Менеджмент • 16 июля 2024 • 5 мин чтения

Рассказываем, чем полезен планировщик задач Kaiten и каким командам он подходит. Даём инструкцию, как зарегистрироваться, настроить сервис и работать с ним.

Kaiten — это российский таск-трекер, который помогает в управлении проектами. Он позволяет ставить задачи и дедлайны по ним, а также отслеживать прогресс их выполнения и анализировать работу команды. Планировщик хорошо подходит для организации рабочего процесса по методологиям Kanban и Scrum.

Сервис Kaiten представляет собой список задач, которые можно визуализировать как доски, таблицы, календарь или таймлайн. Например, небольшие команды часто предпочитают пользоваться досками, на которых размещены задачи в карточках.

Тему оформления досок можно настроить под себя, например выбрать цветной фон или картинку. Источник: Kaiten

Вне зависимости от выбранного типа визуализации каждую карточку задачи можно открыть, посмотреть список исполнителей, ссылки, прикреплённые файлы и оставить комментарий, тегнув нужного пользователя. Карточки на доске можно перемещать по колонкам, которые обозначают этапы выполнения задачи, — так визуализируется прогресс по каждой из них.

В планировщике Kaiten есть такие функции для работы над проектами:

● создание задач;
● назначение ответственных и других участников;
● установка сроков выполнения;
● отслеживание прогресса;
● комментирование задач;
● перенос неактуальных задач в архив с сохранением информации;
● просмотр отчётов о работе команды.

Сервис позволяет анализировать работу команды по разным параметрам. Например, можно оценить загрузку разных пользователей или срок выполнения задач. Источник: Kaiten

В Kaiten работают такие крупные компании, как СБЕР, «ВкусВилл», «Мегафон» и «Додо Пицца». С уходом Trello и Jira из России сервис приобрёл ещё большую популярность. Например, редакция онлайн-журнала Т-Банка «Бизнес-секреты» начала пользоваться программой для подготовки материалов. А команда X5 Tech — цифрового партнёра торговой компании X5 Group — перевела в российский таск-трекер 7500 пользователей, связанных с разработкой.

Узнать, как пользоваться Kaiten и другими сервисами для управления проектами, можно на курсе «Менеджер проектов». Выпускники курса умеют создавать новые продукты и продвигать их на рынке, планировать работу и бюджет, вести переговоры с заказчиками.

Рассмотрим преимущества и недостатки управления проектами в планировщике Kaiten.

Чтобы зарегистрироваться в таск-трекере Kaiten с нуля и создать там новый проект, достаточно следовать пошаговой инструкции:

1. Зайти на официальный сайт Kaiten и нажать кнопку «Войти» или «Попробовать бесплатно» в правом верхнем углу страницы.

2. Заполнить форму регистрации. Нужно указать адрес электронной почты, телефон и придумать имя поддомена, которым будет пользоваться команда.

Опционально при регистрации в Kaiten можно указать размер команды

3. После завершения регистрации на почту придёт письмо от сервиса, в котором будет ссылка. Нужно перейти по ней на сайт, чтобы подтвердить адрес электронной почты.

4. Войти в свой аккаунт на открывшейся странице и начать использовать таск-трекер.

Разберём настройки, которые помогут адаптировать Kaiten под себя и пользоваться программой именно так, как нужно конкретной команде.

● Создание проектов. При формировании новых досок пользователь может выбрать из двух вариантов: создать доску с нуля или импортировать из других сервисов. Также есть возможность выбрать вид доски, например обычную с колонками разных этапов или с дорожками, которые помогут разграничить срочные и текущие задачи.

В одном рабочем пространстве можно расположить несколько досок

● Формирование карточек. В Kaiten есть возможность настроить карточки, например установить дедлайн, добавить чек-лист, теги, а также собственные опциональные или обязательные поля.

Добавить дополнительные поля в карточку можно, нажав на плюс в левом верхнем углу

● Работа с задачами. В Kaiten можно выбрать, как и какие уведомления пользователи будут получать о задачах — по электронной почте, через SMS или push. Также можно настроить, чтобы сервис предупреждал, если на каком-то этапе «застряло» много задач.

● Аналитика. Для отслеживания эффективности работы команды в Kaiten можно настраивать отчёты. Например, выбирать конкретный период, фильтровать по меткам или ответственным за задачу пользователям.

Отчёты динамические: например, при наведении курсора на диаграмму распределения карточек можно посмотреть их количество в процентах и натуральных числах

Сервис Kaiten пригодится для управления проектами в разных сферах и типах бизнеса. Вот несколько примеров того, как можно пользоваться программой.

● Управление бэк-офисом юридической компании. С помощью таск-трекера получилось не только наладить работу юристов, но и выстроить взаимодействие отделов, которые напрямую не касаются клиентов, например системных администраторов и бухгалтеров. До подключения Kaiten юристы могли забыть включить в договор важные пункты, но благодаря чек-листам в карточках эта проблема была решена. Системные администраторы сталкивались с тем, что часто получали заявки от коллег устно и не в полном объёме, поэтому часть из них терялась или требовала дополнительных разъяснений. Сервис помог упростить взаимодействие между заказчиками и сисадминами, а также позволил контролировать выполнение заявок.

Для удобства пользователей в карточки заявок для сисадминов добавлен список наиболее распространённых проблем. Источник: Kaiten

● Управление крупными проектами в сфере авиации. Инжиниринговая компания, которая производит сложное машиностроительное оборудование, работала по методологии Kanban и нуждалась в точном учёте затрат и времени. Благодаря Kaiten организация получила полный контроль за производством и понимание внутренних процессов. Сервис дал возможность планировать командировки, контролировать закупки, оформление сделок и получение оплаты от клиентов.

С помощью программы компания может отслеживать все процессы: от заключения договора до доставки готовой продукции заказчикам. Источник: Kaiten

● Сбор креативных идей. После подключения программы команда провайдера облачных услуг смогла упростить работу продакт-менеджеров. С помощью модуля Service desk они наладили приём заявок с идеями по улучшению продукта. Пользователи отправляют идеи на специальную почту или с помощью формы на внутреннем портале. Затем они автоматически трансформируются в задачи в Kaiten, проходят несколько этапов оценки, и лучшие попадают в разработку.

Компания оформила этап валидации идей в виде чек-листа с вопросами. Источник: Kaiten