Менеджмент • 21 августа 2023 • 5 мин чтения

Иерархическая структура работ: что это такое и как поможет реализовать проект

Рецепт блюда удобен тем, что разбит на шаги: сначала готовится мясо, потом гарнир, затем соус. Этот подход применим к любому проекту, если составить иерархическую структуру работ.

Что такое иерархическая структура работ проекта

Иерархическая структура работ (ИСР) или декомпозиция работ — это разделение проекта на этапы, которые, как правило, выполняются последовательно. Часть шагов может идти параллельно. Например, в проекте по разработке мобильного приложения для интернет-магазина этапы «анализ требований» и «проектирование» нужно выполнять последовательно. А создавать структуру базы данных и разрабатывать API можно параллельно, чтобы ускорить выход готового продукта.

Главная цель ИСР — готовый проект. Он разделяется на вехи, иногда их ещё называют ветками, — основные шаги на пути к цели. Это первый уровень иерархии. Каждая веха делится на задачи второго уровня — то, что нужно сделать, чтобы завершить веху. У каждой задачи есть свои подзадачи — это третий уровень.

В зависимости от сложности проекта может быть разное количество уровней иерархической структуры работ. Например, при создании несложного лендинга может быть три уровня, а в проекте разработки маркетплейса — больше десяти.

Простой пример иерархической структуры работ — строительство дома. Сама по себе цель масштабная, и не всегда понятно, с чего начать. Но даже разделение на вехи уже делает процесс яснее. Например, создание проекта дома, заливка фундамента, возведение стен, строительство крыши. Каждый из этапов можно разделить на задачи — допустим, чтобы залить фундамент, нужно купить цемент и смешать бетон. Так появляется пошаговый план строительства дома.

Применять иерархическую структуру работ можно не только в работе, но и в жизни. Например, планирование отдыха можно разделить на вехи и задачи, так будет проще подготовиться к путешествию.

В этой ИСР можно дополнительно прописать, кто из путешественников отвечает за выполнение каждой задачи

Почему стоит использовать ИСР

Иерархическая структура работ помогает управлять проектом на разных этапах и имеет ряд преимуществ:

✅ Понятна загрузка команды. Помимо задач, в иерархической структуре работ указывают специалистов, ответственных за их выполнение. Взглянув на ИСР по созданию интернет-магазина, можно определить объём работ UX-дизайнера и понять, когда ему можно поручить следующий проект.

✅ Легко отследить готовность работ. В ИСР прописывают время, необходимое для выполнения каждой вехи и конкретной задачи. Так в декомпозиции разработки сайта будет чётко видно, когда будет закончена работа с каталогом товаров, а когда — с личным кабинетом покупателя.

✅ Можно контролировать расход ресурсов. Используя метод иерархической структуры работ проекта, можно грамотно спланировать необходимые ресурсы и определить, когда они понадобятся. Структура позволит понять, в какой момент провести съемку товаров для каталога или заказать копирайтеру тексты.

Попробовать самостоятельно составить структурную декомпозицию работ для конкретного проекта и узнать, как правильно следовать ИСР, можно на курсе «Менеджер проектов».

Принципы разработки ИСР

Для того чтобы иерархическая структура работ была понятной и полезной, важно придерживаться четырёх принципов:

1. Принцип учёта рисков
Если не закладывать дополнительное время на выполнение каждой задачи, при возникновении сложностей может «поплыть» вся структура проекта. Например, при запуске рекламной кампании с анонсом акции в интернет-магазине полезно предусмотреть дополнительное время на создание креативов. Маркетолог может попросить дизайнера внести правки в макет, и если время на этот этап заложено без запаса, сроки запуска кампании могут сдвинуться. И интернет-магазин получит меньшую выручку из-за того, что при разработке ИСР менеджер проекта не учёл риски.

2. Принцип назначения ответственных
Важно, чтобы за выполнение каждой задачи отвечал конкретный специалист, а не подразделение в целом. К примеру, в ИСР по созданию мобильного приложения лучше указать, что за разработку интерфейса отвечает не команда дизайнеров, а UX-дизайнер. В больших командах стоит прописывать в структуре не только роль, но и имя ответственного. Это поможет избежать ситуаций, когда специалист думал, что задача поручена коллеге на аналогичной позиции, и не выполнил её.

3. Принцип правильного дерева
Структурная декомпозиция работ должна быть логичной, поэтому задачи не должны дублироваться и у каждой из них должен быть только один родительский элемент. Иначе возникнет путаница.
Допустим, цель ― сделать стикерпак. В структуре этого проекта в двух вехах есть задача «Опрос коллег». Но если назвать их одинаково и привязать к двум родительским элементам «Сбор идей» и «Подбор референсов», будет непонятно, какой этап работ выполнен, а какой ещё нет. Поэтому стоит уточнить каждую задачу и присвоить разным вехам.

Задачи и вехи в ИСР лучше прописывать не глаголами, а существительными. Так легче понять результат, которого нужно достигнуть на каждом шаге

4. Принцип единства критериев
Важно отразить понятный результат завершения работ на каждом этапе. Например, в проекте ремонта квартиры в вехе «Выбор бригады» после задачи «Поиск подрядчика» важно добавить задачу «Заключение договора». Если не отразить этот момент в иерархической структуре работ, а оставить только в голове, можно забыть подписать документы. Тогда в случае некачественного ремонта вернуть средства будет невозможно.

Этапы формирования иерархической структуры работ

Рассмотрим этапы разработки иерархической структуры работ на примере обновления фотографий товара для интернет-магазина:

1. Определение главной цели
Построение иерархической структуры работ начинается с целеполагания. Здесь важно указать именно конечную цель проекта. То есть не просто «Съёмка товаров», а «Публикация новых фотографий на сайте».

2. Формирование вех
На этом этапе нужно разбить проект на основные шаги. Для съёмки товара они будут такими:

Публикация новых фотографий на сайте:
- съёмка товара
- публикация фотографий в каталоге

3. Формирование задач
Дальше необходимо детализировать вехи — прописать, какие шаги нужно сделать, чтобы получить результат каждой вехи. Структура проекта по съёмке становится подробнее.

Уже на этапе формирования задач путь к цели проекта становится более понятным

Этап 4. Формирование подзадач
На этом этапе структурной декомпозиции расписываются действия, необходимые для решения каждой задачи.

В зависимости от сложности проекта можно остановиться на этом уровне ИСР или добавить дополнительные подзадачи

Если есть необходимость сделать структуру детальнее, можно добавить ещё один уровень и подробно расписать шаг «доставка товаров». В нём указать подзадачи «заказ курьера» (ответственный — менеджер проекта), «доставка товара в студию» (ответственный — курьер) и «получение товара» (ответственный — фотограф).

Этап 5. Назначение ответственных
Когда структура готова, необходимо назначить к каждой задаче ответственного специалиста, чтобы каждый участник проекта понимал, что ему делать.

Кстати, если ответственных в проекте немного, можно не прописывать их в структуре, а присвоить каждой задаче разный цвет. Например, синий — маркетолог, зелёный — фотограф

Этап 6. Указание периода
Для того чтобы проект не растягивался на годы, полезно добавить к каждой вехе и задаче временной период, за который она должна быть выполнена. Важно не забыть при этом про принцип иерархической структуры работ, связанный с учётом рисков, о котором говорилось выше.
Время, которое закладывается на каждый шаг, зависит от многих факторов, в том числе от специфики проекта. К примеру, в авиационной отрасли на одни задачи даётся месяц, на другие — один день. А в IT-компаниях обычно работают недельными спринтами.

Формы визуализации ИСР

Есть несколько видов иерархической структуры работ.

Чаще всего используется древовидная визуализация, поскольку она самая логичная и визуально удобная. В этом случае во главе структуры стоит основная цель проекта. На уровне ниже — вехи, они располагаются горизонтально. Под ними — задачи, которые также прописываются по горизонтали. Ниже — подзадачи, они могут располагаться вертикально.

Подобная визуализация используется в большинстве программ для управления проектами

Также некоторые менеджеры используют контурную структуру ИСР. В этом случае уровни иерархической структуры работ проекта располагаются только вертикально. За целью проекта идёт первая веха, под ней прописываются задачи, следом — вторая веха.

Похожую структуру используют, чтобы составить текст договора

Ещё один вариант структуры — иерархическая. Здесь список работ отображается только горизонтально.

При такой визуализации слева направо идут вехи, а от вех — задачи и подзадачи

Таким образом, иерархическая структура работ — довольно простой и удобный инструмент управления проектом. Главное, придерживаться принципов её разработки.

Совет эксперта

Екатерина Меркулова

Важно быть гибким и не отчаиваться, если что-то идёт не так и первоначальный порядок работ в ИСР приходится менять. Менеджер проектов всегда действует в условиях неопределенности, и изменения нужно воспринимать спокойно.

Статью подготовили: