Анализ данных  •  23 ноября  2022  •  5 мин чтения

4 инструмента быстрого и простого анализа данных в Microsoft Excel

Обычно аналитики работают со специфическими программами, но в некоторых случаях эффективнее использовать простой инструмент — Microsoft Excel.
Настя Шушурина
Яндекс Практикум
Продакт-менеджер, эксперт бесплатного курса по Excel
Лена Шпрингер
Яндекс Практикум
Редактор

Настройка анализа данных в Excel

Практически все инструменты для анализа данных уже встроены в Excel, и специально настраивать их не нужно. Эти инструменты находятся в главном меню программы в разделе «Данные».
Здесь лежат инструменты для сортировки, фильтрации, прогнозирования и других действий с данными таблицы
В других разделах они тоже встречаются — например, отображение географически привязанных данных на глобусе находится в разделе «Вставка → 3D-карта».

В Excel есть инструменты, которые нужно подключать отдельно. К таким относится анализ корреляций между значениями. Чтобы его использовать, нужно нажать «Файл → Параметры → Надстройки».

Затем в выпадающем списке «Управление» выбрать «Настройки Excel» и нажать «Перейти». Откроется список надстроек.
Нужно поставить галочку на «Пакет анализа» и нажать «ОК». После этого в разделе меню «Данные» появится пункт «Анализ данных» с доступными инструментами для анализа.

Инструменты для анализа данных в Excel простые в освоении, но плохо подходят для сложных задач. Тут аналитикам пригодится специальное ПО, аналитические базы данных и код на Python. Работать с этими инструментами учат на курсе «Аналитик данных».

Повышайте прибыль компании с помощью данных
Научитесь анализировать большие данные, строить гипотезы и соберите 13 проектов в портфолио за 6 месяцев, а не 1,5 года. Сделайте первый шаг к новой профессии в бесплатной вводной части курса «Аналитик данных».

Техники анализа данных в Microsoft Excel

Разберём несколько техник, которые позволят быстро изучить информацию, собранную в таблицу Excel.
1. Сводные таблицы
Нужны для того, чтобы сводить данные, то есть смотреть, как соотносится информация в разных столбцах и строках исходной таблицы. Например, есть данные по профессиям и зарплатам разных специалистов. Сводная таблица покажет, сколько в среднем зарабатывает представитель каждой профессии или какая из профессий популярнее.

Чтобы создать сводную таблицу для анализа данных в Microsoft Excel, сначала нужно сделать простую. Затем выделить все данные для анализа и нажать «Вставка» → «Сводная таблица». Excel предложит опции.

В этом окне можно задать диапазон, а также указать, куда именно вставить новую сводную таблицу — на новый или на этот же лист.

Затем появится новый лист, пока ещё пустой. В окне справа нужно задать поля сводной таблицы.

Например, зададим поля «Профессия» и «Зарплата».
По умолчанию Excel выбирает для числовых данных «Сумму по полю», то есть показывает сумму всех значений. Это можно скорректировать в графе значения, нажав на строку «Сумма по полю» → «Параметры поля значений».
Здесь можно выбрать новое имя для колонки и задать нужную операцию, например вычисление среднего. Получится следующая таблица.
В таблицу можно добавлять дополнительные значения. Допустим, поставить галочку в графе «Возраст», чтобы узнать средний возраст представителей профессии.
Если перетащить графу «Возраст» из раздела «Значений» в «Строки», получится средняя зарплата по профессиям для каждого возраста.
Чтобы вычислить самую популярную профессию, нужно распределить все по столбцам и посчитать, сколько раз они встречаются в таблице.
Инструмент «Сводные таблицы» позволяет сопоставлять самые разные значения друг с другом и делать простые вычисления. Часто для базового анализа данных большего и не требуется.
Материал по теме:
С чем работает аналитик данных: 10 популярных инструментов
2. Лист прогноза в Excel
Это средство анализа данных в MS Excel позволяет взять набор изменяющихся данных и спрогнозировать, как они будут изменяться дальше. Для этого понадобится как можно больший набор данных за прошлые периоды, причём равные — неделю, месяц, год.

Для примера возьмём динамику зарплат за два года.

Посчитаем, какой примерно будет зарплата в течение следующего года. Для этого нужно выделить данные для анализа и нажать «Данные» → «Лист прогноза». Появится диалоговое окно.
В нём можно выставить конечную точку и сразу увидеть примерный график. После нажатия кнопки «Создать» Excel создаст отдельный лист с прогнозируемыми данными.
Также на листе будет график, на котором можно визуально отследить примерные изменения.

Чем больше значений для анализа, тем точнее будет прогноз. Разумеется, он построен на простом математическом анализе, а не на моделях машинного обучения, поэтому не может учитывать нюансы и сложные факторы. Однако для простых примерных прогнозов подойдёт.

3. Быстрый анализ в Excel

Этот набор инструментов отвечает на вопрос «Как сделать анализ данных в Excel быстро?». В Microsoft Office 365 он называется экспресс-анализом. Инструмент появляется в нижнем правом углу, если выделить диапазон данных. У быстрого анализа чуть меньший набор опций, однако он позволяет в пару кликов проводить большинство стандартных аналитических операций.

Если нажать на кнопку с иконкой в виде молнии либо сочетание клавиш CTRL+Q, открывается большой набор инструментов для анализа и визуализации.

Например, если выбрать «Форматирование» → «Гистограмма», Excel прямо внутри ячеек для сравнения наглядно отобразит, насколько одни значения больше других.
При выборе «Диаграмма» Excel отобразит предварительный результат.
Затем создаст отдельный лист с настраиваемой диаграммой, в которой можно задавать свои параметры.
Прямо здесь можно вычислить среднее с автоматическим добавлением строки с результатами.
Инструмент быстрого анализа позволяет составить сводную таблицу без перехода в отдельные пункты меню.
4. 3D-карты
Этот инструмент позволяет с помощью MS Excel провести анализ данных, в которых есть указание города или страны. Работает только в последних версиях Excel старше 2019 года, без интернета недоступен.

Возьмём таблицу с профессиями и зарплатами и добавим в неё новую колонку — город проживания. Далее нужно выделить диапазон данных и нажать «Вставка» → «3D-карта». В отдельном окне откроется карта.

Слева можно выбрать параметры отображения. Например, задать высоту столбцов в зависимости от нужного показателя. Возьмём «Зарплату», выставим среднее значение и посмотрим, как это отобразится на 3D-карте.
Высота столбцов изменится в зависимости от средней зарплаты в регионе — Excel посчитает это самостоятельно. Можно задать категории, например «Профессию».
Excel раскрасит столбики в зависимости от того, сколько представителей каждой профессии живёт в конкретном городе.
При наведении на конкретный элемент столбика можно увидеть город, профессию и среднюю зарплату.

3D-карты пригодятся, когда в таблице очень много данных и их география имеет большое значение. Этот инструмент подойдёт как для анализа, так и для быстрой визуализации. Внутри инструмента можно изменить параметры отображения и быстро создать видео для презентации результатов анализа.

Совет эксперта

Настя Шушурина
Вышеописанные функции и лайфхаки — только часть инструментария Excel. Ими можно воспользоваться, когда нужно быстро провести агрегацию данных, найти ответ на вопрос или просто сравнить ряд данных и добавить пару классных визуализаций в презентацию. В Excel есть и множество других инструментов, которые позволяют делать интересные вещи и проводить быстрые манипуляции с данными без умения писать код.

Поделиться
Wed Feb 01 2023 17:47:21 GMT+0300 (Moscow Standard Time)