Как сделать командные встречи интереснее

У встречи есть определённая динамика. Поэтому до её начала нужно сформулировать цель и понять шаги, которые помогут этой цели достичь. Например, если встреча запланирована ради решения проблем в проекте, то цель — сгенерировать идеи для их решения. Исходя из этого нужно структурировать внутренний процесс обсуждения. Расскажем подробнее, как подготовиться к встрече.

● Сформулируйте цель. Из этого будет понятно, какой состав участников нужен, какие результаты должны получиться, каким будет дизайн этой встречи и какими будут этапы.
● Составьте структуру (адженду) — что будет на встрече, пункты или блоки внутри встречи. В идеале аджендой нужно поделиться с участниками заранее. Так они будут понимать, чего ожидают от них на этой встрече, что нужно заранее подготовить, над чем подумать, с какими материалами познакомиться, какой результат будет по итогу встречи. Если адженда прописана хорошо, то неподходящие участники отсеются.
● Подготовьте материалы для встречи. Можно прописать в приглашении, что на встрече понадобится проанализировать дополнительные материалы, и приложить их к приглашению.
● Распределите роли ведущих. Встречу кто-то должен вести, записывать этапы и результаты, подводить итоги. Об этом мы расскажем ниже.

Встречу нужно начать с короткой переклички (чекина) и напомнить тему обсуждения. После этого важно обозначить этапы, которые намечены: например, сказать, что сейчас будет этап индивидуального мозгового штурма, когда каждый записывает какую-то идею по заданной теме. Можно объединиться в мини-группы и в них обмениваться идеями, выбирать лучшие. Затем команды презентуют идеи, из них нужно выбрать те, которые можно взять в работу.

В конце каждого этапа сформулируйте результат. На первом этапе результатом будет список идей каждого участника. На втором — список лучших идей, которые записала каждая команда. На третьем этапе — отбор лучших идей всех команд и составление чек-листа по решению общей задачи.

Для эффективного проведения встречи применяют схему Сэма Кейнера, которая описывает этапы принятия решений в группе. Идея состоит в разделении процесса на этапы мышления команды. На каждом этапе используют свои техники. Всего этапов три:

1. Этап расходящегося мышления — когда команда ещё не совсем понимает свои задачи и не слышит друг друга. Задача на этом этапе — простимулировать людей к открытому обсуждению, поиску идей. Это делается за счёт правил и вовлекающих механик.
2. Этап формирования взаимопонимания («зона стонов») — когда имеют место конфликты и недоговорённости внутри команды. Например, одному человеку важно одно, второму — другое. Нужно в этот момент управлять конфликтом, поддерживать участников морально, продумать, как вернуть команду к цели, пережить ощущение турбулентности.
3. Этап сходящегося мышления — принятие решения. Здесь возможно снова возвращение к цели, сужение мест, где идёт расхождение мнений, и подсвечивание ключевой линии.

На встрече могут быть выделены две основные роли: модератор и фасилитатор. Задачи этих людей будут различаться.

Модератор — это человек, который следит за ходом дискуссии, фиксирует промежуточные и итоговые результаты встречи. Например, встреча запланирована на полчаса. За это время нужно обсудить три вопроса. Это значит, что есть примерно по 10 минут на каждый вопрос. Модератор следит за временем, повесткой. Допустим, прошло восемь минут, но первый вопрос ещё не решён. Модератор должен поторопить участников либо продлить время на обсуждение.

Фасилитатор — это человек, который управляет групповой дискуссией. У него три фокуса внимания: цель встречи, формат встречи и то, как люди чувствуют себя внутри этой встречи (например, насколько вовлечены участники, как можно их вовлечь, насколько команда доходит до цели).

Бывает, что роль фасилитатора играет руководитель, который инициирует встречу. Но руководитель заинтересован в результате встречи, а фасилитатор — нейтральный человек. Его задача — направлять команду, чтобы участники лучше слышали друг друга, и он не заинтересован в конкретном варианте или исходе. Руководитель не всегда может совмещать две роли. Поэтому в таких случаях нужно решить, в какой части встречи он будет фасилитатором, а в какой — руководителем, принимающим финальное решение и несущим ответственность за это решение. Также фасилитатор помогает управлять дискуссией, применяет техники фасилитации. Об этом расскажем ниже.

Встречу можно сделать интереснее с помощью управления групповой динамикой, визуализации и геймификации. Они отличаются способами проведения и целями. Расскажем об этом подробнее.

● Интерактив. Важно следить за динамикой вовлечённости людей. Для этого используются такие процессы, как процедура открытия встречи (check-in) и обсуждение итогов встречи (check-out). Это короткие вопросы, которые направлены на обсуждение, обратную связь, рефлексию.

Есть ещё популярные форматы Open Space Technology и World Cafe. Open Space Technology (OST) — это методика организации встреч, которая позволяет участникам самостоятельно определять повестку дня и обсуждать актуальные для них темы. World Cafe — метод организации групповых обсуждений, который используется для генерации идей, обмена знаниями и выявления мнений участников.

● Визуализация (скрайбинг). Участники фиксируют на доске ход встречи и важные мысли. Это нужно, чтобы было проще возвращаться к важным нюансам, ничего не забывать. К тому же человек чувствует себя услышанным, когда видит, что его идею зафиксировали.

● Геймификация. Может применяться для разных целей, например для оценки задач. Представьте, что есть задача. Каждый разработчик называет время на её закрытие: 3 часа, 5 часов, 6 часов и т. д. Они обсуждают критерии оценки и выделяют определённое количество пойнтов на эту задачу.

Ещё бывает так, что обсуждение растягивается на целый день. Тогда управлять динамикой встречи можно с помощью перерывов. Обычный цикл, в рамках которого можно удержать внимание, длится примерно 45−90 минут. Допустим, если встреча длится уже 1,5 часа, можно внутри встречи менять форматы, чтобы удержать фокус внимания участников.

Форматов для вовлечения участников много. Все они описаны в книгах для фасилитаторов. Мы собрали самые популярные:

● «Руководство фасилитатора» (С. Кейнер).
● «Фасилитация для консультантов» (И. Бенс).
● «45 инструментов фасилитатора» (Т. Кристина).
● «Главная книга о фасилитации» (А. Дудоров, Л. Дудорова).
● «Лидер будущего» (С. Бехтерев, В. Бехтерева).
● «Ретроспектива проекта. Как проектным командам оглядываться назад, чтобы двигаться отсеются» (Н. Керт).
● «Ретроспектива в Agile. Проверенные методы и инновационные подходы» (М. Лоффлер).

Рабочие инструменты фасилитаторов при проведении встреч