Менеджмент  •  05 декабря  2022  •  5 мин чтения

Тайм-менеджмент: как управлять временем, чтобы жить дома, а не на работе

Если команда срывает дедлайны, а руководитель не успевает проверить почту — дело в неправильном управлении временем. Разбираемся, как тайм-менеджмент помогает жить и работать.
Юлия Аравина
Яндекс Практикум
Наставник курса «Управление командой», коуч IT-руководителей и команд, психолог, ex-руководитель направления обучения и развития персонала в IT
Марк Кольченко
Яндекс Практикум
Редактор

Что такое тайм‑менеджмент

Тайм-менеджмент — гибкий навык управления временем, важный для специалиста любого профиля от IT до промышленности.

Чтобы понять, от чего зависит современный тайм-менеджмент, нужно разобраться в том, что такое мир VUCA и BANI.

Чтобы понять, от чего зависит современный тайм-менеджмент, нужно разобраться в том, что такое мир VUCA и BANI

Акронимы придумал Джамаис Кашио, футуролог проекта “Open Future”. VUCA — время с 1980-х до 2020. BANI — с 2020 по настоящее время

В VUCA-мире нужно было много работать, чтобы получать результаты. Поэтому люди планировали время так, чтобы выполнить как можно больше задач.

Во время пандемии коронавируса пришёл мир BANI — эпоха, где трудно планировать много задач, потому что перспектива до конца не определена.

В BANI-мире на первом плане — не то, как правильно управлять временем, а то, насколько быстро получается адаптироваться к происходящему. Например, переезжать, организовывать удалённую работу, перестраивать отделы под гибкий график.

Быстрая адаптация требует эмоциональных усилий. Поэтому основы тайм-менеджмента в BANI-мире — это не плотный график, а управление своим состоянием и разгрузка головы и рабочего дня от ненужных дел. Например, от прокрастинации или переписки без цели.

Мир меняется гораздо быстрее, чем мозг успевает к этому адаптироваться, так что проще перестроить график работы, а не мышление. Поэтому изменилась ценность тайм-менеджмента: раньше им пользовались для эффективности, сейчас — для баланса между работой и жизнью.

Например, методы тайм-менеджмента для руководителя будут такими:

Адаптироваться к разной интенсивности графика. Например, одним хорошо работать в размеренном режиме, а другим — под давлением и в состоянии цейтнота.

Расставлять приоритеты. Отказываться от менее важных задач, чтобы защитить команду от выгорания и внутренних конфликтов.

Находить «пожирателей времени», чтобы сохранять энергию для себя и команды. Часто пожирателями времени становятся планёрки и совещания. Если есть возможность решить проблему в почте, рабочем чате или по телефону, нужно её использовать.

Планировать время отдыха. Например: с 10 до 18 — рабочие дела, а с 18 до 23 — личные.

Восстанавливаться после работы. Уходить в отпуск с ощущением, что команда справится.

Справляться со стрессовыми ситуациями, например, с переработками, горящими дедлайнами по проекту.

Сильные навыки тайм-менеджмента помогают руководителю проявлять гибкость и выстраивать оптимальную систему тайм-менеджмента во время перемен. Например, когда он адаптируется к новой команде, нестандартным задачам или переходит в другой отдел.

Быстрая адаптация помогает быть у руля, а не плыть по течению. На курсе «Управление командой» практикующие руководители делятся правилами эффективного тайм-менеджмента. Студенты учатся планировать рабочее и личное время, расставлять приоритеты, делегировать задачи.

Улучшите показатели вашего отдела
Пройдите бесплатную вводную часть курса по управлению командой и поймёте, что можно улучшить в ваших текущих процессах и как сделать сотрудников счастливее

Зачем нужно управлять временем

Начинающие руководители — это, как правило, эксперты в своей сфере, которые постепенно стали брать на себя больше задач. Результаты этой работы заметили руководители компании и предложили заняться управлением командой. Часто начинающему руководителю сложно сразу переключится со своих текущих задач на управленческие.

Например, аналитик компании получает повышение, но продолжает совмещать работу аналитика и руководителя отдела. Это сложный путь — силы и нервы уходят на две профессии: аналитика и менеджера. И вместо правильного планирования времени может получиться, например, такая ситуация:

В теории

Руководитель должен отказаться от прошлых обязанностей. Например, делегировать создание аналитических дашбордов коллеге из команды.

На практике

Бывшего аналитика мучают сомнения: вдруг коллега не справится, а я точно сделаю дашборд правильно.

Так позиция руководителя превращается в бутылочное горлышко. Если задач прибавится — например, совет директоров решит, что надо выпускать новые продукты, — нагрузка руководителя вырастет. Он рискует не справиться, выгореть или даже уволиться.

Тайм-менеджмент руководителя решает несколько задач:

Развитие команды. Если тайм-менеджмент налажен, руководитель и команда успевают решать и срочные задачи, и важные несрочные. Например, выполнять план продаж и проводить тренинги для сотрудников.

Карьерный рост. Когда руководитель делегирует задачи другим — появляется больше времени на стратегические задачи. Например, на изучение английского языка для переговоров, чтобы работать с иностранными клиентами и повысить свою значимость в компании.

Продуктивность. Тайм-менеджмент помогает найти задачи-пожиратели энергии и сместить их на менее продуктивное время. Например, если сложно эффективно работать после планёрки, можно начинать день с проверки почты или переговоров, а командные задачи планировать на вторую половину.

Что происходит, если руководитель не управляет личным и рабочим временем

Если руководитель не хочет менять ритм работы и пытается совмещать обязанности менеджера и эксперта, появляются риски:

● Команда не укладывается в сроки.

Например, Миша, начинающий лид продуктового направления в IT, взял задачу: исследовать рынок облачных хранилищ и предложить новое решение для продуктовой линейки компании. Анализировать продукты конкурентов решил сам. А упаковку результатов в таблицы оставил команде. Дополнительно Миша должен выполнять свои текущие задачи: готовить презентации, писать коммерческие предложения.

В результате вместо трёх недель на исследование рынка пришлось потратить шесть, и времени всё равно не хватило. За неделю до дедлайна Мише пришлось передать поиск конкурентов другому руководителю — Маше.

Маша разбирается в тайм-менеджменте и понимает, что не справится одна даже за месяц. Чтобы успеть, она работает по вечерам и привлекает экспертов, но начальство всё равно осталось недовольно результатом.

● Руководитель может отстаивать ложное мнение и спровоцировать конфликт.

После неудачного проекта у руководства возникли вопросы к Мише, а он попытался переложить ответственность на Машу. Это привело к конфликту в команде, доверие между участниками пропало. Репутация Миши как руководителя тоже пострадала — не удалось на личном примере показать грамотное управление проектом.

● Сотрудники демотивированы, когда их ставят в ситуацию неудачи.

Если руководитель не учитывает навыки и опыт сотрудников, когда планирует время на выполнение задачи, это заранее настроит команду на то, что задача невыполнима. Ей будут заниматься в последнюю очередь, передавать коллегам и в итоге выполнят плохо или не выполнят совсем.

5 индикаторов слабого тайм-менеджмента

1. Один или несколько пунктов из списка задач постоянно откладываются.
Допустим, руководитель отдела маркетинга хочет сам подписывать контракты с партнёрами из Дубая. Для этого ему нужно разобраться в основах иностранных договоров.

Получилась большая задача: найти юриста, согласовать структуру обучения и выделить для него время. Поскольку задача несрочная, она постоянно переносится на завтра. А запись в списке задач отвлекает и заставляет руководителя нервничать.

2. После рабочего дня остается состояние неудовлетворённости.
По данным Statista, 44% опрошенных офисных сотрудников неудовлетворены тем, как прошёл рабочий день. За 10 лет исследований уровень недовольных вырос с 31% до 43%.

Например, руководитель отдела разработки записал задачу: за три дня проверить вёрстку пяти сайтов. Чтобы уложиться в этот срок, руководитель решил тратить по 45 минут на каждый сайт. Первый сайт он проверил за полтора часа, потому что в нём была не одна страница, а три. Второй сайт ― за час, потому что нужно было ответить на письма. Остальные три до конца рабочего дня проверить не успел. Теперь придётся вместо отдыха проверять оставшиеся сайты и переживать, что не успевает в срок.

3. Внимание и время тратится на второстепенные задачи.
К примеру, на встрече клиент отказался от проекта, потому что на него нет бюджета. Но менеджеру кажется, что настоящая причина в качестве работы. Он придумывает, как улучшить проект, и ставит задачи команде. Это отнимает время — люди работают над несуществующим проектом в ущерб приоритетным.

4. Жалобы от клиентов и смежных руководителей.
Из-за загруженности руководителя сроки по проекту могут сдвинуться. Например, продажи антивирусов в компании зависят от нескольких отделов: разработчиков, тестировщиков, аналитиков. Если тестировщики поздно сообщат о баге, разработка затянет обновление антивируса. Пользователи останутся без защиты на то время, пока команда заканчивает работу.

На руководителя посыплются жалобы от смежных управленцев, будут жалобы и от клиентов — но уже на компанию. А всё из-за того, что он не выделил и не контролировал промежуточные результаты работы команды.

5. Команда устаёт, выполняя обычный набор задач.
Отдел разрабатывает интернет-магазины. Команда работает по плану: собрать информацию из брифа, подготовить текст, макет, дизайн и вёрстку. Пока не пришёл новый руководитель, все задачи выполнялись в срок. Но теперь дизайнер вместо одного макета делает пять, а верстальщик в это время сидит без дела. Набор задач остался прежним, но из-за того, что задачи усложнились, команда начала срывать дедлайны.

Материал по теме:
Из кого состоит команда проекта и как её построить

Принципы управления временем

Не выгореть от работы помогут следующие принципы:

● Пробовать один инструмент за раз.

Часто люди стараются попробовать всё сразу, поэтому им не хватает времени на оценку результата. Из-за этого не замечают прогресс, или им кажется, что его нет. Лучше выбрать один метод и довести его до результата.

Нет

Каждый день пробовать новое: сегодня матрица, завтра ABC, послезавтра — обратное планирование.

Да

Запустить пилотный проект, во время которого пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Каждый день отмечать результаты и оценить их в конце проекта. Если результаты слабые, попробовать ABC или другой метод.

● Закладывать время на незапланированные задачи.

Во время рабочего дня часто появляются незапланированные дела. Если запланировать в списке дел время на внеплановые задачи, не придётся тушить пожары или переносить часть дел на завтра.

Если запланировать шесть часов на работу, а два — задачи вне плана, можно легко успеть сделать всё, что запланировано на день

● Планировать время продуктивности.

Жаворонкам комфортно заниматься важными делами утром, совам — во второй половине дня.

Чтобы найти оптимальное время работы, можно вести дневник эмоционального состояния ― измерять уровень энергии по 10-бальной шкале. Он помогает понять, какие задачи отнимают много энергии, в какое время это происходит. Так можно найти промежутки продуктивности, а энергоёмкие задачи перенести или делегировать.

Заметки помогают отделить важное от второстепенного
Заметки помогают отделить важное от второстепенного

● Использовать принцип «Важное — сейчас, неважное — потом или никогда».

Его описал Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники». Принцип работает для любой задачи: когда нужно разобрать почтовую переписку, подготовить презентацию для инвесторов или провести исследование.

Входящее сообщение, или инбокс — всё, что ждёт решения. Это могут быть неразобранные письма или файлы в облаке, начатые курсы, недочитанная книга.

Чем больше инбоксов, тем сильнее загружен мозг. Человек не понимает, с чего начать и когда закончить задачу. Чтобы этого не произошло, все задачи делят на три типа:

Важные — например, письмо, которое требует не больше трёх минут на ответ. Их лучше сделать сразу.

Не срочные — требуют тщательного анализа, а времени на это нет. Такие задачи записывают в список.

Неважные — задачи, которые можно отложить.

Инбокс можно решить, записать, передать или убрать. Алгоритм помогает правильно сортировать задачи
Инбокс можно решить, записать, передать или убрать. Алгоритм помогает правильно сортировать задачи

Инструменты тайм‑менеджмента

Каждый инструмент — как винтик в большой системе. Если его подобрать правильно, система будет работать без сбоев. Лучше пробовать инструменты по одному. Если не помогает — переходить к другой технологии управления временем и тестировать её.

Вот несколько инструментов, которые помогают управлять временем:

1. Список дел.
Помогает избавиться от необходимости помнить, что нужно сделать сегодня, завтра или через два месяца. Одним проще записать задачи в блокнот, другим — установить лист To-Do на телефон или компьютер.

Из списка надо убирать кочующие и менее важные задачи. Например, отказаться от встречи без конкретного вопроса или убрать просмотр рабочей переписки утром и в обед — оставить на вечер.

Важно писать не только задачу, но и как её выполнить

Список задач можно вести в блокноте или через специальные программы — карточки, листы To-do. Например, в Remember The Milk. Софт доступен на сайте и в мобильном приложении.

Из плюшек: списки на несколько дней вперёд и подписывать — время, дата и сроки выполнения задачи. Ещё можно декомпозировать задания: написать заголовок, а в карточке — алгоритм выполнения.

Если задание трудное, не хватает времени или за этапы отвечают другие специалисты — можно поделиться карточкой. Каждый увидит, что нужно сделать и что готово: прикрепить результат ссылкой или написать комментарий.

2. Приоритеты.
Чтобы качественно работать с задачами, нужно определить, насколько каждая из них срочная, сложная и важная.

Можно распределить задачи по важности с помощью принципа двух горелок.

Можно распределить задачи по важности с помощью принципа двух горелок
Важная горелка — для самой важной задачи, второстепенная — для трёх дополнительных задач. В нижнем левом секторе важная задача декомпозируется на шаги. В нижнем правом — мелкие задачи

Чтобы приоритизировать задачи, часто используют принцип АВС. Список задач делят на три категории:

● A — задачи первой важности, не больше трёх в день.
● B — задачи средней важности, не больше пяти.
● C — неважные задачи, которые можно делегировать или оставить на другой день.

Во время распределения по группам каждую задачу можно разбить на несколько шагов
Во время распределения по группам каждую задачу можно разбить на несколько шагов
3. Делегирование.
Начинающий руководитель может переживать, справятся ли сотрудники, и чрезмерно их контролировать.

Разберём, что делегировать точно стоит, а что — нет.

Нет

Мотивацию сотрудников.
Например, планёрки или тимбилдинги.

Постановку задач.
Если команда небольшая, то руководитель — это и проектный менеджер.

Контроль результата.
Менеджер управляет командой, поэтому отвечает лично за каждый шаг.

Решение конфликтных ситуаций.
Руководитель должен принимать решения, часто непопулярные, и отвечать за них.

Финансовые вопросы.
Например, решение о выплате премий.

Да

Подготовительную работу.
Например — планирование на год. Спросить команду, как она видит продукт. Но финальное решение всегда за менеджером.

Задачи, где у команды больше опыта,
чем у менеджера-эксперта.

Рутинную работу,
которая не развивает руководителя. Но может развивать сотрудника. Например, посещение конференций. Руководитель получит конспект, а сотрудник — ответы на вопросы в его специальности, развитие, знакомства.

4. Напоминания.
Бывает, что важные задачи остаются без внимания из-за того, что о них никто не напомнил. Чтобы этого не произошло, можно настроить систему напоминаний. Например, установить напоминания в смартфоне, задать время и подписать под задачу: 18:00 — «Чтение книги. Запись в дневнике состояний».
Можно установить будильник на приоритетные задачи. На выходные рабочие задачи отключать или заранее убрать из будильника повторы в субботу и воскресенье

Эффективные методы планирования

Существует много способов тайм-менеджмента: для проектов разной сложности и продолжительности. Рассмотрим универсальные для любой ситуации:

Обратное планирование помогает планировать долгосрочные задачи, например, стадии выполнения проекта или задачи наперёд.

Например, перед Новым годом нужно организовать мотивационное мероприятие для команды. Для этого нужно согласовать финансирование, подобрать провайдера и заключить договор с помощью HR.

Лучше начинать не с первого задания, а двигаться в обратном направлении:

—На поиски провайдера нужно две недели. Тимбилдинг запланирован на 15 декабря, значит, поиски нужно начать с 1 декабря.

—Чтобы HR подготовили документы, нужно ещё две недели, значит, нужно сообщить им о мероприятии не позже 15 ноября.

—На согласование сметы понадобится ещё две недели. Значит, не позднее 1 ноября нужно подготовить план работы и договориться о встрече с руководителем.

Группировка задач. Если есть несколько задач, которые можно выполнить за один раз, — лучше делать все и раз в день.

Например, если тратить утром час на просмотр всех сообщений, не придётся делать это в обед и вечером.

Совет эксперта

Юлия Аравина
Тайм-менеджмент — хороший индикатор управленческих навыков. Если человек умеет жонглировать разными сферами жизни и влиять на свою продуктивность, значит, он умеет планировать, приоритизировать, отказываться от лишнего, заканчивать начатое в срок. А это и есть самые главные навыки руководителя.

Поделиться
Wed Jan 18 2023 14:41:04 GMT+0300 (Moscow Standard Time)