IDEF, EPC и BPMN: как выбрать нотацию для моделирования бизнес-процессов

Моделированием процессов в компаниях могут заниматься бизнес- и системные аналитики. Вот как они обычно это делают:

1. Определяют заказчиков, участников, сотрудников, заинтересованных в изменении.
2. Собирают требования. Проводят интервью и анкетирование, обсуждают процесс на общих планерках и личных встречах.
3. Анализируют документы.
4. Составляют модели as is — в виде текста или схемы. Выявляют слабые зоны.
5. Разрабатывают новую схему процесса to be.
6. Запускают её и тестируют.
7. Отслеживают момент достижения нужных результатов.

Иногда ещё до моделирования аналитик предполагает, в какой части процесса существует проблема. Но во время моделирования он может выяснить, что причина совсем в другом. Например, в компании проблемы с доставкой — курьеры регулярно привозят клиентам заказы с опозданием. Построив модель as is, аналитик понимает, что проблема не на этапе доставки, а на этапе регистрации товара на складе. Значит, необходимо бизнес-моделирование процесса погрузки.

Освоить навыки моделирования бизнес-процессов и разобраться в нотациях можно на курсе «Системный аналитик». Программа подходит даже новичкам без опыта в IT. Студентов учат на заданиях, близких к реальным задачам, и помогают найти первую работу.

Описывать компанию можно разными способами. Один из способов — представить её набором функций, за каждую из которых отвечает свой отдел: например, маркетинга, производства и доставки. Такой вид моделирования называется функциональным.

Существует ещё один подход описания — процессный. Его суть в том, что компания — это не набор функций, а процессы, в которых участвуют разные отделы.

Разным подходам к моделированию соответствуют разные нотации — способы составления схем. Разберём их подробнее.

IDEF — это семейство нотаций. Одна из самых популярных в нём — IDEF0, она подходит для функционального моделирования. Её основные элементы — прямоугольники и стрелки.

IDEF0 — простая нотация, но в ней очень узкий набор элементов

Вот как выглядит процесс перевозки товара в моделировании по нотации IDEF0. Триггер для старта ― то, что запускает процесс, — заявка на перевозку товара. Правила, по которым проходит перевозка, — путевой лист. Ресурсы, необходимые для выполнения, — грузовой автомобиль и водитель. А результат перевозки — акт приёма-передачи.

Минус нотации IDEF0 — в ней нельзя показать альтернативные сценарии

Аналитики могут использовать нотацию IDEF0 для верхнеуровневого моделирования бизнес-процессов — когда, например, нужно описать работу всей компании. Но у этой нотации есть ограничение: нельзя показать развилки в сценарии. Диаграмма в нотации IDEF0 не может ответить на вопрос «а что, если…». Например, не получится описать, как должен поступить водитель грузового автомобиля, если клиента не оказалось на месте доставки и акт приёма-передачи подписать не удалось.

Нотация EPC подходит, когда необходимо детально смоделировать процесс или сделать графическую инструкцию. Часто её используют для создания подробных регламентов.

Элементы нотации в EPC состоят из стрелок и фигур: многоугольников и овалов. Вот несколько примеров.

В EPC много различных элементов. Схему тяжело читать тем, кто не разбирается в моделировании

Также есть логические операторы, которые обозначаются кружками. Всего их три: «и», «или» и «исключающее или».

● «И» / AND используется, когда все события должны быть исполнены.
● «ИЛИ» / OR — когда должно быть исполнено одно или несколько событий.
● «Исключающее ИЛИ» / XOR — когда должно быть исполнено только одно событие.

Предположим, необходимо описать инструкцию по отключению тёмной темы в мобильном приложении. Если изобразить её в графическом виде, то в нотации EPC она может выглядеть так.

Элемент XOR на схеме — это логический оператор. Он указывает на то, что дальше может произойти только одно из двух событий: чекбокс активен или чекбокс неактивен

Ключевая особенность этой нотации в том, что события и действия всегда должны чередоваться. Событие порождает действие, а действие всегда приводит к событию. Таким образом можно максимально детально смоделировать бизнес-процесс с обозначением всех промежуточных состояний.

BPMN — одна из самых популярных нотаций для бизнес-моделирования. У неё есть возможность визуально изобразить зоны ответственности исполнителей — по диаграмме легко понять, кто и за какие действия и события отвечает. И возможность изобразить развилки — альтернативные и параллельные процессы. Например, отделу маркетинга необходимы определённые данные о поведении пользователей. В этом случае сотрудник отдела должен запросить эти данные у аналитиков. Но если у аналитиков информации нет, нужно оформить заявку на исследование — это будет альтернативной развилкой в сценарии, и её можно изобразить в BPMN.

В этой нотации используют шесть основных категорий объектов:

1. Задачи и действия. Это те активности, которые необходимо исполнить. Например, «доставить товар».
На схеме объекты выглядят как прямоугольники, в которых могут быть дополнительные элементы. Так, маркер цикла означает повторяющееся действие, а маркер подпроцесса указывает, что в рамках одного действия существует ещё процесс с другими действиями.

Действия и задачи — основные элементы схемы в нотации BPMN

2. События. Это то, что происходит во время процесса. Обозначает уже случившийся факт. Например, «заявка отклонена». На схеме обозначается в виде круга. Существует три вида событий:

● Стартовое — с него начинается любой процесс. Например, получена заявка на покупку товара.
● Промежуточное — что происходит во время процесса. Например, звонок клиенту для уточнения деталей заявки.
● Конечное — финал. Например, заявка зарегистрирована.

Начало и окончание процесса всегда обозначаются кружками — элементами события

3. Пул. Это ограниченная прямоугольная область, в которой описывают процесс. Пулом может быть, например, вся организация или конкретный отдел.

Пул показывает границы процесса

С помощью дорожек можно показать отделы или сотрудников, которые участвуют в процессе

5. Шлюзы. У них есть ещё два названия: логические операторы или точки принятия решений. Это места, в которых процесс расходится на несколько потоков или несколько потоков соединяются в один. Существует три вида шлюзов:

● Эксклюзивный шлюз — строгое «или», то есть процесс может пойти только по одному пути.
● Неэксклюзивный шлюз — нестрогое «или», у процессов может быть несколько путей, но не все одновременно.
● Параллельный шлюз — используется для разветвления или слияния потоков.

Если в EPC логические операторы обозначаются кружками, то в нотации BPMN — ромбами

6. Связи. Действия, события, шлюзы соединяются между собой линиями — это связи или потоки операций. Поток по умолчанию показывает, в каком направлении двигаться, когда нет новых вводных. Условный поток указывает направление с учётом новых условий.

Чаще всего элементы нотации соединяются потоком по умолчанию или простой линией

Вот как может выглядеть процесс бронирования переговорной комнаты в офисе в нотации BPMN.

Нотация BPMN — самая популярная у аналитиков. Eё элементы есть даже в Miro, поэтому часто схемы рисуют именно там

Прежде чем выбрать нотацию, нужно определиться, какой уровень детализации процесса следует показать и как эти диаграммы потом будут использоваться.

Например, для функционального и верхнеуровневого моделирования подходит IDEF0, её хорошо использовать на презентациях. Нотация EPC не поместится на слайде, зато отлично подходит для разработки инструкций, но её будет тяжело прочесть. BPMN — универсальная диаграмма, но требует хороших навыков моделирования.