График работы сотрудников: как составить и не нарушить ТК

• Что такое график работы сотрудников
• Основные виды графиков работы
• Кто в компании составляет график работы
• Какие факторы учитывают при составлении графика
• Правила составления графика работы сотрудников
• Как автоматизировать составление графиков
• Совет эксперта

График работы — это документ, который описывает режим сотрудника: когда начинается и заканчивается рабочий день, сколько длится смена, в какие дни выходить, а когда отдыхать. Без чёткого графика невозможно организовать работу команды и соблюсти трудовое законодательство.

Конкретный режим работы закрепляется во внутреннем регламенте компании или напрямую в договоре с сотрудником. Это не просто формальность: в споре суд в первую очередь смотрит на зафиксированные условия.

Для компании график решает сразу несколько задач. Во-первых, помогает равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и избежать ситуации, когда одни перерабатывают, а другие простаивают. Во-вторых, даёт возможность гибко распределять ресурсы под нагрузку. Кол-центры заранее знают «горячие» часы и усиливают смены в пиковое время. IT-компании закладывают дополнительную поддержку на период после релиза, когда поток обращений предсказуемо возрастает.

С точки зрения сотрудников прозрачный график работы — это предсказуемость. По данным ВЦИОМ, 31% людей ценят удобный режим при выборе компании. Когда сотрудник не знает, в какую смену выйдет на следующей неделе, это создаёт стресс и снижает лояльность к работодателю.

На практике установка режима работы — это точка пересечения интересов бизнеса, сотрудников и закона. Найти баланс между ними, чтобы правильно составить график, — одна из ключевых задач менеджера по персоналу. Глубже разобраться в том, как выстроить работу с сотрудниками, помогает курс «HR-менеджер». На занятиях учат выстраивать HR-процессы и работать с командой в условиях реального бизнеса.

Как составляется документ, определяет Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает несколько вариантов режима.

Кто и как должен составлять график сотрудников, зависит от размера организации и того, как в ней устроены HR-процессы.

Чем меньше компания, тем короче цепочка: в небольших командах график составляет руководитель лично. В среднем бизнесе задачу делят между начальниками отделов и HR. В корпорациях для этого существуют специализированные команды внутри HR-функции.

На практике, чтобы составить документ по закону, используют трёхступенчатую схему:

Кто бы ни заполнял таблицу, юридически за правильность графика отвечает работодатель. Если в документе обнаружатся нарушения ТК, отвечать будет организация, а не тот, кем составлялся график.

На выбор режима работы сотрудников влияет сразу несколько условий, которые нужно взвесить до того, как правильно составить первую версию документа.

• Специфика бизнеса и режим работы компании. Отправная точка — это то, как вообще устроен рабочий процесс. Больница, склад или кол-центр не могут закрыться в 18:00 и уйти на выходные, поэтому им нужны смены. Офис маркетингового агентства вполне укладывается в стандартную пятидневку.
• Сезонность и колебания нагрузки. Во многих компаниях нагрузка неравномерна. Бухгалтерия работает интенсивнее в период подготовки и сдачи отчётности, ретейл — в праздники, логистика — перед новогодними распродажами. Одни изменения в графике постоянные, другие — сезонные: компания подстраивает режим под текущие задачи. Важно закладывать это в график работы заранее, а не перекраивать его в последний момент.
• Законодательные ограничения. Некоторые сотрудники по закону могут претендовать на особые условия. Например, работающие во вредных условиях труда (3-й и 4-й степени) должны работать не более 36 часов в неделю, а беременные женщины имеют право на сокращённый рабочий день. Аналогичные нормы есть для несовершеннолетних, инвалидов и родителей детей до трёх лет.
• Пожелания сотрудников. Формально работодатель не обязан согласовывать график с каждым. Но на практике игнорировать личные обстоятельства команды — значит получать высокую текучку и низкую вовлечённость. Особенно это актуально для гибкого режима: его установление требует соглашения сторон.

Выбор режима работы персонала — это юридически значимый процесс. Несоблюдение процедуры может обернуться штрафами, поэтому важно составить его правильно.

• Учитывать нормы ТК. Любые сотрудники должны работать не более 40 часов в неделю. Для сменного режима составляется график общего рабочего времени: переработка в один период компенсируется в другой, но итог за учётный период должен соответствовать ТК РФ. Закон гарантирует каждому работнику минимум 42 часа отдыха в неделю, а ставить одному сотруднику несколько смен подряд запрещено.
• Учитывать производственный календарь. При составлении документа нужно учитывать официальный производственный календарь, который учитывает как праздничные дни, так и перенесённые выходные. Отклонение от этих данных приведёт к ошибкам в расчёте рабочего времени и, как следствие, к неверному начислению зарплаты.
• Закрепить режим в документах. Выбранный режим закрепляется в корпоративных документах или трудовом договоре, а если в компании есть профсоюз, график сменности согласуется и с ним.
• Донести информацию о режиме работы до персонала. Если сотрудники работают посменно, важно сообщить им об этом не позже чем за 30 дней до начала смен, при других режимах — минимум за две недели. При этом человек должен подтвердить, что он знает свой режим работы, поставив подпись.
• Правильно оформить изменения. Когда работодатель меняет режим по своей инициативе, сотрудник должен получить письменное уведомление минимум за два месяца. Новые условия оформляются дополнительным соглашением или приказом.

В небольших компаниях до сих пор используют Excel, чтобы составить график. Но чем больше сотрудников, разнообразнее режимы и сложнее нагрузка, тем выше риск ошибок: переработок, накладок смен, нарушений норм ТК. Именно здесь помогает автоматизация работы, которая позволяет сделать документ правильно.

Сегодня на российском рынке представлено несколько классов инструментов: