Вылет по расписанию: что такое календарный план проекта и как его составить

Календарный план — это полный перечень работ, которые нужно выполнить в рамках проекта со сроками по каждому этапу, а иногда и задаче.

На базовом уровне план работ включает сроки и задачи по каждому этапу. В более подробный план дополнительно можно записать:

● задачи для каждой группы исполнителей: разработчиков, менеджеров, дизайнеров;

● контрольные точки по каждому этапу и задаче;

● онлайн и офлайн-мероприятия: встречи с заказчиком, презентация проекта и промежуточных результатов.

Обычно календарный план составляет менеджер, который отвечает за управление проектом. Иногда ему помогают другие сотрудники: например, проектный отдел компании составляет график встреч. Команда проекта тоже участвует в планировании: рассчитывает сроки выполнения каждой задачи и сколько человек для неё потребуется.

Календарный план проекта выполняет три основные функции:

● Упрощает контроль в рамках проекта. Менеджер видит, когда сроки уже поджимают и нужно проконтролировать, чтобы все в них уложились.

● Помогает оценить, можно ли выполнить задачи в срок и с имеющимися ресурсами. Если для проекта не хватает людей, бюджета или времени, с помощью плана работ это можно обнаружить и разрешить ещё на старте.

● Упорядочивает работу команды. Когда календарный план перед глазами, каждый понимает, как распределить время и ресурсы, каких результатов от него ждут.

Календарный план реализации проекта может выглядеть по-разному. Его объём и содержание зависят от нескольких факторов:

● целей и задач проекта;

● сферы деятельности компании;

● дополнительных ресурсов: например проектного отдела.

В плане работ обязательно указывают даты начала и конца проекта, сроки для каждого этапа и основные задачи.

Сроки и даты фиксируют в трёх видах:

● по плану — когда заказчик ожидает готовый результат;

● прогнозируемые — те, которые менеджер считает реалистичными, с поправкой на форс-мажор;

● фактические — те, в которые команда уложилась на практике.

Задачи в календарном плане работ тоже могут быть представлены по-разному:

● Основные — те, на которые заказчик выделяет бюджет и по которым нужно отчитаться. Например, сделать приложение с нужным функционалом через 2 месяца за 500 тысяч рублей.

● Внутренние — задачи для каждой группы или отдельных членов команды — дизайнеров, разработчиков, тестировщиков. Например, разработка приложения, дизайн, UI- и UX-копирайтинг и тестирование. У каждой из этих задач — свои сроки и бюджет, который берётся из общей суммы.

Самое сложное — спрогнозировать, какие действия и в какой последовательности потребуются, чтобы достичь целей проекта. На старте у менеджера не так много данных и приходится строить календарный план, опираясь на собственный опыт и гипотезы коллег. В процессе всё может несколько раз поменяться. Допустим, если заказчик решит, что вместо одного набора функций в приложении нужен совсем другой. Поэтому менеджер проекта и другие участники команды должны следить за всеми изменениями и сразу вносить изменения в план работ.

Бюджет и срок окончания проекта, как правило, остаются неизменными. Меняться может то, что нужно для достижения результата: предположим, если выяснилось, что раздел с отзывами на сайте не нужен, эту часть работ можно убрать из плана.

Проджект-менеджеру приходится принимать решения в условиях неопределённости и составлять план с запасом времени на срочные задачи и ситуации, когда что-то идёт не так. Допустим, в разгар проекта в компании заказчика вышел из отпуска руководитель отдела, с которым тоже нужно согласовать все этапы. Тогда в плане придётся заложить дополнительные две недели, чтобы всё успеть.

Чтобы составить календарный план проекта, менеджеру нужно выполнить несколько шагов:

1. Изучить цели, задачи и бюджет проекта. Это поможет понять, какой объём работ необходимо выполнить.

2. Декомпозировать, то есть разделить глобальную задачу на множество мелких. Для этого нужно разбить проект на этапы, а затем определить сроки и задачи для каждого. Можно отталкиваться от того, как обычно строится работа над проектом в команде. Например, заранее известно, что за создание сайта отвечают фронтенд- и бэкенд-разработчик и у каждого из них есть круг задач.

3. Добавить детали. Подумать, что ещё потребуется на каждом этапе. Например, подготовить пакет документов, протестировать функциональность, согласовать с заказчиком.

4. Сверить календарный план с командой. На этом этапе план сверяют с командой и корректируют. Например, один из программистов внезапно слёг с простудой, поэтому на разработку уйдёт на неделю больше, чем запланировали.

5. Убедиться, что ресурсов достаточно. После оценки плана может выясниться, что для такого объёма работ и сроков в команде недостаточно людей. Тогда менеджер проекта ставит дополнительную задачу, например добавить UX-дизайнера на проект.

Заказчику достаточно показывать календарный план верхнего уровня: только этапы, сроки, задачи и текущие расходы — чтобы отметить, что команда не вышла за рамки бюджета. Эта версия будет готова к концу второго или третьего этапа работы над планом. При этом внутренний план можно детализировать и менять каждый раз, когда появляются новые данные и обстоятельства.

Чтобы связать эти два документа, во внутреннем календарном плане менеджер обозначает контрольные точки: на каком этапе понадобится обратная связь от заказчика. На каждой точке можно показать план с промежуточными результатами проекта.

Вести календарный план работ удобно в таблице, например в Excel, Microsoft Project или Google Sheets. Версию для заказчика можно оформить в виде презентации: в PowerPoint или Google Presentation.

Научиться правильно составлять календарный план с учётом всех рисков можно на курсе «Менеджер проектов». Руководители-практики учат студентов управлять проектом и командой, а наставники — справляться с нагрузкой и не терять мотивацию. Выпускникам помогают составить резюме и подготовиться к собеседованию.

Основной календарный план работ проекта включает:

● список и график работ;

● сроки — общие и по каждой задаче;

● последовательность и зависимость между задачами: например, сначала разработка, потом тестирование, а параллельно с ними — дизайн и копирайт.

Дополнительно к плану работ по проекту прикладывают следующие документы:

● бюджет или смету;

● ресурсный план: сколько человек и оборудования потребуется для каждой задачи;

● матрица рисков: какие риски возможны, как их предотвратить и что делать, если всё-таки случился форс-мажор. Например, проект нужно сдать в июне, но в мае дизайнер собирается в отпуск, поэтому нужно заранее подыскать замену или изменить сроки;
● коммуникационный план: график встреч, созвонов и отправки отчётов по проекту.