Личная эффективность: как её развить, чтобы управлять временем и командой

Личная эффективность — это способность успевать больше за меньшее время и жить спокойную, но при этом наполненную жизнь. Это помогает достигать успеха в работе, учёбе и личной жизни.

Когда у человека много требований и желаний, есть риск потерять время и силы на вещи, которые не приведут к цели. Чтобы не растратить эти ресурсы, необходимо развивать личную эффективность: разобраться, какие дела первостепенные, а от каких можно отказаться. Рассмотрим, как проявляется личная эффективность в разных сферах жизни.

Личная эффективность руководителя проявляется в способности распределять время и делегировать задачи. Чтобы достигать глобальных целей, ему нужно сфокусироваться на делах среднесрочной и долгосрочной перспективы и не распыляться на мелкие, рутинные дела. Поэтому полезно распределить повседневные задачи между командой и заняться стратегическим планированием.

Освоить навыки делегирования, научиться расставлять приоритеты и справляться с большим потоком задач можно на курсе по управлению командой. Курс поможет стать уверенным руководителем за 4 месяца. Команда опытных наставников и ревьюеров помогает на каждом этапе обучения.

Повысить профессиональную эффективность можно в три шага:

1. Планирование. Один из самых простых способов — вести ежедневные списки задач. Можно использовать блокнот и ручку или приложения для создания списка задач на каждый день, например Todoist или Google Keep. Достаточно перечислить задачи, которые нужно выполнить, и отмечать их по мере выполнения.

2. Регулярный аудит энергии. Для этой практики понадобится блокнот, ручка и 15 минут. Достаточно выписать все дела и распределить их по двум столбикам. В первом оставить те, что приносят энергию, например тренировки, творчество в работе и жизни, уроки английского. А во втором те, что отнимают силы, — скроллинг ленты в соцсетях, составление отчетов, планёрки. Возможно, придется отказаться от дел, которые не приносят энергии, или хотя бы попытаться их сократить. Аудит энергии полезно делать несколько раз в год, так как иногда даже любимые занятия перестают приносить удовольствие.

3. Отдых. Речь не только об одном-двух отпусках в год, когда ещё нужно постараться переключиться с рабочего режима и начать отдыхать. Полезно добавлять в расписание время для отдыха, не дожидаясь заветных двух недель. Многим сложно это делать, поскольку они путают отдых с ленью. Однако, чтобы повысить личную эффективность, необходимо делать перерыв в работе и распределять нагрузку в течение недели. Некоторым специалистам требуется время, чтобы раскачаться, и тогда день перед дедлайном становится самым продуктивным. Другие предпочитают выполнить по максимуму в понедельник и далее работать в спокойном темпе.

Важно вести дела так, чтобы было время для отдыха, здорового сна и занятий любимыми делами. В этом могут помочь такие инструменты:

● Технология SMART. Это постановка целей и задач, которую используют руководители для управления командой. Суть в том, чтобы сделать абстрактные цели понятными, конкретными и достижимыми. Есть пять критериев достижения цели по SMART: Specific — конкретная; Measurable — измеримая; Achievable — достижимая; Relevant — значимая; Time bound — ограниченная во времени. Эту технику можно успешно использовать не только в рабочих задачах, но и в жизни.

Например, прежде чем начать изучать испанский, нужно разобраться:

Что конкретно хочется изучить (S)? → Простую грамматику, цифры и счёт, лексику, связанную с путешествиями и медицинским обслуживанием.

Как понять, что уровня языка хватает (M)? → Не нужен переводчик, чтобы разобрать простую речь, словарный запас — 200+ слов, получается сформулировать мысль без словаря или объяснить её другими словами.

Насколько реально подтянуть язык с учётом объёма загрузки и других планов (A)? → Понадобится выделить минимум 2—3 часа в неделю и бюджет на обучение, заручиться поддержкой близких.

Для чего это нужно (R)? → Чтобы уверенно чувствовать себя в отпуске: спросить у местных, как пройти до пляжа, поторговаться на рынке, объяснить врачу, что болит.

Сколько есть времени, чтобы освоить нужный уровень (T)? → Отпуск через полгода, значит, есть время, чтобы подготовиться.

● Метод каскадирования целей. Чтобы к большим целям было проще подступиться, их нужно разделить на части. Так, если студента на курсе разработки пугает задача сверстать целую веб-страницу, он постоянно откладывает её. В этом случае полезно посмотреть на задание как на множество мелких задач: прописать код для блока меню, «раскрасить» кнопки, сделать разметку страницы. Главное — начать, а там и не заметишь, как сайт будет готов.

● Agile-планирование. Концепция agile life основана на идее, что любая деятельность — это регулярные циклы, которые состоят из четырех элементов: Plan — планирование, Execute — реализация, Analyze — анализ, Recharge — восстановление. Такой подход помогает планировать недели исходя из ценностей, которые хотелось бы реализовывать в рамках этого времени.

Если есть 5—8 важных сфер жизни, требующих внимания, лучше не пытаться уместить их все в сжатые сроки. А, например, выделить одну неделю под решение бытовых задач и время с семьей, другую — для работы над проектом. Если вкладывать понемногу во все сферы, каждая из них остается в фокусе внимания.

Agile-подход работает на уровне дня, недели и месяца

● Техника «Помодоро». Перед началом работы нужно установить таймер на 25 минут и взять перерыв на 5 минут, когда он подаст сигнал. Цикл может повторяться несколько раз. Такой подход помогает бороться с прокрастинацией — врагом личной эффективности. Когда есть понятное время — 25 минут, легче подступиться к сложной стратегической задаче. А чтобы было удобнее засекать время и отслеживать продуктивные отрезки, можно включить таймер в одном из «Помодоро»-сервисов.

● Техника «Три простых дела». Мозг работает по инерции, поэтому, чтобы с наименьшим сопротивлением начать чем-то заниматься, нужно эту инерцию создать. Прежде чем садиться за дипломную работу — придумать три простых дела и выполнить их последовательно. Например, 1) налить стакан воды → 2) полить цветок → 3) протереть пыль со стола. Когда есть список из четырех дел и три из них уже сделаны, легче приступить к «настоящей» задаче. Это легкий способ обмануть мозг и начать что-то делать.

У высокоэффективных людей есть привычки, которые помогают им достигать целей и оставаться продуктивными. Вот некоторые из них:

✅ Проводить «стратегические субботы» или ретроспективы: пересматривать, какие были достижения за неделю, сравнивать их с тем, куда хотелось бы прийти. Также, чтобы повысить личную эффективность, полезно продумать, на что будет направлен фокус на следующей неделе, и планировать её исходя из этого.

✅ Регулярно делать аудит четырёх сфер, которые отвечают за энергию: физическую, эмоциональную, умственную, духовную. Добавлять то, чего не хватает. Здесь поможет сориентироваться книга Тони Шварца «Жизнь на полной мощности».

✅ Обозначать границы. Если никогда не отказывать людям, есть большой риск растратить время на дела, которые не приведут к целям.

✅ Сверяться с ментором по разным сферам жизни. Психологи, коучи и другие специалисты научат замечать слепые зоны, думать по-другому и увеличивать эффективность работы.

✅ Напоминать себе, что эффективность — не самоцель. Иногда важно просто пожить и дать себе восстановиться без высоких ожиданий от результата.