Как быстро достигать целей и завершать проекты — без магии и марафонов желаний

Декомпозиция — один из принципов менеджмента. Чтобы не потеряться на пути к большой цели, крупные проекты разбивают на маленькие этапы — от самых сложных и масштабных задач к простым и легко выполнимым.

Например, запуск онлайн-курса состоит из нескольких частей:

● провести кастдевы — глубинные интервью целевой аудитории,
● найти эксперта,
● спланировать образовательный результат,
● подготовить контент,
● создать курс.

Каждая из этих частей — отдельное направление, для реализации которого нужно решить ряд задач. Например, чтобы провести кастдев, нужно:

● отобрать подходящих респондентов;
● составить пул вопросов;
● назначить и провести встречи;
● расшифровать записи встреч;
● сформулировать выводы.

Одни задачи можно выполнять последовательно, друг за другом, другие — параллельно.

Для личных целей метод декомпозиции тоже работает. Например, цель «легко понимать разговорный английский» состоит из изучения грамматики и лексики, говорения, чтения, письма и аудирования — способности понимать речь на слух.

Можно написать пошаговый план и добавлять по одной задаче в распорядок дня. Допустим, учить каждый день два новых сленговых выражения на английском или смотреть серию «Наследия» с оригинальными субтитрами.

Декомпозиция целей отличается от других видов планирования, её структура должна соответствовать определённым принципам. Например, есть задача — организовать вечеринку для друзей, и нужно разбить её на более мелкие этапы с учётом пяти принципов декомпозиции:

1. Последовательность этапов
Чтобы вечеринка удалась, нужно выполнить несколько последовательных этапов:
определить дату и время, состав гостей, место проведения → подготовить меню с учётом предпочтений гостей → продумать очерёдность приготовления блюд, купить продукты → сервировать стол и украсить комнату → спланировать развлечения для гостей.

2. Иерархичность
Каждый из этих этапов можно разделить на более мелкие подзадачи. Например, подготовка меню может включать выбор закусок, основных блюд и десертов.

3. Измеримость и дедлайн
Каждому этапу или подзадаче при декомпозиции цели нужно установить чёткий дедлайн. Например, планирование должно быть закончено за неделю до вечеринки, а приготовление блюд ― за несколько часов перед началом.

4. Цельность
Каждый этап должен быть самодостаточным и способствовать общей цели ― успешной организации вечеринки. Если включить в меню множество разных блюд, например китайскую лапшу, итальянскую пасту, японские суши и мексиканские тако, это может разочаровать гостей. Потому что блюда не сочетаются друг с другом и стол будет выглядеть несбалансированным.

5. Чёткие формулировки
Каждая подзадача должна быть ясно сформулирована. Например, купить 10 бутылок безалкогольных напитков: 5 бутылок минеральной воды и 5 бутылок фруктового сока.

Работать с гибкими методологиями, распределять ресурсы, бюджеты и время, справляться с большим потоком задач и контролировать их выполнение учат на курсе «Управление командой».

Декомпозиция может быть вертикальной или горизонтальной. Вертикальная — по типу работ, например добавить в приложение выбор способа доставки товара. Её часто используют, чтобы увеличить производительность команды: способ позволяет выполнять работу параллельно, это увеличивает скорость и эффективность работы. Горизонтальная декомпозиция — вглубь задачи, например написать UX-текст для кнопок на главной странице лендинга.

Рассмотрим три самых популярных способа декомпозиции в IT-сфере:

1. Пользовательские сценарии
Такой способ актуален для запуска приложения, сайта, онлайн-курса.

Например, в приложении пользователь покупает товар разными способами:

- сразу оплачивает;
- составляет корзину и периодически её пополняет;
- сохраняет товар, которого нет в наличии.

Каждый способ предполагает разработку определённых функций и выполнение ряда задач внутри каждого сценария использования.

2. От простого к сложному
Например, от релиза к релизу усложняется интерфейс приложения.
Функциональность растёт, работают тестировщики, проводятся интервью с пользователями, устраняются баги и так далее.

3. По приоритетам
Под решение такого типа задач выстраивается алгоритм — к какой задаче приступать первой.

Учитывается вес задачи; простота в реализации; срочность — что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы не тормозить остальные процессы. Из суммы этих показателей выстраивается приоритетность: что сделать в первую очередь, а какие задачи можно выполнять параллельно.

Универсального алгоритма для выбора способа декомпозиции проекта или процесса не существует. Можно попробовать разные способы и подобрать подходящий, исходя из проекта. Во многих случаях лучшим решением может оказаться микс нескольких способов.

Перед тем как приступать к задаче, нужно оценить, насколько успешна была декомпозиция. Вернёмся к нашему примеру с вечеринкой. Оценим, верно ли мы декомпозировали цель «организовать вечеринку» с помощью чек-листа:

1. Все ли этапы учтены?
Каждый этап ― небольшая доля от конечного результата. Если пропустить этап «спланировать развлечения для гостей», основная цель «организовать вечеринку» будет выполнена не полностью.

2. Достаточно ли детализирован каждый этап?
Этапы должны быть максимально простыми, но есть опасность перемельчить. Например, «купить продукты для вечеринки» ― слишком общая подзадача, «купить две картофелины для салата, пять для основного блюда, восемь для драников» ― слишком мелкая, а «купить 1 кг картофеля, 300 г помидоров и т.д.» ― в самый раз.

3. Понятно ли описан каждый этап?
Если формулировка нечёткая, есть риск получить не тот результат, на который рассчитывали.

4. Логичная ли последовательность этапов?
Неверно будет сначала составить меню, а потом список гостей. Среди них могут оказаться вегетарианцы или веганы ― проделанная работа будет бесполезной, и меню придётся составлять заново.

5. Все ли подзадачи приводят к желаемому результату? Если планируется, что гости придут на вечеринку со своими напитками, этап «составить список напитков» ― лишняя работа, которую можно не делать.

Рассмотрим, как можно применять декомпозицию на практике:

1. Запуск мобильного приложения
Всё начинается с идеи, аналитики и создания Product Vision — видения продукта. Менеджер проекта анализирует сроки, график, бюджет, объём задач, составляет подробное техническое задание, утверждает всё с заказчиком, после чего команда приступает к работе.

Потом разрабатывают и согласовывают прототип для заказчика и начинают разработку: UX- и UI-дизайн, анимация, серверная часть для быстрой работы и защиты личных данных пользователя.

Потом приложение тестируют, устраняют баги, размещают на площадках, собирают фидбэк от пользователей и решают, что можно улучшить.

2. Ремонт квартиры
Здесь не подойдёт алгоритм «делай раз, делай два». Это всегда параллельные процессы. Можно нанять бригаду мастеров, которые клеят обои и меняют пол, и в тот же момент выбирать мебель. Такие проекты можно декомпозировать с помощью диаграммы Ганта.

3. Увеличение продаж дополнительных услуг
Сначала нужно пригласить экспертов: консультанта, маркетолога — и выяснить, почему услуги не продаются. Причиной может быть плохая подготовка менеджеров, низкая мотивация сотрудников или невостребованность продукта на рынке. От причины будет зависеть дальнейший порядок действий.

Для декомпозиции целей в таком проекте подойдёт дерево зависимостей. Составлять такие интеллект-карты помогают специальные сервисы — Miro; XMind; MindMeister; Draw.io; LucidChart.

✅ Чётко формулировать цель. Абстрактные задачи невозможно измерить в количественных показателях. Например, формулировать финальную цель по SMART.

✅ Детализировать подробно, но не доходить до абсурда. Действия должны быть легко выполнимы, при этом не стоит слишком мелко дробить каждую подзадачу при декомпозиции. Например, задача «провести интервью» делится на подзадачи: выделить ЦА, составить вопросы, провести 10 интервью, проанализировать результаты. Кому-то этого будет достаточно, а кто-то подзадачу «провести 10 интервью» разделит на ещё более мелкие: договориться о времени с первым респондентом, выслать ссылку для связи, провести интервью, и так ещё девять раз. Каждый сам определяет детальность и глубину подзадач в зависимости от личных особенностей, загруженности и компетентности команды.

✅ Проекты, в которых больше двух этапов работы, детализировать поэтапно. Например, при запуске сайта без согласования мокапа, который подготовил дизайнер, перейти к разработке не получится: важно показать заказчику, как продукт будет выглядеть в реальной жизни.

✅ Заложить запас времени на форс-мажоры. Далеко не все трудности получится предвидеть заранее. Если этот запас времени не потребуется, освободившиеся часы можно потратить на задачи без жёстких дедлайнов или детальнее проработать текущие.