Бизнес-процессы в организации: что это такое и зачем они нужны

Бизнес-процесс — это совокупность различных задач, действий и совершающих их людей. Бизнес-процессы принято рассматривать в заранее заданных рамках — например, конкретного проекта или, шире, отдельного бизнеса.

Например, продажа селлером товара клиенту на маркетплейсе — это бизнес-процесс, который можно разделить на множество подпроцессов: закупка товара, создание карточки, реклама, проработка логистики, доставка и т. д. Например, в процессе «Закупка товара» может быть отдельный подпроцесс «Переговоры с поставщиком». Финалом бизнес-процесса должен быть ощутимый результат — решённая задача, готовый продукт, проект, продажа или некое решение.

Напомним, что точечные вопросы и проблемы бизнеса эффективно помогает решать диаграмма Исикавы. Бизнес-процессы же предполагают решение глобальных вопросов — например, не «Почему отдел логистики снова срывает сроки доставки?», а «Организация процесса доставки».

Разобраться, кто за что отвечает в компании и в чём разница между продактом и проджектом, бывает непросто. Пройдите бесплатный курс «Какую профессию выбрать в менеджменте», чтобы оценить свой опыт и понять, какая из менеджерских позиций вам ближе.

Налаженные и подробно описанные бизнес-процессы помогают:

1) стандартизировать типовые задачи, регламентировать рабочий процесс и избавиться от хаоса в проекте (когда для каждой задачи и каждого сотрудника есть прописанный регламент действий, работа выполняется чётко и быстро);
2) экономить ресурсы, в том числе время команды, и быстрее выполнять задачи;
3) сконцентрироваться на главной цели и быстрее получить прибыль.

В конечном итоге налаженные бизнес-процессы повышают эффективность работы компании и влияют на рост прибыли. На их основе легче создавать чек-листы и гайды для сотрудников. Например, в редакции это может быть описание пошагового процесса работы над статьёй. Если бизнес-процессы не налажены или растянуты во времени, ценность или прибыль в денежном выражении компания получит позже.

Бизнес-процесс можно визуализировать как процесс передачи по кругу хрустальной вазы: если какой-то процесс будет задерживаться, ваза разобьётся. Образно говоря, ценности для клиента не будет. Любой участник команды взаимосвязан с другими сотрудниками, поэтому очень важно, чтобы каждый на любом этапе чётко делал свою работу, соблюдая заранее определённые сроки и стандарты.

Бизнес-процессы подкрепляются регламентами, гайдами, инструкциями и чек-листами, которые описывают и стандартизирует самые важные детали. Смысл регламентов не в том, чтобы превратить сотрудников в роботов. Лучше создать один регламент и придерживаться его, чем составить 100 инструкций на каждый шаг, которые не будут выполняться.

Суть основанных на бизнес-процессах регламентов не в ограничениях, а в поддержке сотрудника и помощи ему, чтобы он мог не задумываться над ключевыми процессами. Инструкции помогают проще воспринимать ход работы и видеть других участников проекта.

Для удалённой команды очень важно увидеть бизнес-процесс в онлайне, пусть даже в виде упрощённой схемы, и осознавать, что от работы каждого сотрудника зависит несколько смежных процессов. Это дает понимание, что сотрудник находится не в вакууме — наоборот, от результатов его деятельности зависит общий результат компании.

На старте любого бизнес-проекта важно понимать, какой именно процесс основной, то есть как бизнес будет зарабатывать деньги. Этот основной процесс классифицируем как материнский (МБП), то есть тот, который отвечает за генерацию прибыли и которому нужно уделять основное внимание.

Цель любого бизнеса — создание ценности для клиента и извлечение прибыли. Следовательно, нужно все силы направлять на развитие материнского бизнес-процесса. Задача всех остальных процессов — поддерживать и обслуживать материнский.

К поддерживающим видам бизнес-процессов можно отнести:

● управленческий процесс — подразумевает процессы, которые относятся к менеджменту среднего и высшего звена (продуктом в этом случае выступает решение);
● технологический процесс — относится к производству конкретного продукта, чаще всего связан именно с производством;
● операционный процесс — связан с финансовой областью деятельности компании;
● все остальные процессы, сопутствующие материнскому.

Для описания бизнес-процессов профессиональные менеджеры и владельцы продукта используют специальные программы — например, Mindmup или аналоги. Но начинать работу можно и на листе бумаге, а также в более привычных PowerPoint, Excel или Miro.

Разберём по шагам, как можно описать бизнес-процесс.

Шаг 1. Даём название процессу — например, «Закупка товара», «Заведение новых товаров на маркетплейс» или «Выпечка хлеба».

Шаг 2. Сразу фиксируем границы процесса: что должны иметь на входе и какой результат хотим получить на выходе. Это может быть готовая карточка товара, поджаристая булка хлеба или загруженный на маркетплейс товар.

Также на этом этапе важно определить продукт и критерии оценки результата: например, полусырая лепёшка вместо поджаристой булки в качестве итогового результата не принимается.

Шаг 3. Подробно описываем все детали процесса: список участников, ответственных и исполнителей и способы их взаимодействия, тайминг, задействованные ресурсы и нюансы исполнения. На этом этапе важно определить роли всех причастных к процессу сотрудников и уточнить порядок их действий.

Отметим, что описания нужно делать верхнеуровневые, не вдаваясь в конкретные детали. Например, то, какими фразами и по какому времени менеджер по продажам будет общаться с поставщиком, следует позже прописать в чек-листе.

Шаг 4. Вписываем в схему необходимых смежников — аналитиков, закупщиков, экономистов и их процессы.

Шаг 5. Дополняем схему метриками, гайдами, инструкциями, примерами и другими материалами.

Важно понимать, что бизнес-процессы в компании присутствуют всегда, даже если они не задокументированы. Но описанные и визуализированные бизнес-процессы помогают понимать суть работы и, соответственно, увеличивают производительность и эффективность. Даже посредственно описанный бизнес-процесс будет работать гораздо эффективнее, чем не описанный.