Что такое фасилитация и как применять её в бизнесе

С помощью фасилитации можно вовлечь коллег в обсуждение проблемы. Рассказываем, что это и как её применять.

Чтобы дискуссия не зашла в тупик или не превратились в спор, ей необходимо управлять. В этом помогает фасилитация (от англ. facilitate — облегчать) — набор инструментов и методов организации групповых встреч. Она помогает создать обстановку, в которой комфортно проводить мозговые штурмы и разрешать конфликты.

Фасилитацию можно использовать на стратегических сессиях, планёрках команды, семинарах — везде, где есть групповое обсуждение. Цель — дать всем возможность высказаться, не оставить никого незамеченным, выслушать все позиции. За этим следит фасилитатор.

Принципы фасилитации часто применяют в HR, чтобы объединить команды, адаптировать новых коллег, вовлечь сотрудников в обсуждение миссии и ценностей компании. Всему этому можно научиться на курсе «HR-менеджер».

Фасилитация помогает улучшить коммуникацию, повысить уровень вовлечённости, сделать процессы принятия решений более продуктивными.

Если методы фасилитации использовать во встречах регулярно, сотрудники научатся слышать друг друга, продуктивно обсуждать идеи и самостоятельно разрешать конфликты. Всё это влияет на эффективность команды и конкурентоспособность компании.

В каких ситуациях пригодятся методы фасилитации:

● На переговорах и совещаниях, когда нужно достичь конкретных договорённостей и распределить ответственность.
● На стратегических сессиях, когда нужно проанализировать ошибки и определить новый план работы.
● На встречах, которые посвящены объединению команды и обсуждению целей.
● При знакомстве новых руководителей с коллективом.
● При обсуждении условий партнёрства.

Фасилитатор — человек, который может организовать и провести встречу по правилам фасилитации. Задача фасилитатора — создать безопасную среду и помочь всем участникам высказать мнение, услышать друг друга и прийти к решению.

Какие ещё функции должен выполнять фасилитатор:

● Организация и проведение дискуссии. Фасилитатор должен собрать команду, подготовить план обсуждения, объяснить участникам правила и следить за соблюдением времени.
● Помощь в выражении мнений. Фасилитатор следит за тем, чтобы у всех участников была возможность высказаться в доверительной обстановке. При необходимости он напоминает участникам правила встречи.
● Управление конфликтами. Фасилитатор помогает разрешить разногласия и направляет участников к конструктивному решению проблем.
● Фиксация и систематизация информации. Всё, что обсуждает группа, фасилитатор записывает и структурирует. Он выделяет ключевые идеи и выводы.
● Достижение консенсуса. Фасилитатор помогает группе принять решение, которое учитывает интересы всех участников.

Чтобы фасилитатор успешно выполнял свои задачи, он должен:

● быть эмпатичным, открытым к участникам встречи;
● быть стрессоустойчивым, терпеливым, пунктуальным и ответственным;
● уметь вести переговоры, управлять группой, структурировать информацию;
● обладать навыками психолога: например, анализировать характер участника встречи и выбирать подходящий для него стиль коммуникации.

Фасилитатор может использовать разные методы и инструменты для проведения встреч. Единой классификации нет. Разберём подробнее несколько из них.

Фасилитация состоит из нескольких этапов, которые помогают создать комфортную среду для обсуждения и найти варианты решения проблем:

● Подготовка. Фасилитатор определяет цели и задачи встречи, разрабатывает план мероприятия и выбирает подходящие методы и инструменты: например, мозговой штурм и голосование.

● Вступление. Фасилитатор представляется участникам, объясняет цели и правила встречи, настраивает на безопасную и продуктивную атмосферу.

● Обсуждение. Каждый участник получает возможность высказаться. Фасилитатор помогает разрешить конфликты и принять решения.

● Завершение. Фасилитатор подводит итоги встречи, выделяет основные идеи, над которыми предстоит работать команде. Фиксирует договорённости и распределяет ответственность.

● Оценка встречи и обратная связь. Каждый участник получает возможность высказаться о встрече, выделить плюсы и минусы, что понравилось, а что нет.

Главный этап фасилитационной встречи — обсуждение идей. Нужно дать всем возможность высказаться

Фасилитацию можно использовать во всех сферах, где необходимо коллективное обсуждение. Вот как её применяют, например, в HR-процессах:

● Управление ожиданиями. Бывают ситуации, когда руководитель команды ищет новых сотрудников, но его желания не сходятся с реалиями рынка. Например, он предлагает зарплату, за которую хорошего специалиста не найти. В этом случае HR-менеджер может применить фасилитацию для того, чтобы соединить эксперта по рынку и нанимающего менеджера, объединить их для дискуссии и поиска оптимального решения.

● Знакомство команды с новичками. Фасилитация необходима, чтобы интегрировать сотрудника в команду. Бывает, что в процессе онбординга возникают конфликты и недопонимание — например, между подчинёнными и их новым руководителем. Важно организовать экологичное пространство для дискуссий.

● Обсуждение стратегии развития. Фасилитация нужна, чтобы объединить руководителей департаментов и сотрудников и сформировать общую стратегию развития персонала. Например, определить правила изменения грейдов специалистов, составить список обучающих семинаров, разработать правила ротации людей между отделами.

● Решение кадровых проблем. Если, например, в отделе текучка и от одного руководителя постоянно уходят сотрудники, можно провести фасилитационную встречу. Она поможет понять, что идёт не так, и найти решения.