Моральный дух и правильные формулировки: что ещё влияет на эффективность работы команды

Цели любой проектной деятельности — получить ожидаемые выгоды от реализации проекта. Например, компания заказывает разработку и внедрение ПО для корпоративного документооборота. Проект нужно выполнить за три месяца, иначе исполнитель заплатит неустойку и прибыль будет меньше запланированной.

Хотя эффективность работы команды можно рассматривать с разных точек, основная мера для неё — это прибыль и выполнение задач. Другими словами, команда работает эффективно, если приносит компании ожидаемый доход и выполняет задачи вовремя и в полном объёме.

Эффективность работы команды складывается из нескольких критериев. При этом у каждого из них будут разные метрики. Найти универсальный набор таких метрик вряд ли получится. У каждой команды он будет своим, в зависимости того, что ей подходит и помогает в работе. Вот основные критерии и примеры метрик для них:

● Производительность команды
Метрикой производительности команды может быть количество выполненных за спринт задач. Но важно помнить: эта метрика не подходит для сравнения эффективности разных команд. Одна команда может выполнить несколько небольших задач, которые не требуют много времени и сил. Например, изменит цвет кнопок в приложении и поменяет их местами. Другая команда весь спринт будет трудиться над одной большой задачей, например настройкой сбора данных из разных источников в одну базу. Для выполнения такой задачи нужно много времени и сил разных специалистов — разработчиков, инженеров и аналитиков данных.

● Качество работы
Метрикой для оценки качества работы может быть количество багов. За ним нужно следить: если количество багов увеличилось, это может быть сигналом, что с командой что-то происходит. Например, из-за потери интереса или усталости снизилась внимательность. Ещё качество работы можно оценить количеством итераций — согласований этапов работы с клиентом.

● Гибкость команды
Это то, как быстро команда может подстраиваться под изменения. Например, если нужные для реализации проекта сервисы перестали работать, важно быстро найти альтернативные варианты и перенести данные. Метрикой в этом случае могут быть сроки.

● Точность оценки задач исполнителями
Например, менеджеру нужно рассчитать сроки будущего проекта по разработке ПО. Он обращается к разработчику за оценкой, сколько времени ему потребуется на разные задачи в рамках проекта. Если разработчик неверно оценит их сложность, у него может уйти на работу больше времени, чем запланировано. Если у команды проблемы с точностью оценок, задачи постоянно не будут выполняться в срок, а проекты будут затягиваться. Метрикой для точности оценок может быть разница между планом и фактическим сроком выполнения задач.

● Моральный дух
Это атмосфера внутри команды и состояние удовлетворенности каждого отдельного сотрудника. Чтобы показывать высокие результаты, всем членам команды должно быть комфортно и интересно работать. На моральный дух влияют конфликты с коллегами и потеря мотивации к выполнению задач. Последнее бывает, если специалист, например, выгорел или «перерос» свои обязанности и хочет двигаться дальше.

Оценить моральный дух в конкретных метриках сложно. На курсе «Менеджер проектов» не только изучают различные методологии и инструменты для работы над проектами в IT. Студенты также узнают, из чего складывается счастье команд и почему они не управляют сами собой.

Оценивать деятельность команды нужно для разных целей. Две основные — это:

1. Объективно подбирать команду под проект
В крупных компаниях с большим количеством специалистов команду подбирают под каждый новый проект. Например, нужно внедрить автоматизацию на производстве. К такой задаче обычно привлекают сразу несколько команд. Менеджеру проектов нужно принять решение, с кем браться за проект.

Не стоит выбирать команды по личному предпочтению, например потому что с ребятами сложились дружеские отношения за пределами работы. Чтобы подобрать команду максимально объективно, нужно сравнить их эффективность. Иначе с одной командой придётся тратить много времени на поддержку морального духа, потому что в ней все постоянно переживают даже из-за небольших трудностей. А с другой, например, — постоянно исправлять баги и в итоге не уложиться в сроки.

2. Своевременно отслеживать проблем.
Эффективность команды нужно постоянно отслеживать и измерять, чтобы понимать, всё ли в порядке. Например, команда может выгореть, потому что задачи перестали быть интересными. Причины могут быть разными: специалистам стало скучно, они перестали разделять ценности компании или устали ещё на прошлом проекте.

Если командная эффективность снизилась, нужно принимать меры. Например, менять составы команд: переводить специалистов на другие задачи, собирать новые команды или менять лидеров. Если тимлид в течение нескольких лет занимается однотипными проектами, он может потерять к ним интерес. Это скажется на моральном духе всей команды.

Есть много методик и инструментов для анализа эффективности работы команды. Но можно обобщить все способы и выделить две основные группы методов оценки:

1. По метрикам
Для управления проектом и организации работы команды используют разные методологии, например Agile, Scrum, Waterfall, и разные инструменты вроде GanttPRO и таск-трекеров. Менеджер проектов строит планы и ставит задачи команде в таск-трекерах, а команда отмечает их выполнение. В большинстве программ есть возможность выгружать отчёты по скорости выполнения задач и другим метрикам и отслеживать изменения на разных этапах проекта.

2. По результатам исследований
Для оценки эффективности можно внедрить разные форматы встреч, опросов и интервью, например:

● 1:1 — регулярные встречи в формате «один на один» с каждым членом команды, на которых можно обсудить проблемы в работе и взаимодействии с коллегами;
● ретроспективы — командные встречи после завершения этапов проекта для рефлексии и подведения итогов проделанной работы;
● опросы «360 градусов» — каждого члена команды оценивают все его коллеги, заполняя опросник с вопросами о профессиональных качествах;
● тест Хогана и оценка по модели Хоукинса — способы исследования личных и профессиональных качеств сотрудников и командной эффективности.

Для оценки эффективности команды лучше использовать и метрики, и опросы. А выбор конкретных показателей и методик зависит от специфики команды, целей и задач проектов.

Эффективность деятельности команды нужно не только отслеживать. Менеджеру проектов важно поддерживать её на нормальном уровне, а в случае спада — принять меры для повышения. Вот что для этого нужно делать:

1. Обеспечить достойную зарплату
Даже если команда будет по-настоящему «гореть» задачами, низкие зарплаты рано или поздно скажутся на её эффективности. Чтобы удержать классных специалистов на проектах, нужно обеспечить им рост дохода.

2. Следить за моральным духом команды
Эффективность команды зависит от её морального духа, на который могут повлиять разные факторы. Допустим, разработчик выгорел или заскучал. Скорее всего, он начнёт тормозить всю команду. Чтобы исправить ситуацию, сотрудника можно перевести на другие задачи или повысить ответственность на текущих.

Менеджер проектов должен также уметь поддержать команду, если что-то идёт не по плану. Подтолкнуть специалистов, когда нужно собраться и доделать задачи. И защитить сотрудника, если у него возник конфликт с другими отделами. Поэтому менеджера проектов можно сравнить с вожатым в лагере.

3. Правильно формулировать задачи
В правильно поставленной задаче есть информация о том, что нужно сделать, для чего и за какое время. Без этих данных сотрудники могут не отнестись к работе серьезно: выполнить плохо или вообще ничего не сделать.

Сравним две формулировки задачи.

Из сообщения слева команда не узнает, для чего нужно изучить API, и менеджер может в итоге не получить нужной ему оценки сложности и сроков. Придётся заново объяснять задачу, а сотрудникам — снова изучать ту же информацию, но под другим углом. На всё это уйдёт дополнительное время

Каждая неправильно поставленная задача влияет на производительность команды: затягивает работу, и в итоге команда меньше успевает.

4. Учитывать сильные стороны исполнителей
Во время работы над проектом менеджеру постоянно нужно распределять задачи между членами команды. Для большей эффективности лучше делать это с оглядкой не только на профессиональные навыки, но и на личные качества. Например, на встречу с клиентом лучше пойти с общительным коллегой, а педантичному интроверту поручить бухгалтерский отчёт.

5. Вовремя разрешать конфликты
Если начинаются конфликты — эффективность команды сразу падает. Менеджеру проекта важно уметь разобраться в конфликте, найти и устранить причины и вернуть команду к общей цели — работе над полезным продуктом.

6. Следить за обновлением знаний
В IT-сфере постоянно появляются новые технологии. Хотя обычно технические специалисты сами следят за изменениями, им всё равно нужно обеспечить возможность учиться. Если команда без перерыва работает над проектами, времени разобраться в новых методах и инструментах может не быть. Без профессионального роста мотивация работать падает, а недостаток знаний снижает гибкость команды.

7. Ставить KPIs
Ключевые показатели эффективности (на англ. Key Performance Indicators, или KPIs) помогают наглядно измерять успех команды. KPIs — это также и цели, к которым команда будет стремиться в работе. Такие цели можно поставить на всех этапах работы над проектом. Например, KPI по точности оценки задачи, срокам их выполнения, уровню удовлетворенности клиента.