Trello;
● для крупных проектов: Яндекс Трекер, Jira, YouTrack.
Трекеры помогают равномерно распределять нагрузку между сотрудниками, избегать ненужного дублирования задач и соблюдать сроки.
Продакт-менеджер поставил задачу для дизайнера в Яндекс Трекере
Настя Шушурина
В небольшой компании ставить задачи можно и в мессенджерах, но сообщения будут улетать наверх, и поручения быстро затеряются. Либо придётся смотреть разные чаты, чтобы собирать переписку, которая относится к задаче. Поэтому лучше дополнительно завести таблицу в Excel или Google Docs, где будет общий список задач: кто и чем занимается, когда они должны быть сделаны.
Материал по теме:
Управлять потоками задач, а не тонуть в них: что такое Kanban-методология
Этапы постановки задач сотрудникам
Чтобы задачу выполнили правильно и в срок, её нужно правильно поставить. Обычно постановка задачи состоит из пяти шагов.
1. Сформулировать задачу
Этот этап нужен для постановки задач, которые рассчитаны на долгосрочный результат, например изучение продукта и компании, анализ рынка. Повседневные поручения не требуют большой подготовки: руководитель описывает, какой нужен результат и что для этого необходимо сделать.
2. Проверить задачу по методу SMART
Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:
Specific — конкретная.
❌ Исправить баг на сайте.
✅ Исправить баг с формой заявки: не учитываются введённые личные данные.
Measurable — измеримая.
❌ Снизить стоимость лида.
✅ Снизить стоимость лида на 30%.
Achievable — достижимая.
❌ Написать пять писем для трёх разных рассылок за час.
✅ Написать письмо о новых предложениях компании к завтрашнему дню.
Relevant — значимая.
❌ Убедить клиента в том, что интерфейс сайта, который он предлагает, будет неудобным для пользователей.
✅ Если сейчас клиент настоит на своём, конверсия будет хуже, это отразится на репутации компании. Кроме того, потребуется несколько дней, чтобы внести изменения.
Time-bound — ограниченная во времени.
❌ Сделать макет сайта.
✅ Сделать макет сайта магазина электротехники к 25.08.2023.
3. Подробно описать задачу
Обычно инструкцию составляют в карточке таск-трекера. Её пишут так, чтобы после прочтения у ответственного за выполнение задачи не оставалось вопросов. Указывают этапы, особенности задачи, нужные контакты, прикрепляют файлы.
4. Установить сроки и точки контроля
Помимо дедлайна, у задач могут быть промежуточные даты, к которым готовят часть работы. Руководитель прописывает, какой должен быть результат на каждом этапе. Это помогает вовремя скорректировать работу или сроки, если условия поменяются.
Например, контрольные точки для задачи по разработке логотипа компании можно запланировать таким образом. Если дизайнер опытный, пунктов может быть меньше
5. Передать задачу
Один из важных этапов постановки задачи сотруднику — получение обратной связи. Исполнитель может быть более компетентным в конкретной области и предложить полезные изменения или, наоборот, неправильно понять задание. Поэтому важно задавать уточняющие вопросы.
❌ Всё ясно?
✅ Давай решим, какие будут дальнейшие шаги для решения задачи. К кому обратиться за поддержкой, если возникнут вопросы.
Обычно сотрудник отмечает, что принял задачу в таск-трекере, например Trello или Jira.
Пример правильной постановки задач
Разберём на пяти шагах алгоритма, как правильно ставить задачи:
1. Руководитель изучил отчёт маркетолога и сформулировал задачу: узнать, почему пользователи заходят на сайт, но не покупают продукт.
2. Проверил по методу SMART и конкретизировал задачу: завтра до 16:00 отправить письмо всем пользователям, которые оставляли свои данные на сайте, но не сделали заказ.
3. В карточке Яндекс Трекера написал инструкцию для сотрудника: взять у Игоря из отдела аналитики контакты клиентов, забрать готовый вариант письма у верстальщика, отправить письмо, собрать статистику рассылки. Прикрепил файл с образцом анализа.
4. Пометил дедлайн в карточке: 25 января, 16:00.
5. Попросил сотрудника прочитать задачу и рассказать поэтапно, как он будет её выполнять и какие проблемы могут возникнуть.
Возможные ошибки руководителя при постановке задач
1. Неясное описание
Руководитель ставит задачу, но не объясняет, как должен выглядеть конечный результат, поэтому задание выполняют неверно. Если ошибка повторяется часто, руководитель принимает позицию «лучше меня никто не сделает» и берёт на себя часть работы специалистов, что может привести к выгоранию. А у исполнителей пропадает мотивация что-либо делать.
Например, проджект-менеджер попросил специалиста отдела продаж собрать инсайты от аудитории. Специалист написал пользователям и узнал, что им нравится в продукте, а что нет. Отзывы скопировал в Google Docs. А проджект-менеджер ждал таблицу с анализом, какие сложности есть на каждом этапе взаимодействия с продуктом. Поручение не выполнено, так как обе стороны решили, что всё ясно по умолчанию.
2. Много важных задач
Исполнителю могут поручить несколько задач одновременно и все пометить как срочные. Непонятно, что делать в первую очередь. Если сотрудник сам проранжирует задания, то нет гарантии, что он сделает правильный выбор. Перед тем как ставить задачи, нужно оценить трудозатраты команды и пользу, которую бизнесу принесёт выполнение задач. Потом выбрать те, которые на данный момент наиболее важны для компании, и поставить реалистичные сроки по каждой.
Егор Турнаев
Для оценки задачи нужны метрики — например, три-пять критериев, которые помогут вывести приоритет. Это поможет избежать конфликтов, если в группе не один руководитель. Например, у команды разработки два продакт-менеджера, у каждого своё направление, и каждый считает, что его задача важнее. Когда есть объективные показатели, по которым можно оценивать задачу, будет проще договориться.
3. Не записаны изменения
Когда задача уже выполняется, могут поменяться условия, например сроки или бюджет. Часто они проговариваются устно и не фиксируются в таск-трекерах. Поэтому исполнитель может забыть детали или не сказать о них другим специалистам в команде. В итоге на задачу уйдёт больше времени.
Егор Турнаев
С задачами часто так бывает: сначала договорились об одном, а потом что-то изменилось, но это не зафиксировали ни в тексте, ни в комментариях к задаче. Задача может быть выполнена хорошо, но потом начнутся проблемы. Например, продакт-менеджер поставил задачу разработчику, потом что-то на ходу обсудил с коллегами и решил, что программа будет работать немного по-другому. Затем подключается тестировщик и видит, что написанное в задаче и сделанное разработчиком не совпадают. В итоге приходится тратить дополнительное время на описание найденных дефектов.
4. Отсутствие мотивации
Перед тем как ставить задачу подчинённому, нужно её оценить. Если она требует много времени и сил или выходит за пределы обязанностей сотрудника, нужно обосновать её значимость. Например, компании нужно быстро перенести проект из одного data-центра в другой, не затронув работу всех сервисов. За счёт переезда компания экономит значительную сумму. Чтобы мотивировать команду выполнить массивную и сложную задачу в короткие сроки, сотрудникам пообещали премию из бюджета, который удалось сэкономить благодаря переезду.
Советы экспертов
Настя Шушурина
Руководителю важно не только уметь правильно ставить задачи, но и строить доверительные отношения с сотрудниками. Тогда можно быть уверенным, что если возникнут сложности, то исполнители зададут уточняющие вопросы, а не будут ждать дедлайна. Это поможет больше делегировать и меньше переживать за результат.
Егор Турнаев
Часто люди в задачах не любят объяснять и писать. Пока в команде три-пять человек, это удобно. Но компания растёт, приходят новые сотрудники, пытаются разобраться в задачах, возникает много вопросов и ошибок. От этого страхует история задач, которая может служить хорошей документацией по проекту, когда на дополнительную отчётность нет ресурсов. Достаточно будет подробнее заполнять карточки в таск-трекерах: что и как должно быть сделано, сколько часов потратил исполнитель. Это позволит отслеживать выполненные задачи и точнее планировать новые.
Настя Шушурина
Яндекс Практикум
Продакт-менеджер направления менеджмента
Дайджест блога: ежемесячная подборка лучших статей от редакции
Читать также:
