Планируй, распределяй: какие программы используют для управления проектами

Управление проектами — это способ успешно выполнить какую-нибудь задачу. Для этого нужно:

1. Создать план.
2. Организовать процесс.
3. Проконтролировать работу.
4. Оценить результат.

Проектом может быть что угодно — от строительства дома до разработки IT-продукта. Например, мобильного приложения или рекламной кампании для нового сервиса. Проектная команда может состоять из разных специалистов, но за результат отвечает менеджер, который также контролирует процесс работы над проектом. Он определяет цели проекта, распределяет задачи между специалистами, следит за ходом выполнения работ, управляет ресурсами и сроками, общается с заказчиком.

На курсе «Менеджер проектов» студенты учатся решать управленческие задачи, близкие к реальным. Таким образом они погружаются в проектную среду ещё до первых собеседований. Также во время учёбы студентам помогают с поиском работы: рассказывают, как устроен рынок труда, где искать подходящие вакансии и как на них откликаться.

Инструменты управления проектами можно разделить на несколько групп:

● Таск-трекеры — чтобы ставить задачи и следить за их выполнением
● Мессенджеры — для коммуникаций в команде
● Базы знаний — для хранения документов по проекту
● Сервисы для планирования

Разберём каждую группу подробнее.

Один из самых популярных инструментов управления командой проекта. Интерфейс Trello выглядит как канбан-доска — карточки, которые разбиты по столбцам: «входящая задача», «в работе», «доработка», «завершённые задачи». В карточках можно добавить описание задачи, ответственных сотрудников, ссылки на другие корпоративные ресурсы. Название и столбцы можно менять под требования проекта. Канбан-подход помогает визуализировать работу над проектом, распределить ресурсы между задачами и вовремя заметить, если где-то нужна дополнительная поддержка.

Работает в России: зарегистрироваться можно, сменив локацию в браузере, подключить платный тариф — с помощью иностранной карты.

Стоимость: есть бесплатная версия с ограниченной функциональностью.

Шаблон рабочего пространства в Trello. Сервис теперь недоступен в России, но появляются достойные замены

Любимый сервис разработчиков. Большинство проектов по созданию ПО используют «жиру» из-за её удобства и богатого функционала. На платформе можно отслеживать все этапы разработки — от написания технического задания до исправления багов и релиза. Jira легко настроить для маркетинговых и дизайн-проектов, а также — для организации процессов в любой другой команде. Сервис подойдёт и небольшим, и крупным проектам. Кроме отслеживания задач, можно строить отчёты, диаграммы, связывать между собой проекты и задачи. Программа Jira считается не просто таск- или баг-трекером, а скорее системой управления проектами.

Работает в России: зарегистрироваться можно, сменив локацию в браузере, подключить платный тариф — с помощью иностранной карты.

Стоимость: от $80 в месяц, точная сумма зависит от количества пользователей и дополнительных функций. Есть бесплатная версия с ограниченной функциональностью.

Российский аналог Jira. Предлагает те же инструменты, что и знаменитая платформа: настройку досок, построение дорожной карты, диаграммы. Подойдёт любым командам — от технических до бухгалтерии.

Работает в России: да.

Стоимость: облачная версия — от 573 ₽ за пользователя в месяц при условии, что в команде минимум 5 человек.

Небольшая система управления проектами. Не подойдёт для крупных проектов вроде разработки системы безопасности банка. Но для команды по разработке мобильного приложения — вполне. Функциональность Basecamp гораздо проще, чем у Jira, и может подойти начинающим менеджерам.

Работает в России: да.

Стоимость: от $15 за пользователя, оплата доступна иностранной картой.

Гибрид системы управления проектами и корпоративных чатов. Есть бесплатная версия для команды до 10 человек и коробочная — оформляется на год. Коробочная версия — это программа со стандартным набором функций, которую компания устанавливает и настраивает самостоятельно. Преимущество такого формата — сервис размещают на корпоративных серверах и таким образом защищают данные от хакеров.

Работает в России: да.

Стоимость: можно сделать сколько угодно бесплатных команд до 10 человек. Если команда больше, то облачная версия обойдётся в 396 ₽ за пользователя в месяц, а коробочная — 695 ₽.

Небольшие команды обычно начинают работать в Telegram. Но каким бы удобным он ни был, в этом мессенджере невозможно организовать изолированное от личных каналов и чатов рабочее пространство. Чем больше команда, тем это очевиднее. К тому же всегда есть риск неосторожно переслать какой-нибудь конфиденциальный документ другому человеку. Здесь приходят на помощь корпоративные мессенджеры — сервисы, которые ориентированы только на рабочие коммуникации.

Корпоративный чат от разработчиков из Санкт-Петербурга. Здесь есть:

● Тематические каналы, где участники могут писать и комментировать короткие посты. Можно выбрать те, которые важны, или создавать свои
● Треды — ветки обсуждений под сообщениями в каналах. Если кто-то ответил на сообщение пользователя, ему придёт оповещение об этом во вкладке с тредами
● Лента, где можно просматривать сообщения со всех каналов, на которые подписан пользователь
● Чаты — для общения один на один
● Видеозвонки и конференции — для командных встреч

Разработчики регулярно обновляют продукт. На сайте опубликована дорожная карта проекта, где можно посмотреть, какие функции уже есть или планируются.

Работает в России: да.

Стоимость: от 150 ₽ за пользователя в год. Есть бесплатная версия с ограничением в 2000 сообщений в месяц.

В настройках можно поменять тему «Пачки» на тёмную

Кроме каналов и чатов у платформы тоже есть функции видеозвонков и конференций. Сервис предлагает сквозное шифрование и двухфакторную аутентификацию — для дополнительной защиты корпоративных данных. Но главный козырь Rocket Chat — открытый исходный код. Это значит, что платформу можно настроить под конкретную компанию и развернуть на локальном или облачном сервере.

Работает в России: да.

Стоимость: до 25 пользователей — бесплатно. Для более крупных команд — цена по запросу.

Конфиденциальность конференций в Rocket Chat обеспечивают белые IP-адреса. В отличие от адресов, которые попали в чёрный список, их не используют злоумышленники

Два популярных сервиса для того, чтобы организовать свою «Википедию» в команде, — это Confluence и Notion.

В нём удобно создавать и редактировать страницы с текстом, изображениями, инфографикой, прикреплять файлы. Разработала платформу та же компания, что и Jira, поэтому команды часто используют их вместе. Например, в Confluence можно хранить проектную документацию и технические инструкции и ссылаться на них в карточках Jira. Базу знаний можно установить на корпоративный сервер и быть уверенным: проектная информация недоступна третьим лицам.

Стоимость: от $60 в месяц, точная сумма зависит от количества пользователей и дополнительных функций. Есть бесплатная версия для команды до 10 человек и тарифы на месяц и год.

Доступ из России: зарегистрироваться можно, сменив локацию в браузере, подключить платный тариф — с помощью иностранной карты.

Размер команды: подходит для больших организаций с тысячами сотрудников.

Удобство интерфейса: для новичка может показаться сложным, но у платформы есть курс, который поможет освоиться на ней.

Подходит для технической документации: да. У платформы есть библиотека шаблонов под разные задачи документирования.

Если важна функциональность Confluence, но нет возможности получить к ней доступ из России, можно рассмотреть аналог от команды, которая разработала российский вариант Jira — EvaWiki. Базовая функциональность привычного сервиса уже доступна. В планах — разработка дополнительных функций. Например, инструмент для рисования диаграмм и блок-схем, а также плагин для управления требованиями.

Его часто выбирают небольшие команды разработки, маркетологи и менеджеры продуктов. Платформу можно настроить под разные запросы: вести доски с задачами, планировать личные и рабочие проекты, оформлять текстовые документы и заметки, вместе их редактировать. На техническую документацию не рассчитан.

Стоимость: от $8 за пользователя в месяц, оплата иностранной картой. Есть бесплатная версия для команды до 10 человек.

Доступ из России: да.

Размер команды: до 250 человек.

Удобство интерфейса: интуитивно понятный. Контент в Notion состоит из блоков, которые можно двигать, изменять, делать уникальное оформление с помощью иконок и выделения цветом.

Диаграмма Ганта — это вариант представления хронологии проекта. Он помогает менеджеру и его команде спланировать все этапы так, чтобы уложиться в срок и получить результат, которого ожидает заказчик.

Диаграмма выглядит как календарная сетка, где отмечены начало и конец каждого этапа проекта, видно, какие этапы и задачи пересекаются и кто за них ответственный. Таким образом все в команде видят общую картину и то, как работа одного специалиста связана с задачами другого. Диаграмма Ганта особенно полезна для масштабных проектов, где сотрудничают несколько команд.

Обычно диаграммы Ганта — это не самостоятельные инструменты управления сроками проекта, а части более крупных сервисов. Например, EvaProject. Для менеджера это удобно: на одной платформе можно и отслеживать отдельные задачи, и сверяться с планом по всему проекту. Ниже — примеры диаграммы Ганта в разных сервисах.

На что стоит обратить внимание при выборе таск-трекеров, баз знаний и мессенджеров:

● Специфика проекта. Удобнее сразу использовать программу по управлению разработкой проекта с учётом его развития, чем тратить время на перенос данных с одной платформы на другую. Даже если команда разрабатывает небольшой продукт, позже он может вырасти. Например, интернет-магазин решили расширить до маркетплейса. В таком проекте будет больше сотрудников и задач. Методы и инструменты управления проектами подобного масштаба тоже будут отличаться от тех, которые используют маленькие команды.

● Бюджет. Некоторые платформы предлагают бесплатные или недорогие подписки — это подходит для небольших команд. Если в проекте больше 10 человек или нужны инструменты со специальными функциями, придётся выделить бюджет на платные тарифы или более дорогие сервисы.

● Интеграция с другими инструментами. Это позволит сэкономить время на переносе данных и обеспечит слаженную работу между системами и специалистами. Например, Jira интегрирована с Confluence, а российские сервисы вроде Kaiten и EvaProject предлагают автоматический перенос данных из Trello и Jira.

● Поддержка и обновления. Продукт, который регулярно обновляют, работает стабильнее и подходит большинству проектов. Даже у Jira, в которой реализованы все необходимые менеджеру функции, выходят новые версии и промежуточные обновления. Например, в последней Jira можно вести бэклог — список задач, которые планируют сделать — параллельно с канбан-доской, добавлять цель для спринта и быстрее находить задачи с помощью поисковой строки.

Чем быстрее получится восстановить сервис после сбоя или исправить ошибку в работе отдельной функции, тем быстрее команда вернётся к задачам. В Jira прямо на сайте можно завести тикет — заявку — в поддержку или задать вопрос в сообществе пользователей программы. Аналогичные условия предлагает и российский сервис EvaProject. У него есть база знаний, где собраны ответы на популярные вопросы, и команда поддержки, к которой можно обратиться за помощью.

● Безопасность данных. Количество киберпреступлений с каждым годом растёт. Важно, чтобы программу для управления разработкой проекта или мессенджер можно было настроить так, чтобы защитить корпоративные данные от злоумышленников. Например, разместить сервис на серверах компании, настроить шифрование, использовать безопасные каналы для передачи информации.

● Удобство. Программы для управления проектами должны быть удобны не только менеджеру, но и всей команде. Если в инструменте есть нужные функции, но сложно разобраться с интерфейсом, это замедлит работу на проекте. Вместо того, чтобы работать над задачами, команда будет разбираться, как пользоваться сервисом.