Как создать и настроить диаграммы в Excel

Диаграммы в Excel — это схематичное отображение данных из таблиц. Они позволяют визуализировать информацию, чтобы её было проще понять. Это особенно полезно, если необходимо сделать выводы по таблице со множеством значений. Одну и ту же информацию из таблицы Excel можно визуализировать по-разному. Например — показать данные в цифрах или процентах, а также выбрать вид отображения диаграммы.

Например, нужно визуализировать результаты продаж бытовой техники за месяц: кофемашин, тостеров, микроволновых печей, посудомоечных машин и мини-холодильников. Можно записать их в таблицу Excel или сделать диаграмму, которая наглядно покажет, как продавались товары.

Каждую диаграмму Excel можно видоизменить и настроить под свои требования

В Excel есть целый ряд диаграмм для разных целей, но чаще всего используют три основных. Разберём, как они выглядят и для каких таблиц подходят:

1. Круговые диаграммы. Данные визуализируются в виде «пирога», а показатели обозначаются разными цветами. Круговые диаграммы в Excel удобно использовать, когда важно показать соотношение разных значений: например, распределение игроков рынка или объём выручки у разных продавцов.

Цвета секторов в диаграмме можно менять: для этого нужно зайти во вкладку «Конструктор» в верхнем меню и кликнуть на кнопку «Изменить цвета». Источник

Научиться делать информативные диаграммы, а также работать с объёмными таблицами и грамотно использовать их функции можно на курсе «Excel для работы». Выпускники курса под руководством опытных наставников учатся автоматизировать расчёты больших данных и визуализировать результаты.

2. Графики и диаграммы с областями и накоплением. Эти два вида диаграмм в Excel похожи, разница в том, что в графике данные отображаются в виде кривой линии, а в диаграмме с областями — в виде «айсберга», то есть кривой с заполненной областью под ней. Диаграмма в виде графика актуальна, когда нужно визуализировать изменение данных за определённый период: например, рост продаж. Диаграмма с областями подойдёт, если важно не только показать изменения данных, но и сравнить их с другими.

3. Гистограмма. Данные диаграммы в Excel представлены в виде столбцов, высота которых зависит от значений в исходной таблице. Например, так можно показать уровень зарплат менеджера проектов. Гистограмму можно изменить на линейчатую, тогда информация будет отображаться в рядах. Эти виды диаграммы в Excel подходят для демонстрации данных в сравнении: например, для показа результатов опроса или динамики уровня инфляции за год.

Чтобы выделить медианную зарплату, достаточно дважды кликнуть на нужный столбец, и откроются настройки элемента. Источник

Например, руководителю отдела продаж мебельного магазина нужно отчитаться по результатам за месяц. У него есть таблица, куда заносились данные. В таблице указана информация по каждой продаже: тип товара, модель, цвет, стоимость, дата покупки и менеджер, который работал с клиентом. С помощью диаграммы в Excel нужно вычислить, кто из сотрудников показал лучшие результаты. Чтобы не делать этого вручную, можно сделать сводную таблицу, в которой будут только суммы и имена продавцов.

Теперь можно строить диаграмму в Excel. Сделать это можно за два шага:

1. Создать диаграмму. Необходимо выделить таблицу без учёта общей суммы продаж по менеджерам. Дальше — зайти во вкладку «Вставка» верхнего меню и выбрать пункт «Круговая диаграмма». Она создастся автоматически по таблице данных.

2. Настроить диаграмму. Изменяем название: программа выбрала его из заголовков колонок таблицы. Дважды кликнув на название, его можно изменить прямо в диаграмме. Далее добавляем числовые значения секторов: кликаем по диаграмме правой кнопкой мыши и выбираем пункт «Добавить подписи данных»: на секторах диаграммы появятся суммы продаж менеджеров. Эти цифры длинные, поэтому стоит отобразить их в процентах: кликаем правой кнопкой мыши на любой сумме и выбираем «Формат подписей данных».

Если добавлять или убирать галочки с пунктов параметров, подписи автоматически меняются в диаграмме

Стиль диаграммы можно настроить в разделе «Конструктор». Здесь есть шаблоны макетов с разными фонами и цветами секторов и фонами, которые можно менять. Также в Excel можно изменить легенду круговой диаграммы — в нашем случае это имена менеджеров. Например, поменять её положение, добавить тень и заливку или настроить цвет и размер шрифта.

Например, руководитель отдела продаж решил, что для презентации итогов работы лучше подойдёт не круговая диаграмма, а гистограмма. Нужно кликнуть по диаграмме правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Изменить тип диаграммы». Excel предлагает сразу несколько вариантов гистограммы: классическую, линейчатую, объёмную и т. д.

При изменении вида диаграммы все предыдущие настройки сбрасываются

Новую диаграмму необходимо настроить. Например, чтобы увеличить шрифт подписей данных и сделать их чёрными, нужно выделить подписи и перейти во вкладку «Главное» верхнего меню. Также полезно скорректировать перспективу столбцов: выделяем их, нажимаем на правую кнопку мыши, выбираем пункт «Поворот объёмной фигуры».

Чтобы изменить порядок вывода данных по менеджерам, нужно кликнуть на иконку сортировки в сводной таблице, выбрать порядок и указать колонку для сортировки

Также можно изменить данные: например, вместо графика по менеджерам было решено показать информацию по продажам разных категорий мебели. В этом случае не требуется построение новой диаграммы: нужно вызвать настройки сводной таблицы и вместо поля «Менеджер» добавить в область «Ось» поле «Тип мебели». После внесения изменений диаграмма автоматически обновится.

Изменить данные можно во вкладке «Анализ сводной диаграммы». Настройки открываются по клику на кнопку «Список полей»