Что такое воронка подбора и как ей пользоваться

Воронка подбора персонала — это поэтапный процесс поиска и найма сотрудников. Он начинается с первого контакта с соискателем, например со сбора откликов на вакансию или активного поиска со стороны рекрутера, и заканчивается прохождением кандидатом испытательного срока. Воронка показывает, сколько соискателей было в начале поиска и как они отсеивались в процессе этапов найма. Во многом она похожа на воронку продаж, только вместо покупателей аудитория воронки рекрутинга — соискатели, а вместо заключения сделки — приём на работу. 

Воронка подбора персонала помогает улучшить работу по найму сотрудников по разным направлениям. 

• Систематизация работы. Позволяет структурировать процесс подбора, чётко определить цели и задачи каждого этапа, а также критерии отбора кандидатов. Это помогает избежать хаоса и неопределённости в процессе поиска сотрудников.
• Оптимизация ресурсов. Воронка подбора помогает оптимизировать использование ресурсов компании, таких как время, деньги и усилия, за счёт повышения эффективности каждого конкретного этапа. Благодаря воронке проводится анализ процесса найма и формируется понимание «узких мест», с которым важно поработать. Также она позволяет сосредоточиться на наиболее перспективных кандидатах и сократить время на поиск.
• Прогнозирование потребностей. Воронка подбора может помочь прогнозировать будущие потребности компании в персонале и планировать наём заранее. Это особенно полезно для массового подбора, когда компании постоянно требуются специалисты на определённые должности.
• Стандартизация процесса. Воронка позволяет сделать прозрачным процесс подбора и стандартизировать его этапы в рамках всей системы или отдельно взятых должностей. Это делает процесс более прозрачным и понятным для всех участников, а также способствует улучшению коммуникации между HR-отделом и другими подразделениями компании.

 Таким образом, воронка подбора даёт возможность понять, как проходит процесс найма сотрудников, и улучшить его, опираясь на данные. Если в малом бизнесе, где персонал нанимают редко, без неё можно обойтись, то в среднем и крупном бизнесе она необходима. Кроме того, воронка рекрутинга обязательна в условиях дефицита персонала, потому что позволяет понять причину слабой укомплектованности или низкого притока новых работников.

 Разобраться, как использовать воронку подбора персонала, поможет курс «IT-рекрутер». На занятиях можно изучить рынок IT-кандидатов, научиться общаться с ними на одном языке, составлять стратегию поиска, использовать разные инструменты сорсинга и работать с возражениями.

Вне зависимости от размера и сферы деятельности компании воронки подбора персонала можно разделить на два основных вида: 

1. Фактическая воронка. Она опирается на имеющиеся данные по текущим вакансиям. В ней учитывается статистика каждого этапа подбора: сколько кандидатов было привлечено на конкретную позицию, сколько пришли на собеседование, выполнили тестовое задание и получили офер. 

2. Плановая воронка. Она строится на базе данных фактической воронки. Допустим, статистика показывает, что из 30 привлечённых кандидатов на позицию разработчика подошёл только один специалист, который и получил работу. На основе этих данных строится прогноз, согласно которому для найма двух разработчиков нужно привлечь 60 соискателей, а для найма трёх — 90 соискателей.

В крупных компаниях, куда регулярно нанимают большое количество специалистов определённых категорий, можно разделить эти воронки на дополнительные виды по специальностям. К примеру, в IT-компании, которая разрабатывает и продаёт программы, могут быть отдельные воронки рекрутинга для разработчиков и менеджеров по продажам. Однако в небольших и средних компаниях, как правило, достаточно реальной и плановой воронок подбора персонала. Если организация нанимает, скажем, одного-двух бухгалтеров в год, строить для этой позиции отдельную воронку нет смысла.

В зависимости от специфики компании этапы воронки подбора персонала могут различаться. Однако можно выделить основные этапы, которые есть в большинстве организаций. 

• Привлечение. На этом этапе компания привлекает персонал через различные каналы, например через сайты по поиску работы, социальные сети и рекламу. Сюда входит любой контакт с соискателем: пассивный поиск, когда рекрутеры только размещают вакансии, и активный, когда они самостоятельно ищут подходящих кандидатов.
• Работа с резюме. На этот этап переходят только те соискатели, которые предоставили резюме. На основе этих резюме рекрутеры проводят оценку и отбор специалистов, смотрят, насколько их опыт, навыки и ожидания соответствуют вакансии.
• Собеседование. Отобранные кандидаты проходят онлайн- или офлайн-собеседование, где оценивается их соответствие требованиям компании и информации, заявленной в резюме. В зависимости от количества и форматов собеседований, принятых в компании, этот этап воронки подбора может разделиться на несколько шагов. К примеру, если для отбора соискателей необходим разговор не только с рекрутером, но и с одним или несколькими руководителями, каждое собеседование выделяют в отдельный этап.
• Проверка навыков. Обязательный шаг, особенно для технических вакансий. На этом этапе воронки подбора проводятся технические собеседования и соискателям даются тестовые задания, по результатам которых часть из них может отсеяться.
• Офер. Если кандидат выбран, ему делается финальное предложение о работе, и он принимает решение о согласии или отказе.
• Выход на работу. Сюда входит фактическое начало работы сотрудника, а также оформление необходимых документов. Этот этап стоит включить в воронку подбора персонала, поскольку бывают случаи, когда после принятия офера человек так и не приступает к работе, и рекрутеру приходится искать нового кандидата.
• Прохождение испытательного срока. Заключительный и важный этап, который необходимо учитывать в воронке рекрутинга, поскольку всегда есть риск, что новый сотрудник не пройдёт испытательный срок и нужно будет нанимать нового.

Воронка подбора персонала показывает «узкие места» каждого этапа — проще говоря, с её помощью можно увидеть, на каком шаге найма сотрудников возникают проблемы. По сути, низкая конверсия любого этапа говорит о том, что стоит провести его анализ. 

Разберём оценку каждого этапа воронки подбора персонала. 

• Привлечение. Об эффективности этого этапа говорит количество взаимодействий с кандидатами. Если оно слишком низкое и поиск часто безуспешен, стоит обратить внимание на качество привлечения кандидатов. Например, может потребоваться расширить каналы поиска, усилить активный подбор, поработать над описанием вакансии и в целом над брендом работодателя.
• Работа с резюме. Допустим, если на первом этапе контактов с кандидатами много, но резюме присылают меньше половины, стоит подумать над привлекательностью вакансии и её детальной презентацией во время первой беседы с соискателем. А если резюме много, но отбор значительно сокращает их количество, полезно поработать над критериями поиска и требованиями, указанными в вакансии.
• Собеседование. Возьмём для примера ситуацию, когда на этапе собеседований с руководителем отдела конверсия воронки слишком низкая. Это говорит о том, что, возможно, есть проблема в синхронизации работы отделов: рекрутер считает каких-то кандидатов подходящими, но руководитель их отсеивает. В этом случае им стоит чётче обозначить профиль будущего сотрудника, его опыт и навыки.
• Проверка навыков. Если на этапе технических собеседований отсеивается много соискателей, полезно проанализировать адекватность требований и тестовых заданий. Возможно, задачи слишком сложные, а требования не соответствуют рынку, зарплате или позиции.
• Офер. При низкой конверсии на этом этапе воронки подбора стоит проверить, все ли требования были озвучены кандидату и сколько времени прошло с момента достижения договорённостей до отправки офера. Может оказаться, что требования он видел только в описании вакансии и что-то пропустил, а сроки были затянуты.
• Выход на работу. Здесь также важно обратить внимание на скорость принятия решения. Если процесс предложения работы затягивается на месяц, кандидат уже может найти другую работу.
• Прохождение испытательного срока. В ситуации, когда новые сотрудники уходят из компании в период испытательного срока, стоит провести анализ системы адаптации. Возможно, её стоит дополнительно проработать, чтобы новый персонал лучше приживался в коллективе. Также полезно проверить, соответствуют ли заявленные на собеседовании условия реальной картине. 

Таким образом, если есть проблемы с внутренней частью воронки — собеседованиями, оценочными и проверочными процедурами, стоит провести анализ HR-процессов в компании. Возможно, они слишком затянуты или критерии подбора персонала недостаточно чёткие. А если проблема с внешними этапами — привлечением и сбором резюме, стоит оценить процесс отбора и HR-бренд компании. Возможно, есть смысл поработать с каналами поиска кандидатов и позиционированием работодателя на рынке. 

В целом чем быстрее происходит поиск и наём сотрудников, тем лучше. К примеру, для производственного персонала оптимальный вариант — 1–2 дня от собеседования до офера. В IT-сфере воронка рекрутинга может занимать несколько недель, потому что кандидатам нужно пройти техническое собеседование или выполнить тестовое задание. Но если процесс затянется, то соискатель уже найдёт другую работу. Исключение — поиск топ-менеджмента, для которого воронка подбора персонала может достигать нескольких месяцев. Такие кандидаты часто готовы подождать ради хорошей должности.