Жизненный цикл проекта. Ключевые этапы, модели и инструменты контроля

Внутри многих компаний работа идёт в двух направлениях: разработка продукта и создание проектов. Продукт может быть товаром, услугой, появиться в результате проекта или стать причиной, по которой проект нужно запустить. Например, продукт образовательной платформы — курсы, которые нужно обновлять и презентовать целевой аудитории. Для развития продукта платформа может создавать краткосрочные или долгосрочные проекты, например, конференции и партнёрские коллаборации. Проект цикличен и направлен на организацию чего-то нового за ограниченное время.

Проекты бывают внешними и внутренними.
Внешние бизнес-проекты направлены на взаимодействие с аудиторией и увеличение прибыли. Это могут быть профессиональные конференции, бизнес-туры и рекламные интеграции.
Внутренние проекты реализуются для улучшения корпоративных процессов. К внутренним проектам можно отнести обучение сотрудников.

Жизненный цикл — это последовательность этапов, через которые проходит проект от начала до передачи результата заказчику. У каждого этапа есть результат, который позволяет оценивать качество проделанной работы. Всего в цикле пять этапов:

1. Инициация и планирование проекта.
2. Сбор требований.
3. Реализация.
4. Тестирование.
5. Завершение.

Причём завершение проекта будет отличаться в зависимости от его типа — для внешнего или внутреннего клиента. Для внешнего заказчика завершение состоит из передачи клиенту результата и подведения итогов с внешней и внутренней командой.

Жизненный цикл позволяет менеджеру проекта и другим участникам синхронизироваться на старте, оценить необходимые ресурсы и составить план действий. Команда вовремя реагирует на изменения благодаря контролю, а на этапе завершения подводит итоги и делает выводы.

Вся информация по проекту структурируется, определяются дедлайны и ответственные по задачам, в результате чего каждый участник понимает, что происходит внутри процессов.

Научиться формировать этапы жизненного цикла, планировать цели и ожидания и учитывать все ограничения можно на курсе «Основы управления проектами». Здесь студенты подробно изучают цикл и разные ситуации в нём, например, возможные варианты изменений при реализации плана.

Приготовление оливье для новогоднего стола тоже имеет свой жизненный цикл. Благодаря ему человек, который готовит салат, может держать процесс под контролем и оперативно вносить изменения

Рассмотрим основные этапы жизненного цикла проекта подробнее:

1. Инициация проекта и планирование работ
Задача этого этапа — разработать детальный план проекта с расписанием работ, бюджетом, механизмом контроля. В планирование добавляются сроки, ответственные и обозначаются результаты задач.

2. Сбор требований
На этом этапе ответственным лицом становится менеджер проектов. Он помогает сформировать проектную команду, анализирует потребности заказчика, определяет цели и ограничения проекта. Вместе с командой проводит предварительную оценку затрат и рисков. Результат этапа — сформированное «дано» проекта, где стороны поняли друг друга, потому что обозначили все вводные и договорённости на старте.

В результате работы менеджер проектов составляет чек-лист развития проекта (Work Breakdown Structure), в котором иерархически связывает задачи между собой

3. Реализация
На этом этапе проектная команда выполняет работы по плану:
● назначает и контролирует задачи,
● коммуницирует с заинтересованными сторонами,
● управляет рисками.
В результате этапа проект должен достичь целей, перечисленных в плане.

4. Контроль
Нужен, чтобы следить за ходом работ, оценить расходы и качество результатов. На этом этапе регулярно анализируют прогресс проекта. Если команда обнаруживает ошибку, она корректирует свои действия и восстанавливает движение по плану.

5. Завершение
После достижения целей и выполнения всех работ проект завершается. Участники проекта оценивают результаты, обмениваются документами и обсуждают обратную связь от исполнителей и заказчиков. Анализ проекта после его завершения помогает повысить качество будущих проектов.

Последовательность выполнения задач на проекте определяют две модели жизненного цикла — водопадная (waterfall) и гибкая. Гибкий подход позволяет быстрее реагировать на изменения и учитывать обратную связь, а водопадный подход обеспечивает более строгое управление бюджетом и сроками проекта. Перед тем как выбрать определённую модель, команда проекта должна ответить на вопросы:

- Важно получить результат сразу или можно сдавать работу по частям?
- Как часто будут меняться условия проекта?
- Как часто будет приходить обратная связь по проекту?

После ответа на поставленные вопросы команда определится, какая модель больше подходит — предиктивная водопадная или гибкая.

Рассмотрим доступные модели жизненного цикла подробнее:

● Водопадная (Waterfall)
В водопадной модели каждый следующий этап начинается только после завершения предыдущего. Проект движется от анализа входных данных к проектированию, разработке, тестированию и, наконец, внедрению. Эта модель предполагает чёткое соблюдение технического задания, её непросто адаптировать к новым требованиям заказчика или внешним изменениям.

● Гибкие методологии
Также известны как Agile-методологии. Особое внимание уделяют гибкости, командной работе и быстрой адаптации. За счёт этого продукты и решения разрабатываются в короткие циклы — итерации или спринты. При этом команда может отходить от заранее установленного плана.

Внутри гибкого подхода управления есть несколько фреймворков и методик. Например, Scrum и Kanban. В рамках фреймворка Scrum проект разбивается на короткие периоды — спринты — которые длятся от двух недель до месяца. Каждый спринт начинается с планирования, в ходе которого определяются цели и требования к новой функциональности, после чего команда приступает к разработке. В конце спринта команда представляет готовый к выпуску инкремент продукта.

Методология Kanban основана на идее визуального управления задачами и процессами с использованием досок и карточек.

В рамках Kanban каждая задача представлена в виде карточки, которая перемещается по доске от столбца к столбцу, отображающему различные этапы выполнения задачи. Такая визуальная система позволяет команде видеть, какие задачи находятся в работе, какие завершены, а какие следует начать в ближайшее время.

Управляемый жизненный цикл позволяет более эффективно распределять ресурсы, минимизировать риски и следить за качеством выполненных задач. Вот инструменты для работы с жизненным циклом:

✅Чек-листы
Простой список действий, которые нужно выполнить. Могут содержать шаблонное описание действий или перечисление с галочками.

✅Сбор обратной связи
Позволяет составлять реальную картину движения проекта от людей, которые выполняют задачи.

✅Мониторинги или графики
Позволяют наглядно посмотреть на тренды в работе проекта, без углубления в детали.

✅Дашборды
Совокупность нескольких инструментов, объединённых одним контекстом, для мониторинга и управления какой-либо частью проекта или всем проектом целиком. Они отображают ключевые показатели производительности, статистики и аналитики.

✅Цикл Деминга—Шухарта
Этот процесс называют «циклом управления качеством» или PDCA:
● Plan (планирование): определяют цели, процессы, возможные проблемы и вырабатывают план их устранения.
● Do (выполнение): реализуют план, внедряют улучшения.
● Check (проверка): данные и результаты сравнивают с начальными показателями, оценивают эффективность внедрённых изменений.
● Act (действие): полученные данные анализируют и разрабатывают новый план, чтобы повысить качество и производительность в следующем цикле.
Цикл Деминга—Шухарта акцентирует внимание на непрерывном улучшении производства и услуг. Его активно используют в здравоохранении, образовании и частном бизнесе. Подходит к гибким методам работы над проектом, так как направлен на непрерывное улучшение.

✅Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта визуализирует работы по проекту в виде горизонтальных полос, разбитых на временные интервалы. Каждая полоса на диаграмме соответствует этапу проекта, а её длина отображает время, необходимое для выполнения задачи. При контакте с диаграммой сотрудники понимают, кто что делает и на какой стадии находится их работа.
В диаграмму закладывают основные элементы:
- последовательность работ внутри проекта;
- временные интервалы в зависимости от продолжительности проекта;
- длительность каждой задачи.
Диаграмма Ганта — это инструмент планирования и контроля проекта в классическом методе водопада.

✅Треугольник проектных ограничений

Концепция «Треугольника проектных ограничений» помогает управлять ограничениями проекта и учитывать их при планировании, выполнении и контроле проекта

В управлении проектами «Треугольник проектных ограничений» используется для обозначения проектных ограничений. В треугольнике есть три основных параметра: ресурсы, объём работ и сроки. Изменение одного из параметров влечёт за собой изменения в других двух. Если заказчик решит выпустить продукт через полгода, а не через год, как планировал, команде понадобятся дополнительные ресурсы, чтобы успеть в срок. А это увеличит бюджет проекта.