Платёжный календарь: как разработать и использовать в бизнесе

Платёжный календарь — это инструмент планирования денежных потоков компании. Расскажем, как сделать календарь в Excel и автоматизировать его, чтобы не работать вручную.

Платёжный календарь — это инструмент для планирования финансов предприятия в виде графика платежей в конкретные даты в течение определённого периода. С помощью платёжного календаря организации можно спланировать потоки денежных средств в ней, увидеть возможные кассовые разрывы и понять, как их избежать.

Кассовым разрывом называют ситуацию, когда организация не может заплатить по обязательствам вовремя, хотя она и не терпит убытки. Такое бывает, когда деньги уже заработаны, но предприятие получит их только в определённое время в будущем и пока не может потратить их на выполнение обязательств. Эти разрывы между поступлениями и тратами во времени можно увидеть в платёжном календаре и эффективнее распределить финансовые потоки во времени.

Помимо избегания кассовых разрывов, платёжный календарь помогает планировать платежи, прогнозировать выручку и доход, работать с задолженностями и управлять свободными средствами. Он поможет привязать крупные расходы к крупным поступлениям, чтобы вовремя покупать оборудование, совершать закупки или нанимать новых работников.

Для составления платёжного календаря можно использовать специальные инструменты для предпринимателей и бухгалтеров, а можно — простую таблицу в Excel. Для этого нужно придерживаться несложных правил:

● Регулярный сбор данных. Необходимо постоянно собирать информацию о всех ожидаемых поступлениях и платежах. Их можно найти в договорах, счетах-фактурах, графиках платежей и других финансовых и операционных документах предприятия.

Чаще всего поступления — это оплата от ваших клиентов или полученные кредитные средства. Среди платежей могут быть оплата сырья и материалов, зарплаты сотрудников, налоги, арендная плата, коммунальные платежи, проценты по кредитам и т. д.

● Разделение на периоды. Платёжный календарь разбивается на удобные для анализа и управления периоды (день, неделя, месяц) в зависимости от специфики деятельности предприятия. Обычно платёжный календарь составляется на месяц по каждому календарному дню, поскольку возможную плату за просрочки платежей также начисляют за каждый день.

● Приоритизация платежей. Необходимо определить приоритетность платежей: какие из них нужно обязательно перечислить в определённый срок (например, налоги, зарплаты, аренда), а какие можно сдвинуть или отложить (например, отдельные закупки, маркетинговые расходы).

Определяя приоритеты, нужно учитывать, к каким санкциям может привести несвоевременная выплата. В случае налогов и зарплат возможны не только штрафы, но и административная и уголовная ответственность, а также блокировка счетов. Также в договорах аренды и других договорах с контрагентами может быть учтена оплата просрочки платежей.

Даже если для компании просрочка определённого платежа несущественна в финансовом смысле, она может привести к ухудшению отношений с контрагентом. Это может привести к разрыву договора и снижению репутации компании на рынке.

● Учёт неопределённости. Снизить риски кассовых разрывов поможет резервная сумма, или подушка безопасности. Если накопить её из свободных средств, в случае непредвиденных расходов или при корректировке платежей организация не останется без денег. Правильное составление платёжного календаря поможет выявить профицитные дни и выделить свободные средства на покрытие дефицита.

● Анализ денежных потоков. Одна из самых важных целей использования платёжного календаря — избежание кассовых разрывов. Анализ таблицы поможет выявить тонкие места, заранее спланировать своевременные платежи и поступления или принять решение о привлечении заёмных средств.

С помощью полученной из таблицы информации можно выявлять тенденции и паттерны. Например, если в летние месяцы выручка меньше, можно попытаться перенести часть платежей на другие месяцы. Это помогает более точно прогнозировать будущие платежи и поступления.

С помощью платёжного календаря можно также оценить соответствие реальной ситуации графику погашения задолженностей, если у компании есть кредит. Лучшее распределение платежей во времени поможет иметь необходимые суммы на счетах в нужное время и избежать просрочек платежей.

Постоянный анализ платежей также помогает следить за расходами предприятия, выявляя излишние или ненужные траты. Это поможет соответствовать изначальному бизнес-плану и получать прогнозируемую прибыль.

● Обновление и контроль. Платёжный календарь должен регулярно обновляться и корректироваться. Любое изменение в поступлениях и платежах может увеличить риск кассового разрыва и помешать финансовому планированию.

О том, как вести платёжный календарь и пользоваться другими инструментами финансового планирования в бизнесе, можно узнать на курсе «Финансовый аналитик». Авторы курса — финансовые аналитики Сбера и Яндекса — помогают студентам с нуля освоить профессию на практике и получить диплом о профессиональной переподготовке.

Для формирования простого и надёжного платёжного календаря вполне достаточно функций таблиц Excel. Такой календарь подойдёт индивидуальным предпринимателям или небольшим ООО. Вот как это делается.

1. Сбор данных. Необходимо собрать все данные о том, когда и сколько вам должны заплатить и когда и сколько платить должны вы. Эти данные формируют различные отделы организации: отдел продаж, бухгалтерия, административно-технический отдел, юридический отдел и т. д. Также необходимо знать, сколько денежных средств находится в распоряжении предприятия на начало календарного периода.

2. Создание шаблона. Окончательный формат таблицы зависит от специфики предприятия. В общем случае необходимо создать таблицу, где строки будут представлять платежи и поступления, а столбцы — выбранные промежутки времени (обычно — календарные дни).

Для удобства таблицу можно поделить на два блока, отдельно сгруппировав строки с поступлениями и отдельно — с платежами. Данные о сумме платежей для наглядности можно заносить в таблицу со знаком минус, учитывая это в дальнейшем при применении математических формул.

В зависимости от специфики бизнеса и платежи, и поступления можно и дальше делить на подгруппы, чтобы лучше планировать работу компании.

Пример создания шаблона платёжного календаря с заполненными данными о платежах, поступлениях и остатке на начало периода

3. Подсчёт платежей и поступлений. Для автоматического подсчёта платежей и поступлений нужно использовать математические формулы Excel. Нужно отдельно просуммировать платежи и поступления в каждом периоде. Для этого используют функцию Excel для простого суммирования СУММ или SUM, указывая в ней диапазон суммируемых ячеек.

4. Вычисление остатка на конец периода. Полученные суммы платежей и поступлений в первом периоде нужно сложить с остатком на начало первого периода. То же самое нужно сделать и с другими периодами, учитывая, что остаток на конец предыдущего периода станет остатком на начало следующего.

Полученные отрицательные значения будут говорить о кассовом разрыве — недостатке поступлений для проведения платежей. Положительные значения означают, что у компании есть свободные средства, которые можно отложить для создания подушки безопасности, потратить на будущие платежи или вывести в качестве прибыли.

Пример расчёта сумм поступлений и платежей, а также остатков на начало и конец каждого периода

5. Форматирование. Для наглядности можно выделить строки с суммами поступлений и платежей, а также периоды, в которые будет кассовый разрыв. В примере суммы выделены полужирным шрифтом, а кассовые разрывы — красным цветом.

6. Графики и диаграммы. При необходимости можно создать графики и диаграммы на основе полученных данных о денежных потоках.

Пример платёжного календаря с группированием расходов по статьям

Ещё один вариант создания платёжного календаря — ведение реестра платежей. В отдельную таблицу нужно занести все платежи и поступления, а затем создать платёжный календарь с помощью функции Excel «Сводная таблица». Эта функция поможет разнести платежи из реестра по дням и сгруппировать их по доходам и расходам.

Пример реестра платежей для создания платёжного календаря