Confluence: что это за программа, чем она полезна и как её настроить

Обзор и настройка системы Atlassian Confluence: рассказываем, как устроен сервис и какие функции будут полезны для организации работы команды над продуктом.

Confluence — это онлайн-система для совместной работы с документами. Программа помогает организовать взаимодействие внутри команды, хранить информацию, обмениваться знаниями и обсуждать проекты. С её помощью можно создавать и структурировать контент, включая текстовые страницы, таблицы, списки, диаграммы, файлы и многое другое. Инструмент часто используется в качестве корпоративной базы знаний.

Возьмём для примера ситуацию, когда разработчики пишут код для программы. Для того чтобы не потерять структуру и детали кода и легко разбираться в его логике, пригодится Confluence. В любой момент каждый член команды разработки может посмотреть в системе конкретный кусок кода и комментарии к нему, а также внести правки, которые увидят коллеги. Это особенно полезно при изменениях в команде, допустим если один из программистов уволился или в компанию пришёл новый сотрудник. При возникновении вопросов ответы можно найти в Confluence.

Confluence подходит для компаний любого размера, от небольших стартапов до крупных корпораций, благодаря своей гибкости и масштабируемости. Источник: Atlassian

Важно отметить, что Confluence больше не может работать в России официально. Это значит, что программу нельзя как использовать с русского IP-адреса, так и оплатить картой местного банка. Однако многие команды продолжают работать в системе через зарубежные IP-адреса и банки.

Confluence работает по принципу онлайн-офиса, где хранятся все документы компании в целом и по отдельным проектам. В системе есть шаблоны структур баз знаний, но они достаточно простые, и, как правило, большинство команд придумывают собственные. Для создания новой страницы нужно выбрать шаблон и заполнить страницы текстом, добавить изображения, таблицы, видео и другой контент. Весь контент в Confluence можно разделить на пространства, что упрощает структуризацию. К примеру, по одному проекту можно создать несколько пространств: разработка, маркетинг, финансы.

Члены команды регистрируются в системе Confluence и получают доступ к ней через браузер. Также есть возможность установки мобильного приложения. В зависимости от роли они могут создавать, просматривать, редактировать, удалять страницы и разделы, а также управлять доступом к ним. Пользователи могут комментировать страницы, задавать вопросы и обсуждать идеи, связанные с их содержанием. Для удобства работы в Confluence можно искать нужную информацию по поиску, фильтровать результаты и экспортировать данные в различных форматах.

Confluence хранит данные одним из двух способов: в облачном сервисе или в дата-центре системы. Второй вариант даёт компании больше контроля над настройкой, использованием и масштабированием программы.

Разобраться в Confluence и других инструментах, помогающих в работе над продуктом, можно на курсе «Продакт-менеджер с нуля». На занятиях студенты учатся проводить исследования, искать точки роста продукта и разбираться в потребностях клиентов с помощью CJM, Empathy map и JTBD.

Основные функции программы Confluence:

● Создание и редактирование страниц. В системе есть возможность вносить правки в контент онлайн. При этом сохраняется вся история правок, можно посмотреть, кто, когда и какие изменения вносил в документ, а также вернуть одну из его предыдущих версий.
● Структурирование контента. Например, для разделов чаще всего используется древовидная структура. А информацию на страницах можно форматировать с помощью макросов, которые позволяют добавить к тексту нестандартное оформление, — допустим, анимированные стикеры, рамки или текст, который можно свернуть.
● Комментирование и обсуждение. В Confluence есть возможность оставлять комментарии как ко всему документу, так и к отдельным его частям. Кроме того, пользователи могут ставить лайки, использовать гифки и эмодзи.
● Настройка прав доступа. Администратор может настраивать права доступа пользователей к страницам и разделам, чтобы обеспечить конфиденциальность данных. К примеру, программистам можно дать возможность работать только с разделом «Разработка», а HR-отделу дать доступ к разделу с общими данными о компании, которыми они могут делиться с новыми сотрудниками.
● Поиск и фильтрация. В Confluence есть мощные инструменты поиска и фильтрации, которые позволяют быстро находить нужную информацию среди большого объёма данных. К примеру, с помощью макросов можно добавить подсказки, которые будут всплывать по мере набора запроса в поисковой строке.
● Интеграция с другими продуктами Atlassian. Confluence интегрируется с Jira, что позволяет автоматически связывать задачи и проекты с соответствующими страницами в базе знаний.
● Экспорт данных. Сервис предоставляет инструменты для экспорта данных в различные форматы, например в PDF, HTML или CSV.

Для начала работы и создания нового пространства в Confluence необходимо зарегистрироваться в сервисе и ввести название проекта. Пользователь, создавший пространство, считается администратором, он может добавлять коллег и назначать им роли: администратора, редактора или читателя.

Следом можно создать базу данных. Ей можно присвоить название и сделать настройку её вида: добавить заголовки разделов, ссылки, иконки, прописать теги, упомянуть пользователей.

При создании к базе сразу можно подключить другие сервисы, к примеру Jira, чтобы настроить подгрузку задач

Следующий этап — создание страниц. В Confluence сразу можно настроить участников, исполнителей и ответственных, а также добавить результат и срок, в который задача должна быть выполнена. Все изменения, внесённые в страницу, сохраняются автоматически, но для того, чтобы она стала доступна другим пользователям, её нужно опубликовать (кнопка в верхнем меню справа). Перед публикацией можно настроить доступ к просмотру и редактированию.

В настройках доступа администратор может указать конкретных пользователей и разрешить им только чтение страницы или её редактирование

Для форматирования контента в Confluence полезно настроить макросы — инструменты для структурирования контента. По умолчанию на новой странице уже есть некоторые макросы, их можно удалить или редактировать по необходимости. Дополнительные можно найти в главном меню под кнопкой плюса. Там есть самые популярные макросы Confluence, например «Фрагмент кода», «Вставка задачи из Jira», «Списки», «Разделители».

Найти нужный макрос можно по поиску или разделам

Какой макрос добавлять в Confluence, зависит от задачи. Допустим, вставить несколько миниатюр изображений поможет макрос «Галерея». В нём можно настроить название, количество картинок и их сортировку. С помощью макроса «Древо страниц» есть возможность добавить вложенность документов. А макрос «Таблица отчёта о контенте» позволит проанализировать данные по меткам.

Кроме того, в Confluence есть настройка внешнего вида. К примеру, в боковом меню можно упорядочить страницы, создать собственные статусы контента, выбрать общее оформление и отображение меню.

Настройки раздела в Confluence находятся внизу левого меню страницы